Programa para hacer presupuestos gratis: plantillas de cotización en Excel y lo que debes revisar antes de escoger uno
Bájate sin costo nuestras plantillas en Excel para cotizar obras, remodelaciones y servicios de aseo, con las fórmulas armadas. Y si estás buscando un programa gratuito, aquí te contamos qué suelen traer, dónde se quedan cortos y qué cambia cuando tienes que facturar electrónicamente ante la DIAN.
Plantillas de cotización en Excel, gratis
No te pedimos correo ni registro. Escoge la que se parezca a tu trabajo: cada una trae las fórmulas hechas, las celdas que debes llenar marcadas en color y una hoja con instrucciones.
Cómo llenar la plantilla paso a paso
- Arranca con los datos de las dos partes. Tu nombre o razón social y NIT, los del cliente y una frase que diga qué vas a hacer y dónde («Remodelación de baño social, Cra. 15 # 93-40, Bogotá»).
- Separa cada trabajo en su propia línea. Ítem, unidad, cantidad y valor unitario. Una cotización detallada te ahorra la discusión de «eso no estaba incluido».
- Mira bien el margen. Si a un costo de $8.000.000 le sumas un 25 % y cotizas $10.000.000, tu margen sobre la venta es del 20 %, no del 25 %. La plantilla de remodelación lo calcula sobre el precio de venta para que no te engañes.
- Pon el IVA que corresponde. La tarifa general en Colombia es del 19 %, pero hay servicios excluidos, contratos de construcción en los que el IVA va solo sobre la utilidad del AIU y personas no responsables de IVA que no lo cobran. Si dudas, pregúntale a tu contador antes de mandar la cotización.
- Cierra con vigencia, anticipo y forma de pago. Guarda el PDF y mándaselo al cliente por WhatsApp o correo para que lo apruebe por escrito.
Lo que no le puede faltar a una cotización en Colombia
- Datos de quien cotiza y de quien recibe: nombre o razón social, NIT o cédula, dirección y ciudad.
- Número consecutivo, fecha y días de validez de la oferta.
- Cada ítem descrito con unidad, cantidad, valor unitario y valor total.
- Subtotal, IVA (o la aclaración de que el servicio está excluido o de que no eres responsable) y valor total.
- Plazo de ejecución y forma de pago: anticipo, pagos por avance o actas y saldo contra entrega.
- Exclusiones claras: lo que el cliente pone, permisos, transporte de escombros u otros costos que no cubres.
- Un espacio para que el cliente firme o deje constancia de que acepta.
En el blog de Gremio Software encuentras más guías para cotizar, cobrar y facturar, con casos en pesos colombianos.
¿Hay un programa de cotizaciones que sea gratis de verdad?
Los hay, pero revisa las condiciones antes de montar tu negocio encima. Lo «gratis» casi siempre trae alguna de estas trampas:
- Un tope de cotizaciones, clientes o usuarios por mes.
- No factura, o factura sin conexión a la factura electrónica de la DIAN, así que igual te toca pagar otro sistema para emitir con CUFE.
- Logo del proveedor o publicidad en los PDF que le mandas a tu cliente.
- Lo básico gratis y lo que de verdad te ahorra tiempo (envío, aprobación en línea, seguimiento, paso a factura) solo en el plan pago.
- Archivos que viven en un solo computador, sin copia de seguridad ni acceso desde el celular cuando estás en la visita.
Si cotizas dos o tres veces al mes, una buena plantilla de Excel te sirve. Cuando ya son varias por semana, el tiempo se te va buscando la última versión, copiando precios, persiguiendo respuestas por WhatsApp y volviendo a digitar todo cuando toca facturar.
Plantilla gratis contra programa de cotizaciones: la diferencia
| Qué necesitas | Plantilla de Excel gratis | Gremio Software (COP 39.900 al mes) |
|---|---|---|
| Cotización con tus datos e IVA calculado | Sí | Sí, con tu logo |
| Dónde queda guardada | Un archivo por cotización en tu computador | Todas en la nube, desde el celular o el computador |
| Lista de productos y servicios con precios | La copias a mano cada vez | Sí |
| Envío por WhatsApp o correo y aprobación del cliente en línea | No | Sí |
| Saber si fue enviada, vista, aprobada o rechazada | No | Sí |
| Recordatorio de cotizaciones sin respuesta | No | Sí |
| Pasar la cotización a factura | La digitas otra vez | Con un clic |
| Factura lista para la validación previa de la DIAN, con CUFE | No | Sí |
Si la hoja de cálculo ya no te da abasto, mira el programa para hacer presupuestos de Gremio Software. Y si lo tuyo es la obra, el software para presupuestos de obra, con APU, cantidades y AIU.
Preguntas frecuentes sobre cotizar en Colombia
¿De verdad las plantillas no cuestan nada?
De verdad. Las bajas gratis, sin registrarte y sin límite de uso, y puedes adaptarlas a tu negocio como quieras.
¿Qué necesito para abrirlas?
Microsoft Excel o cualquier hoja de cálculo que abra archivos .xlsx: Google Sheets o LibreOffice Calc funcionan bien.
¿La cotización me sirve como factura?
No. La cotización es una oferta; la factura electrónica de venta se emite cuando vendes o cobras, pasa por la validación previa de la DIAN y lleva su CUFE. Si no estás obligado a facturar (por ejemplo, eres persona natural no responsable de IVA), cobras con cuenta de cobro y, si tu cliente es empresa, él emite el documento soporte.
¿Cuánto IVA le pongo a una remodelación?
Si la cotizas como servicio a todo costo, lo normal es IVA del 19 % sobre el total. Si la manejas como contrato de construcción con AIU, el IVA del 19 % se calcula sobre la utilidad. Y si eres no responsable de IVA, no lo cobras. Aclara con tu contador cuál es tu caso antes de mandarla.
¿Las retenciones van en la cotización?
No se restan en la cotización, pero conviene avisarlas. Si tu cliente es agente de retención, de un servicio de $10.000.000 más IVA ($1.900.000) te puede descontar retención en la fuente del 4 % ($400.000) y reteIVA del 15 % del IVA ($285.000), y te consigna $11.215.000; en algunos municipios también aplica reteICA. La tarifa depende del concepto (servicios, construcción, honorarios), así que confírmala con tu contador.
De la cotización a la factura sin volver a digitar
Con Gremio Software mandas la cotización por WhatsApp, el cliente la aprueba en línea y la conviertes en factura lista para la DIAN con un clic.