Software para empresas de limpieza y aseo en Colombia: turnos de operarias, rutas, asistencia y facturación mensual con AIU en un solo lugar
Para empresas de aseo que atienden conjuntos residenciales, edificios de oficinas, consultorios, locales y apartamentos de renta corta, con contratos mensuales, operarias repartidas por la ciudad desde las seis de la mañana y una factura por cliente al cierre de cada mes.
- Contratos mensuales y turnos que reorganizas en minutos
- Marcación de entrada y salida con ubicación, lista de chequeo y fotos
- Facturas del mes generadas solas, con el AIU cuando aplica
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa tu empresa de aseo
Pantalla de muestra con nombres y direcciones inventados
Lo que hace el software por tu empresa de aseo
Contratos mensuales por cliente
Cada cliente con su frecuencia, sus horas y su valor: todos los días, tres veces por semana o cada quince días. El contrato arma solo la programación de turnos y la factura del mes.
Turnos de las operarias
Ves cada cuadrilla y cada operaria con sus servicios del día. Si alguien no llega, pasas sus servicios a otra persona y el cambio queda registrado.
Rutas por sectores
Agrupas a los clientes por sectores para que cada cuadrilla encadene servicios cercanos y no se le vaya la mañana en TransMilenio de una punta a la otra.
Marcación con ubicación
Cada operaria marca su llegada y su salida desde el celular y queda guardado dónde marcó. Es tu control diario de asistencia.
Lista de chequeo y fotos
Cada servicio trae sus tareas y sus fotos. Si el administrador del conjunto dice que el jueves no fue nadie, tienes cómo mostrarle lo contrario.
Novedades
Una llave que gotea, una puerta que no cierra o un insumo que se acabó se reportan con foto en el mismo servicio y no se pierden en el chat.
Facturación mensual automática
El último día del mes cada contrato genera su factura. Lo que antes eran dos días de oficina se vuelve revisar y enviar.
Cotizaciones por m² o por horas
Calculas el valor de un servicio por área y rendimiento o por horas de operaria. Si el cliente aprueba, creas su contrato con esas horas y ese valor.
Una empresa de aseo no se maneja con un Excel y un grupo de WhatsApp
Una empresa de aseo vive de lo recurrente: la oficina contable que se limpia cada mañana, el conjunto al que vas lunes, miércoles y viernes, el consultorio que tiene que estar listo antes de las ocho, el apartamento de renta corta que hay que dejar impecable entre un huésped y otro. Cada cliente con su frecuencia, sus horas y su valor. Y las operarias repartidas por la ciudad desde que amanece.
Mientras nada falla, el cuadro de turnos en Excel aguanta. El lío empieza con la primera incapacidad a las 6:50 de la mañana, con el administrador que jura que «el jueves no vino nadie», con la cuadrilla que cruza la ciudad dos veces en la misma mañana y con los dos días de oficina al cierre del mes sacando facturas a mano. Un software para empresas de limpieza junta contratos, turnos, rutas, asistencia, reportes y facturación para que esos días dejen de ser un caos.
Caso: una incapacidad un lunes a las siete de la mañana
Caso: lunes 9, 6:50 a. m. Leidy escribe que amaneció con fiebre y va para urgencias. Tenía dos servicios: el aseo de un local antes de que abra y la salida de un apartamento de renta corta en Usaquén, con huéspedes que llegan a las 3:00 p. m.
- El apartamento no da espera. Llamas a Andrés y le mueves el aseo final de obra para el martes. Eso deja libres a Yolanda y Marleny desde las 11:30, y como el apartamento queda cerca de la Torre Olivo, la ruta les sirve sin perder tiempo.
- El local pasa a Wilson y Jhon a las 2:00 p. m., cuando terminen en la bodega de Montevideo, aprovechando que el local cierra al mediodía. Se lo confirmas a la dueña con un mensaje.
- Cada quien lo ve en su celular. No toca reenviar el Excel ni hacer tres llamadas: los turnos ya tienen los cambios.
A las 11:32 Yolanda marca su llegada al apartamento. Al terminar, el reporte tiene su lista de chequeo (camas, baños, cocina, reposición de amenities) y cuatro fotos. Marleny nota que la ducha gotea y la reporta como novedad con foto. La propietaria se entera ese mismo día y no cuando el siguiente huésped deje una mala reseña.
El último día del mes cada contrato genera su factura: si tienes 38 contratos, salen 38 facturas con su valor, listas para revisar y enviar a la DIAN. El aseo final de obra del 502 se factura aparte, como servicio puntual.
Turnos, asistencia y facturación: antes y después
| Tarea | Papel, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Turnos | Un Excel que se rehace con cada incapacidad | Turnos por cuadrilla y por operaria, con los cambios en el celular |
| Rutas | Cada cuadrilla se acomoda como puede | Clientes agrupados por sectores |
| Asistencia | Planillas firmadas en la portería de cada cliente | Llegada y salida marcadas en el celular, con ubicación |
| Soporte del servicio | «Le juro que sí fuimos» | Reporte con lista de chequeo y fotos |
| Novedades | Un audio a la supervisora que se pierde en el chat | Reportadas con foto en el servicio de cada cliente |
| Facturación del mes | Dos días copiando valores | Una factura por contrato, generada sola al cierre |
| Cotizaciones | Un valor al ojo por metros | Cálculo por m² y rendimiento o por horas |
Cómo calcular el valor de un servicio de aseo
Caso: una oficina de 280 m² que quiere aseo de lunes a viernes. Con un rendimiento de 140 m² por hora, cada servicio toma 2 horas; al mes son unos 22 servicios, 44 horas. Si la hora de una operaria te cuesta unos $14.000 con prestaciones y seguridad social, son $616.000; con $84.000 de insumos, el costo del mes es $700.000. Para dejar un margen del 20 % sobre el precio, cobras $875.000 al mes más IVA del 19 % ($166.250).
Esos $14.000 por hora son solo un ejemplo para hacer la cuenta. Tu costo real sale del salario mínimo de 2026 ($1.750.905) más auxilio de transporte, prestaciones sociales, pensión, ARL y caja de compensación, y de las horas que de verdad trabaja cada operaria, que desde el 15 de julio de 2026 son máximo 42 a la semana. Y calcula el margen sobre el precio, no sobre el costo: un 20 % sobre el costo te deja menos del 17 % sobre la venta. La diferencia la explicamos en nuestro blog.
El método completo, con las diferencias entre conjuntos residenciales y oficinas, está en nuestro blog. Y si prefieres hacer las cuentas primero en una hoja, baja la plantilla:
IVA con AIU, retenciones y control de jornada en Colombia
Si tu empresa presta servicios integrales de aseo y cafetería y está al día con sus obligaciones laborales y de seguridad social, el artículo 462-1 del Estatuto Tributario permite liquidar el IVA del 19 % solo sobre el AIU, que no puede ser menor al 10 % del valor del contrato. Caso: un contrato mensual de $8.000.000 con AIU del 10 % lleva IVA de $152.000 (19 % de $800.000) y la factura queda en $8.152.000. Si tu cliente es agente de retención, la retención en la fuente del 2 % también se calcula sobre el AIU ($16.000), según aclaró la DIAN en agosto de 2026 al reconsiderar su posición anterior.
El registro guarda la hora de llegada y de salida de cada operaria, cada día y en cada cliente, y lo exportas a Excel para tu contador. Con la jornada máxima de 42 horas semanales y el recargo nocturno desde las 7:00 p. m., ese dato pesa en la nómina y en la nómina electrónica que se reporta a la DIAN cada mes.
Si marcas la asistencia con ubicación, avísale antes a tu equipo, por escrito y con claridad, que el sistema la guarda y para qué: la ubicación es un dato personal y la Ley 1581 de 2012 exige informar la finalidad y pedir autorización. Revisa tu caso con tu contador y tu asesor laboral.
Para quién es este software para empresas de aseo (y para quién no)
- Empresas de aseo de oficinas, conjuntos residenciales, locales y consultorios con contratos mensuales y cuadrillas que se mueven por la ciudad.
- Empresas que combinan clientes fijos con servicios puntuales, como aseos finales de obra o salidas de apartamentos de renta corta. Si administras alojamientos, mira también el software para hoteles pequeños.
- Independientes que ya tienen dos o tres operarias contratadas y empiezan a perder el control de los turnos.
No es lo que buscas si necesitas liquidar la nómina y transmitir la nómina electrónica: eso sigue en manos de tu contador o de tu software de nómina. Y si solo haces aseos sueltos, sin clientes fijos, te alcanza con un sistema para hacer cotizaciones que conviertas en factura al terminar.
Cómo arrancas
Agenda la demo gratuita
Cuéntanos cuántos clientes fijos tienes, cuántas operarias hay en tu equipo y cómo armas hoy los turnos. Te mostramos una programación hecha con un caso parecido al tuyo.
Sube clientes y contratos
Importas tus clientes desde Excel o CSV y creas cada contrato con su frecuencia, sus horas, su valor y su AIU si lo manejas.
Pon a tu equipo a marcar asistencia
Cada operaria entra con su usuario desde el celular, ve sus turnos, marca llegada y salida y llena el reporte. Al cierre del mes, las facturas salen solas.
Una sola tarifa para tu empresa de aseo
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. Ninguna función se paga por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para empresas de aseo
- Cotizaciones y facturas con el logo de tu empresa
- Facturas listas para la validación previa de la DIAN, con AIU cuando aplica
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Cartera por cliente: facturado, retenido y recaudado
- Un usuario por operaria y supervisora, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de empresas de aseo en Colombia
¿Cómo reorganizo los turnos cuando una operaria no llega?
Abres los turnos del día, ves los servicios de esa persona y los pasas a otra cuadrilla o a otro día. Las rutas por sectores te dicen quién está más cerca, y cada operaria ve los cambios en su celular.
¿La marcación con ubicación me sirve como control de asistencia?
Guarda la hora de llegada y de salida de cada persona cada día, con el sitio donde marcó, y lo exportas a Excel. Cómo debes llevar el control de jornada, horas extra y recargos, y cuánto tiempo conservarlo, lo define la ley laboral colombiana; revisa tu caso con tu asesor laboral.
¿Puedo usar la ubicación del celular sin problemas con la protección de datos?
Sí, si lo haces bien: informa por escrito a tu equipo que la marcación guarda la ubicación y para qué se usa, y pide su autorización, como exige la Ley 1581 de 2012. La información se aloja en servidores de la UE, con copia diaria y conexión cifrada. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Cómo se liquida el IVA en un contrato de aseo con AIU?
Si prestas servicios integrales de aseo y cumples los requisitos del artículo 462-1 del Estatuto Tributario, el IVA del 19 % va sobre el AIU, que debe ser al menos el 10 % del contrato; si no, el IVA se calcula sobre el total del servicio. Cada contrato guarda su valor, su frecuencia y su AIU, y al cierre del mes genera la factura electrónica lista para la DIAN. Los servicios puntuales, como un aseo final de obra, van en factura aparte. Confirma tu caso con tu contador.
¿Puedo cotizar por metros cuadrados o por horas?
Sí. Calculas el servicio por área y rendimiento (m² por hora) o directamente por horas, sumas insumos y margen, y mandas la cotización. Si el cliente la aprueba, creas su contrato mensual con esas horas y ese valor.
¿El sistema liquida la nómina?
No. Maneja clientes, contratos, turnos, asistencia, reportes y facturación, y te exporta las horas trabajadas a Excel; la liquidación de nómina, la seguridad social por PILA y la nómina electrónica siguen con tu contador.
¿Cuánto vale el software para empresas de aseo?
COP 39.900 al mes, un solo plan con todo incluido y sin cláusula de permanencia. Para arrancar, agenda una demo gratuita.
Guías que te pueden servir
Formatos, cálculos y casos en pesos.
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