Software para entrenadores personales en Colombia: planes de entrenamiento, mensualidades y asistencia sin perseguir a nadie por WhatsApp
Le mandas a cada cliente su plan con videos, sabes quién vino y quién debe la mensualidad, y llenas tus clases grupales del parque o del estudio sin listas en el chat. Para entrenadores independientes, coaches de running y estudios pequeños de Bogotá, Medellín, Cali o donde entrenes.
- Planes de entrenamiento con video en el celular del cliente
- Mensualidades y paquetes de sesiones bajo control
- Asistencia y cupos de las clases grupales
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa un entrenador
Pantalla de muestra con nombres y datos inventados
Lo que hace el software por tu trabajo de entrenador
Banco de ejercicios con video
Grabas tus videos una vez y los reutilizas en todos los planes. El cliente ve cómo se ejecuta cada ejercicio, no solo el nombre.
Planes por cliente
Armas el plan con series, repeticiones, cargas y descansos y se lo asignas a cada cliente. Cuando arranca un bloque nuevo, lo copias y ajustas.
Acceso del cliente
El cliente abre en el celular lo que le toca hoy, con los videos, sea en el gimnasio del conjunto o en la sala de su casa. Sin PDF ni pantallazos.
Asistencia
Marcas quién llegó y quién te dejó plantado. Si el cliente tiene paquete, la sesión se descuenta en ese momento.
Mensualidades
Las mensualidades se generan solas y ves a quién le falta pagar, sea en efectivo, Nequi, Daviplata o transferencia.
Paquetes de sesiones
Paquetes de 5 o de 10 sesiones, o tiqueteras para clases grupales. Ves cuántas le quedan a cada cliente y hablas de renovar antes de que se acaben.
Clases grupales con cupo
Abres cupos para funcional, pilates o entrenamiento en grupo pequeño con un máximo de personas. Tus clientes apartan su puesto y tú ves la lista antes de empezar.
Progreso: marcas y medidas
Registras los kilos en sentadilla, el tiempo en 10 km o el perímetro de cintura. Las gráficas muestran el avance justo cuando la motivación se cae.
Recordatorios automáticos
Un WhatsApp o un correo antes de cada sesión, para que nadie se quede dormido para la de las 6 de la mañana.
Entrenar te sale bien. Lo que se te escapa pasa por fuera de la sesión
Sabes programar un bloque de fuerza y corregir una sentadilla. Lo que se te enreda es lo demás: el cliente que escribe «mándame otra vez la rutina», la lista del funcional de las 7:00 en una nota del celular, la tiquetera de 10 sesiones que nadie sabe si va en la séptima o en la octava y la mensualidad de octubre que «ya te la consigno».
Con 15 clientes todo cabe en la cabeza. Con 30, tres horarios de grupo y un segundo entrenador, empiezan a quedar sesiones sin descontar y mensualidades sin cobrar. No por pereza, sino porque la información vive repartida entre WhatsApp, Excel y tu memoria.
Caso: lo que se pierde con paquetes y mensualidades mal llevados
Caso: entrenas a 30 clientes. 18 pagan una mensualidad de $480.000 por dos sesiones a la semana y 12 tienen paquetes de 10 sesiones a $650.000 ($65.000 la sesión). Si cada mes se te olvida descontar dos sesiones de paquete, regalas $130.000 al mes: $1.560.000 al año. Y si un cliente de mensualidad paga tarde y nadie se lo recuerda, tienes otros $480.000 por cobrar que no aparecen en ninguna parte.
Con un software para entrenadores personales la cosa cambia:
- Llamas lista al empezar y, si el cliente tiene paquete, la sesión se descuenta en ese mismo momento.
- Las mensualidades se generan solas y la lista de pendientes te dice a quién escribirle.
- El recordatorio de la sesión le llega al cliente por WhatsApp o correo sin que muevas un dedo.
- Cuando a un paquete le quedan dos sesiones, lo ves en la ficha y propones la renovación antes de que se acabe.
El software frente a WhatsApp, Excel y PDF
| Tarea | WhatsApp, Excel y PDF | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Mandar el plan | PDF o pantallazo por WhatsApp | Plan en el celular del cliente con el video de cada ejercicio |
| Arrancar un bloque nuevo | Rehaces el documento completo | Copias el plan y ajustas series o cargas |
| Asistencia | De memoria o en una nota del celular | Llamas lista y la sesión se descuenta del paquete |
| Clases grupales | Lista en el grupo y «¿todavía hay cupo?» | Reservas con cupo máximo y lista antes de empezar |
| Mensualidades | Un Excel de pagos que nunca está al día | Mensualidades automáticas y pendientes a la vista |
| Progreso | Fotos sueltas y notas | Marcas y medidas con gráficas |
| Cobro y factura | Cuenta de cobro en Word con numeración a mano | Facturas con tu logo, listas para la validación previa de la DIAN |
Planes que el cliente sí abre
Un plan en PDF se mira el primer día y después se hunde en el chat. Si el cliente tiene en el celular lo que le toca hoy, con el video de cada ejercicio, las series y los descansos, entrena mejor cuando no estás al lado. Sirve para el que hace una sesión contigo y otra solo en el gimnasio del conjunto, y para los clientes que entrenas en línea.
El banco de ejercicios lo armas una vez: tus videos, tus nombres, tus indicaciones técnicas. Después, cada plan nuevo es combinar lo que ya tienes grabado.
Con el progreso pasa igual. Poder mostrar que Matías pasó de 60 a 80 kg en sentadilla en cuatro meses, o que Mariana bajó de una hora en los 10 km de la ciclovía, vuelve la renovación del paquete una conversación fácil.
Clases grupales con cupo y sin listas en el chat
Funcional en el parque, pilates o grupos reducidos en el estudio: en cuanto das clases grupales, manda el cupo. Tus clientes apartan su puesto, tú ves quién viene antes de empezar y la asistencia queda guardada. Si la clase se llena, se llenó, sin mensajes a última hora preguntando si cabe uno más.
Si quieres montar bien las reservas desde el principio, evitar que los paquetes se vuelvan un enredo o que te dejen plantado a las 6 de la mañana, tienes guías con casos en nuestro blog.
Cómo te toca cobrar y facturar en Colombia
El entrenamiento personal no está en la lista de servicios excluidos de IVA, así que si eres responsable de IVA lo cobras con el 19 %. Muchos entrenadores independientes son personas naturales no responsables (ingresos por debajo de 3.500 UVT, $183.309.000 en 2026, entre otros requisitos) y no están obligados a facturar: cobran con cuenta de cobro y, si el que paga es un gimnasio o una empresa, este les expide el documento soporte. Si estás inscrito en el Régimen Simple, sí debes facturar electrónicamente. Y si trabajas por prestación de servicios para un gimnasio, normalmente te pedirán la planilla de seguridad social pagada como independiente.
En el programa defines una vez si cada servicio lleva IVA, y tus facturas salen listas para la validación previa de la DIAN, con la cédula o el NIT de cada cliente en su ficha. Revisa tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te sirve si:
- Eres entrenador personal independiente y trabajas presencial, en línea o mezclando las dos.
- Tienes un estudio pequeño con dos o tres entrenadores, sesiones personalizadas y clases grupales con cupo.
- Cobras mensualidades y tiqueteras y quieres dejar de perseguir pagos por WhatsApp.
- Quieres mostrarles a tus clientes su progreso con datos, no solo con sensaciones.
No te sirve si:
- Manejas un gimnasio grande con cientos de afiliados, torniquetes y acceso con huella o tarjeta.
- Entrenas a dos o tres personas y te alcanza con una nota en el celular.
Si trabajas con nutricionistas, fisioterapeutas o dictas cursos
Muchos clientes llegan con una meta que no se resuelve solo entrenando. Si trabajas de la mano con un nutricionista, el software para nutricionistas lleva planes de alimentación, medidas y acceso del paciente. Si remites lesiones a un fisioterapeuta, el software para fisioterapeutas lleva historia clínica y paquetes de sesiones. Y si dictas cursos con grupos, matrículas y mensualidades, mira el CRM para academias.
Cómo arrancas
Agenda la demo
Pide la demo gratuita y te enseñamos el programa con un caso como el tuyo: clientes personalizados, tiqueteras y alguna clase grupal.
Sube clientes y ejercicios
Importas tus clientes desde Excel o CSV y cargas tus videos de ejercicios para armar los primeros planes.
Activa mensualidades, paquetes y clases
Configuras tus tarifas, tus paquetes y el horario de las clases grupales con su cupo. Desde ahí, el programa lleva las cuentas.
Una sola tarifa, todo incluido
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. Ninguna función se paga por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para entrenadores personales
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Facturas listas para la validación previa de la DIAN
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Mensualidades cobradas y pendientes
- Usuarios para tus entrenadores, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de entrenadores en Colombia
¿Cuánto vale el software para entrenadores personales?
COP 39.900 al mes, un solo plan con todo incluido: ejercicios con video, planes, acceso del cliente, asistencia, paquetes, mensualidades, clases grupales y facturación. Sin cláusula de permanencia. Para verlo con tus casos, agenda una demo gratuita.
¿Mis clientes tienen que descargar una app?
No. Entran a su portal desde el navegador del celular, la tablet o el computador. Ahí ven el plan del día con los videos, sus reservas de clases y su progreso.
¿Puedo manejar mensualidades y paquetes al tiempo?
Sí. Cada cliente puede tener mensualidad, paquete de sesiones o las dos. Registras los pagos en efectivo, Nequi, Daviplata o transferencia y ves al instante quién tiene algo pendiente.
¿Sirve para clases grupales?
Sí. Creas la clase con su horario y su cupo máximo, los clientes apartan su puesto y llamas lista al empezar. Si el cliente tiene tiquetera, la sesión se le descuenta.
Soy entrenador independiente, ¿tengo que cobrar IVA y facturar?
Si eres responsable de IVA, el entrenamiento personal se cobra con el 19 %, porque no está entre los servicios excluidos. Si eres persona natural no responsable de IVA, no lo cobras y por lo general no estás obligado a facturar: trabajas con cuenta de cobro y el gimnasio o la empresa que te paga emite el documento soporte. En el Régimen Simple sí tienes que facturar electrónicamente. Revisa tu caso con tu contador.
¿Puedo emitir factura electrónica desde el programa?
Sí. Tus facturas salen listas para la validación previa de la DIAN, que les asigna el CUFE, con la cédula o el NIT de cada cliente guardados en su ficha y el IVA que corresponda a cada servicio.
¿Dónde quedan los datos de mis clientes?
En servidores de la UE, con copia diaria y conexión cifrada; actuamos como encargados del tratamiento y lo dejamos por escrito contigo. Si anotas lesiones, enfermedades o medicamentos de un cliente, ten cuidado: la Ley 1581 de 2012 los considera datos sensibles y necesitas su autorización expresa para tratarlos.
Guías que te pueden servir
Formatos, cálculos y casos en pesos.
Reservas en línea: cómo montarlas y qué exigirle al sistema
Las reglas que conviene fijar antes de abrir la agenda, el paso a paso para recibir reservas por internet y lo que no le puede faltar al sistema. Con casos de entrenadores, nutricionistas y peluquerías.
Leer la guía →Agenda y clientesPaquetes y tiqueteras de sesiones sin enredos
Qué tipos de paquete funcionan, cómo ponerles precio sin regalar margen, cómo descontar cada sesión y qué hacer con vencimientos, cancelaciones e impuestos.
Leer la guía →Agenda y clientesCómo bajar las inasistencias con recordatorios automáticos
Saca la cuenta de lo que te cuestan las sesiones perdidas y arma recordatorios automáticos que funcionen. Con casos de psicología, fisioterapia y peluquería.
Leer la guía →Otros oficios que te pueden interesar
¿Lo probamos con tus clientes?
En la demo armamos tu agenda, tus paquetes y una clase grupal y resolvemos tus preguntas. Sin compromiso.