Software para entrenadores personales en México: rutinas con video, mensualidades al día y facturas con IVA
Para coaches que entrenan uno a uno en su estudio, en el gimnasio del fraccionamiento o en el parque, y para estudios de funcional o pilates con dos o tres instructores. Mandas la rutina con sus videos, sabes quién vino y quién debe la mensualidad, y llenas tus clases de grupo sin listas en el chat.
- Rutina del día con video en el celular del cliente
- Mensualidades y paquetes de sesiones bajo control
- Lista de asistencia y cupo de cada clase grupal
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · nada se cobra por separado
Vista de ejemplo con clientes ficticios
Lo que hace por tu negocio de entrenamiento
Tu biblioteca de ejercicios en video
Grabas cada ejercicio una sola vez y lo reutilizas en todas las rutinas. El cliente ve la técnica, no solo el nombre del ejercicio.
Rutinas por cliente
Defines series, repeticiones, cargas y descansos y se la asignas a cada quien. Cuando cambias de mesociclo, copias la rutina y ajustas.
Portal del cliente
Desde el celular, tu cliente abre la rutina del día con sus videos, esté en el gimnasio, en el parque o en la sala de su casa. Se acabaron los PDF y las capturas.
Pase de lista
Marcas quién llegó y quién faltó. Si trae paquete, la sesión se le descuenta en ese momento.
Mensualidades automáticas
Cada mes se generan las mensualidades y tienes la lista de quién debe, pague en efectivo, con tarjeta, por transferencia SPEI o con depósito en OXXO.
Paquetes de sesiones
Paquetes de 5, de 10 o de clases de grupo. Ves cuántas le quedan a cada cliente y le hablas de renovar antes de que se terminen.
Clases grupales con lugares limitados
Publicas tus horarios de funcional, pilates o bootcamp con un cupo máximo, los clientes apartan su lugar y tú ves la lista antes de empezar.
Avance: marcas y medidas
Anotas los kilos en peso muerto, el tiempo en 5 km o la circunferencia de cintura. La gráfica enseña el avance justo cuando la motivación se cae.
Avisos automáticos
Mensaje por WhatsApp o correo antes de cada sesión, para que nadie se quede dormido la de las 6 de la mañana.
Lo tuyo es entrenar; lo que se te escapa pasa fuera de la sesión
Sabes periodizar un bloque de fuerza y corregir una sentadilla. Lo que se complica es todo lo demás: el cliente que te pide «mándame otra vez la rutina», la lista de la clase de las 19:00 en las notas del celular, el paquete de diez sesiones que nadie sabe si va en la séptima o en la octava, y la mensualidad de noviembre que «ahorita te la transfiero».
Con 15 clientes todo eso te cabe en la cabeza. Con 30, tres horarios de grupo y un segundo coach, empiezan a quedarse sesiones sin descontar y mensualidades sin cobrar. No es descuido: la información está regada entre WhatsApp, Excel y tu memoria.
Cuentas: lo que se escapa con paquetes y mensualidades sin control
Ejemplo: entrenas a 30 personas. 18 pagan una mensualidad de $2,320 con IVA incluido por dos sesiones a la semana y 12 compraron paquetes de 10 sesiones a $3,480 ($348 cada una). Si cada mes se te pasa descontar dos sesiones de paquete, regalas $696 al mes, $8,352 al año. Y si un cliente de mensualidad paga tarde y nadie le recuerda, son otros $2,320 que no aparecen en ninguna parte.
Con un software para entrenadores personales la rutina administrativa cambia:
- Pasas lista al arrancar y, si el cliente trae paquete, la sesión se descuenta en ese momento.
- Las mensualidades se generan solas y la lista de adeudos te dice a quién mandarle mensaje.
- El recordatorio de la sesión le llega al cliente por WhatsApp o correo sin que muevas un dedo.
- Cuando a un paquete le quedan dos sesiones, lo ves en su ficha y propones la renovación a tiempo.
El programa contra WhatsApp, Excel y PDF
| Lo que haces | WhatsApp, Excel y PDF | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Mandar la rutina | PDF o captura de pantalla por chat | Rutina en el portal del cliente con el video de cada ejercicio |
| Cambiar de mesociclo | Rehacer el archivo completo | Copias la rutina y ajustas series o cargas |
| Asistencia | De memoria o en las notas del celular | Pase de lista que descuenta del paquete |
| Clases de grupo | Lista en el chat y «¿todavía hay lugar?» | Lugares apartados con cupo y lista previa |
| Mensualidades | Excel de pagos que nunca está actualizado | Cobro recurrente y lista de adeudos |
| Avance | Fotos en la galería y notas sueltas | Marcas y medidas con gráfica |
| Facturas | Capturar cada factura a mano en el portal del SAT | CFDI con tu logotipo y factura global del periodo |
Rutinas que el cliente sí abre
Un PDF se abre el primer día y después se pierde en el chat. Si el cliente trae en el celular lo que le toca hoy, con el video de cada ejercicio, las series y los descansos, entrena mejor cuando tú no estás. Funciona para quien hace una sesión contigo y otra por su cuenta, y para tus asesorías en línea con clientes de Querétaro o de Mérida.
La biblioteca la armas una vez: tus videos, tus nombres, tus indicaciones técnicas. Cada rutina nueva es combinar ejercicios que ya tienes grabados.
Con el avance pasa igual. Enseñarle a Joaquín que subió de 70 a 95 kg en peso muerto en cuatro meses, o a Alejandra que ya corre 5 km en menos de 28 minutos, hace que renovar el paquete sea una plática sencilla.
Clases de grupo sin listas en WhatsApp
Funcional, pilates o bootcamp en grupos chicos: en cuanto das clases colectivas, el cupo manda. Tus clientes apartan su lugar, tú ves quién viene antes de arrancar y la asistencia queda registrada. Si la clase se llena, se llena, sin mensajes de último minuto preguntando si cabe uno más.
Si quieres armar bien tus reservas desde el inicio, que los paquetes no se te vuelvan un enredo o que no te dejen plantado tan seguido a las 6:00, en nuestro blog hay guías con ejemplos.
Lo que te conviene saber del SAT
El entrenamiento personal no está en ninguna exención: lleva IVA 16 %, y al cliente final debes darle el precio con IVA incluido. Si tributas en RESICO como persona física y una empresa te contrata clases de funcional para su personal, te retiene 1.25 % de ISR. Ejemplo: 8 clases a $900 son $7,200 más $1,152 de IVA ($8,352); la empresa te retiene $90 y te deposita $8,262. Con un paquete pagado por adelantado, el IVA se causa cuando cobras, así que el CFDI sale en ese momento.
Tus CFDI salen preparados para el timbrado con el RFC, el nombre, el código postal y el régimen de cada cliente guardados en su ficha; no tienes que pedirle la constancia de situación fiscal. Lo que cobras a quien no pide factura entra en tu factura global a público en general. Revisa tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te va a servir si:
- Eres coach independiente y entrenas en persona, en línea o combinas las dos.
- Tienes un estudio chico con dos o tres instructores, sesiones personalizadas y clases de grupo con cupo.
- Cobras mensualidades y paquetes y ya no quieres andar persiguiendo pagos por WhatsApp.
- Quieres enseñarle a tus clientes su avance con datos, no solo con sensaciones.
No es lo tuyo si:
- Administras un gimnasio de cadena con cientos de socios, torniquetes y acceso con huella o tarjeta.
- Entrenas a dos o tres personas y con una nota en el celular te alcanza.
Si trabajas con nutriólogos, fisioterapeutas o das cursos
Muchos clientes llegan con metas que no se resuelven solo entrenando. Si trabajas de la mano con una nutrióloga, el software para nutricionistas lleva menús, medidas y portal del paciente. Si mandas lesiones con un fisioterapeuta, el software para fisioterapeutas lleva expediente y paquetes de sesiones. Y si das cursos con grupos, inscripciones y colegiaturas, échale un ojo al CRM para academias.
Así arrancas
Agenda la demo
Te mostramos el programa con un caso como el tuyo: clientes de sesión personalizada, paquetes y alguna clase de grupo.
Sube clientes y ejercicios
Importas a tus clientes desde Excel o CSV y subes tus videos para armar las primeras rutinas.
Activa mensualidades, paquetes y clases
Configuras tus precios, tus paquetes y el horario de grupos con su cupo. Desde ahí el programa lleva la cuenta.
Una sola tarifa para tu estudio
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se paga aparte.
Lo que trae
- Rutinas con video, asistencia, paquetes y clases con cupo
- Cotizaciones para empresas y facturas con tu logotipo
- Facturas preparadas para CFDI 4.0, individuales o globales
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Control de mensualidades, paquetes y adeudos
- Usuarios para cada coach, con sus permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes de entrenadores en México
¿Cuánto cuesta el software para entrenadores personales?
MX$299 al mes con todo: ejercicios en video, rutinas, portal del cliente, asistencia, paquetes, mensualidades, clases de grupo y facturación. No hay plazo forzoso y lo cancelas cuando quieras. Si prefieres verlo antes con tus casos, agenda una demo sin costo.
¿Mis clientes tienen que descargar una app?
No. Entran a su portal desde el navegador del celular, la tablet o la computadora, y ahí ven la rutina del día con videos, sus lugares apartados y su avance.
¿Puedo manejar mensualidades y paquetes al mismo tiempo?
Sí. Cada cliente puede tener mensualidad, paquete o las dos cosas. Registras pagos en efectivo, con tarjeta, por SPEI o en OXXO y ves al instante quién tiene adeudo.
¿Sirve para clases de grupo?
Sí. Das de alta la clase con su horario y su cupo, los clientes apartan su lugar y pasas lista al empezar. Si el cliente trae paquete, se le descuenta la sesión.
¿Tengo que cobrar IVA como entrenador personal?
Sí, el entrenamiento lleva IVA 16 % y no tiene exención. Lo que cambia es tu régimen (RESICO, actividad empresarial o persona moral) y si le facturas a una persona física o a una empresa que te retiene ISR. En el programa cada servicio guarda su IVA una vez. Revisa tu caso con tu contador.
¿Qué hago con los clientes que no me piden factura?
Se juntan en tu factura global a público en general, con el RFC genérico XAXX010101000 y la periodicidad que te corresponda. Si después un cliente sí la pide, se emite su CFDI a nombre propio y la venta se ajusta en la global. Las facturas salen preparadas para CFDI 4.0.
¿Dónde quedan los datos de mis clientes?
En servidores de la UE, con respaldo diario, conexión cifrada y contrato de encargado del tratamiento. Si anotas lesiones o padecimientos de un cliente, cuídalos: para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares son datos sensibles y requieren su consentimiento expreso.
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¿Lo probamos con tu estudio?
Te mostramos el programa con casos de entrenamiento como los tuyos y resolvemos tus dudas de rutinas, mensualidades y facturación. Sin compromiso.