Software de gestión de obras: actas de avance con AIU, costo real por ítem y facturación electrónica ante la DIAN
Para contratistas de remodelación, maestros de obra con empresa y constructoras pequeñas en Colombia que cobran por actas parciales y necesitan saber, ítem por ítem, cuánto llevan ejecutado, cuánto han cobrado y dónde se les está yendo la utilidad del AIU.
- Actas de obra sobre cantidades acumuladas, con AIU y retención en garantía calculados
- Costo real contra presupuesto en cada ítem, con aviso cuando se desvía
- Bitácora diaria del residente o el maestro: horas, materiales y fotos desde el celular
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo de tu oficio incluido
| Ítem | Vr. unitario | Cant. acumulada | Cant. del acta | Valor del acta |
|---|---|---|---|---|
| Muro en drywall (placa estándar y RH) | $68.000/m² | 118,00 m² | 46,00 m² | $3.128.000 |
| Piso en porcelanato 60 × 60 | $135.000/m² | 95,00 m² | 95,00 m² | $12.825.000 |
| Enchape de muros en baños | $98.000/m² | 38,50 m² | 38,50 m² | $3.773.000 |
| Punto eléctrico (toma o salida de luz) | $92.000/und | 34 und | 22 und | $2.024.000 |
| Cielo raso en drywall | $72.000/m² | 60,00 m² | 60,00 m² | $4.320.000 |
| Red hidrosanitaria de baños (global) | $7.200.000 | 60 % | 40 % | $2.880.000 |
| Costo directo del acta n.º 3 (antes de AIU e IVA) | $28.950.000 |
Pantalla ilustrativa con cifras de ejemplo en pesos colombianos
Lo que llevas en cada obra con el programa
Presupuesto por capítulos e ítems, con su AIU
Cargas el presupuesto de obra por capítulos (preliminares, mampostería, acabados, redes) con su unidad, cantidad y valor unitario, y defines los porcentajes de administración, imprevistos y utilidad pactados con el cliente.
Cantidades ejecutadas por corte
En cada corte de obra anotas lo medido en campo. El programa suma lo acumulado ítem por ítem, así que no tienes que reconstruir el acta anterior para saber cuánto llevas.
Actas parciales sin hojas sueltas
El acta sale de restar lo ya cobrado a la cantidad acumulada. Sobre el costo directo aplica el AIU y el IVA sobre la utilidad, y la deja lista para emitir la factura electrónica.
Lo que cuesta de verdad cada ítem
Jornales, materiales del depósito, subcontratos y facturas de ferretería se imputan al ítem que corresponde. Ves el sobrecosto en pesos y en porcentaje con la obra todavía abierta.
Aviso de sobrecosto
Si un ítem consume más de lo que le tocaba según su avance, te llega una alerta. Lo sabes cuando todavía puedes renegociar o corregir, no en la liquidación del contrato.
Bitácora de obra en el celular
El residente o el maestro de obra anota jornales, materiales recibidos y fotos desde el navegador del celular. Se acabaron las planillas mojadas en la obra y los audios que nadie transcribe.
Contratistas y proveedores en su obra
El enchapador, el electricista o el proveedor de drywall quedan ligados a la obra con lo que te han facturado o con el documento soporte si no están obligados a facturar.
Retención en garantía
Si el contrato fija un porcentaje retenido en cada acta (por ejemplo, 5 % o 10 %), el programa lo descuenta, lleva el saldo y te recuerda reclamarlo en el acta de liquidación.
Contrato, pólizas y actas en un solo lugar
Contrato, pólizas de cumplimiento, planos, licencia, actas de vecindad y fotos de cada etapa quedan guardados dentro de la obra, no en el chat de la cuadrilla.
Por qué la utilidad de una obra se esfuma sin que nadie lo note
En buena parte de los contratistas pequeños de Colombia la obra se lleva así: el presupuesto en un Excel que solo entiende quien lo armó, la bitácora en el grupo de WhatsApp, las remisiones del depósito en la guantera de la camioneta y las facturas de ferretería en una caja que el contador recibe al cierre del bimestre de IVA. La información existe, pero nadie la cruza.
Así es como el AIU se va quedando en nada: la utilidad que pusiste en el 5 % se consume en jornales de más, en material que se dañó o en cambios que el cliente pidió de palabra. Cuando lo descubres en el acta de liquidación, ya no hay a quién cobrarle el adicional ni manera de cambiar de proveedor.
Un software de gestión de obras no reemplaza al residente ni a la interventoría. Lo que hace es juntar en un mismo sitio el presupuesto, lo medido en cada corte, lo cobrado en actas y lo gastado de verdad, ítem por ítem, mientras todavía hay tiempo de reaccionar.
Una obra de verdad, de principio a acta
Caso: adecuación de un local para cafetería en Chapinero, Bogotá. Costo directo presupuestado de $142.600.000, AIU del 20 % (12 % administración, 3 % imprevistos, 5 % utilidad), catorce semanas de plazo y un acta de obra mensual que firma el propietario.
Semana 11: el drywall se come la utilidad
El ítem de muro en drywall tiene 132 m² a $68.000/m² y un costo directo estimado de $52.000/m², es decir, $6.864.000. Con 118 m² instalados, el costo previsto para lo ejecutado debería ir en $6.136.000, pero lo cargado desde la bitácora ya suma $7.257.000: $1.121.000 de más, un 18,3 % de sobrecosto.
Te llega el aviso. Revisas la bitácora y aparece el motivo: el propietario pidió placa RH (resistente a la humedad) detrás de la barra, que no estaba en el presupuesto, y la cuadrilla perdió dos días rehaciendo un vano. Con las fotos y las horas en la mano, lo acuerdas como ítem no previsto y queda por escrito antes del siguiente corte.
Cierre del mes: acta de obra n.º 3
Anotas las cantidades acumuladas. El programa descuenta las dos actas anteriores ($56.690.000 de costo directo) y el acta n.º 3 queda en $28.950.000. Le suma el AIU del 20 % ($5.790.000) y calcula el IVA del 19 % solo sobre la utilidad ($1.447.500), es decir, $275.025. La factura sale por $35.015.025. Si el propietario es agente de retención, te practicará la retención en la fuente del 2 % para contratos de construcción y, como el contrato pacta una retención en garantía del 5 %, se descuentan $1.737.000 que quedan en el saldo por reclamar.
Esa acta se convierte en factura electrónica de venta con su CUFE, validada por la DIAN antes de enviarla al cliente, sin volver a digitar valores. Así se evitan los errores que más plata cuestan en obra: un ítem cobrado dos veces o uno que nunca entró en ninguna acta. Encuentras más guías sobre obra en nuestro blog.
Mide siempre la cantidad acumulada, aunque el propietario solo quiera ver el valor del acta. Si un corte quedó mal medido, el siguiente lo corrige solo; si cobras parciales sueltos, el error viaja hasta la liquidación del contrato.
Excel y WhatsApp contra un programa de obra
Para armar el presupuesto, el Excel cumple. Para controlar la obra mientras avanza, con residente, maestro y oficina anotando a la vez, se queda corto. Así cambia el día a día:
| Tarea | Planillas, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Bitácora de obra | Fotos de una planilla y audios que alguien transcribe el viernes | Jornales, materiales y fotos cargados desde el celular a su obra e ítem |
| Acta de obra mensual | Duplicar el acta pasada y sumar a mano las cantidades nuevas | Anotas lo acumulado y el programa saca el acta, el AIU, el IVA y la factura |
| Costo real por ítem | Se mira en la liquidación, si alguien lo mira | A la vista en todo momento, con aviso de sobrecosto |
| Facturas de contratistas y documentos soporte | En una caja, sin saber a qué obra pertenecen | Ligados a su obra, con el saldo pendiente visible |
| Retención en garantía | En la memoria del dueño o en una libreta | Descontada en cada acta y lista para cobrar en la liquidación |
| Pólizas, actas y fotos | Repartidas entre el celular del maestro y el correo | Guardadas en la obra, a un clic |
¿No sabes si ya es hora de dejar la hoja de cálculo? En nuestro blog explicamos las señales de que el Excel ya no te alcanza.
Cómo calcular el sobrecosto de un ítem
Es una resta: sobrecosto = costo real − costo presupuestado; para tenerlo en porcentaje, divides esa diferencia entre lo presupuestado. Por ejemplo, un ítem de enchape presupuestado en $4.800.000 que termina costando $5.280.000 se pasa en $480.000, o sea un 10 %. Si la cifra te preocupa, en nuestro blog repasamos las causas habituales y cómo cortarlas a tiempo.
¿A quién le sirve este software de gestión de obras?
Lo usan sobre todo quienes están en la obra y tienen que responder por el avance y la plata:
- Empresas de remodelación con varias obras abiertas, desde un apartamento completo hasta la adecuación de un local comercial.
- Contratistas y constructoras pequeñas que pasan actas mensuales a un propietario, a una copropiedad en propiedad horizontal o a una constructora mayor.
- Contratistas de redes eléctricas, hidrosanitarias, gas o aire acondicionado que trabajan por obra con bitácora, materiales y subcontratistas.
No es para ti si:
- Haces arreglos de un día (destapar un desagüe, cambiar un calentador): con un programa para hacer cotizaciones que las convierta en factura te basta.
- Necesitas ver toda la empresa (márgenes de todas las obras, flujo de caja, compras, permisos por rol): para eso está el software para constructoras.
- Tienes que armar presupuestos con APU, cantidades de obra y listas de precios de insumos: mira el software de presupuestos de obra.
- Quieres cronogramas en Gantt o modelos BIM: eso no lo hace este programa.
Cómo arrancar
Pide la demo sin costo
Cuéntanos cuántas obras tienes abiertas y cómo pasas hoy las actas. En la demo armamos una obra parecida a las tuyas.
Sube una obra que ya esté en marcha
Cargas capítulos, ítems, AIU y las actas que ya cobraste. Con una sola obra real ves de inmediato cómo vas.
Pon a tu residente a llenar la bitácora
Cada residente o maestro entra con su usuario desde el celular. Al cierre del mes anotas lo medido y el acta queda hecha.
Un solo plan para tu empresa de obra
Sin cláusula de permanencia: cancelas cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.
Qué trae
- Todas las funciones de gestión de obras: actas, AIU, bitácora y sobrecostos
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Factura electrónica de venta lista para validación previa de la DIAN, con CUFE y NIT del cliente
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Control de cartera: actas cobradas y por cobrar
- Usuarios para residentes y maestros, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes sobre obras en Colombia
¿Qué es un acta de obra acumulada y cómo la calcula el programa?
Es el acta parcial (también la llaman corte de obra o acta de avance) que mide todo lo ejecutado desde el inicio hasta la fecha del corte. Tú anotas la cantidad acumulada de cada ítem y el programa resta lo que ya se cobró en actas anteriores, así que el valor del mes sale por diferencia y ningún ítem se cobra dos veces.
¿Cómo maneja el AIU y el IVA de un contrato de obra?
Defines los porcentajes de administración, imprevistos y utilidad del contrato y el programa los aplica sobre el costo directo de cada acta. El IVA del 19 % se calcula sobre la utilidad, que es como suele liquidarse en los contratos de construcción con AIU. Si tu contrato es distinto (por ejemplo, administración delegada u obra pública exenta), confírmalo con tu contador.
¿El residente puede llenar la bitácora desde el celular?
Sí. Se usa desde el navegador del celular o la tablet, sin descargar nada. Cada residente o maestro tiene su propio usuario y anota jornales, materiales y fotos en la obra que le corresponde.
¿Lleva la retención en garantía y la retención en la fuente?
Sí. La retención en garantía pactada se descuenta de cada acta y queda en un saldo para cobrar en la liquidación. Si tu cliente es agente de retención, registras la retención en la fuente que te practica (en contratos de construcción suele ser del 2 %) para que cuadre tu cartera con lo que realmente te consignan.
¿Cuánto vale el software de gestión de obras?
COP 39.900 al mes, con todas las funciones en un único plan y sin cláusula de permanencia. Lo mejor para arrancar es pedir una demo gratuita.
¿Las actas salen como factura electrónica válida ante la DIAN?
Sí. Cada acta se convierte en factura electrónica de venta con el NIT y los datos del adquirente, el detalle del AIU y el IVA sobre la utilidad, y sigue el proceso de validación previa de la DIAN que le asigna el CUFE. Para las compras a personas no obligadas a facturar, como algunos maestros independientes, puedes llevar su documento soporte en la misma obra. Revisa tu caso particular con tu contador.
Guías para tus obras
Modelos, fórmulas y casos con cifras reales.
Actas de obra: qué son y cómo llevarlas sin perder plata
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