Software para hoteles pequeños en México: reservas, tarifas por temporada y cuentas con IVA e impuesto sobre hospedaje
Calendario por habitación, tarifas por temporada y por canal, motor de reservas para tu página y registro del huésped desde el check-in. Para hoteles boutique en el centro de Oaxaca, posadas en pueblos mágicos, cabañas en Valle de Bravo y departamentos turísticos en Bacalar o Puerto Escondido.
- Todas tus habitaciones y noches en un solo calendario
- Disponibilidad sincronizada entre tu página, Booking, Expedia y Airbnb
- Cuenta del huésped con IVA 16 % y el impuesto sobre hospedaje de tu estado
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · nada se cobra por separado
| Huésped | Cuarto | Origen | Noches | Hospedaje sin impuestos |
|---|---|---|---|---|
| Mariana Ríos | Doble 3 | Página propia | 2 | $3,400 |
| Lukas Weber | Doble 5 | Booking.com | 3 | $5,100 |
| Sofía y Andrés | Suite 1 | 2 | $5,200 | |
| Claire Dubois | Sencilla 2 | Expedia | 1 | $1,350 |
| Familia Hernández | Triple 4 | Página propia | 3 | $6,000 |
| Rubén Salinas | Doble 6 | Airbnb | 2 | $3,300 |
| Suma | 13 | $24,350 |
Vista de ejemplo con huéspedes ficticios; tarifas en pesos antes de IVA e ISH
Lo que resuelve en tu hotel
Calendario por cuarto
Todos los cuartos y noches en una pantalla: llegadas, salidas y noches libres de la semana a simple vista.
Tarifas por temporada y por canal
Precios de Semana Santa, verano, Día de Muertos y fin de año, y un precio distinto para tu página y para cada plataforma, todo desde el mismo lugar.
Motor de reservas para tu página
El huésped reserva en tu propia página con tus precios y tu disponibilidad real, sin pagar comisión a un intermediario.
Channel manager
La disponibilidad se sincroniza con las plataformas donde vendes. Se aparta un cuarto en una y se cierra en las demás.
Check-in en línea
El huésped captura sus datos antes de llegar. En recepción revisas su INE o su pasaporte y le das la llave.
Registro de huéspedes
Lo que se captura en el check-in pasa al registro del huésped sin escribirlo dos veces, junto con su RFC si va a pedir factura.
Estado de limpieza
Cada cuarto marcado como sucio, en limpieza o listo. Recepción sabe qué puede asignar a quien llega antes de las 15:00.
Ocupación, ADR y RevPAR
Reportes de ocupación, tarifa promedio por cuarto vendido (ADR) e ingreso por cuarto disponible (RevPAR), sin calculadora.
Cuenta y factura del huésped
Al hacer el check-out, la cuenta separa hospedaje, IVA e ISH, y la factura a nombre del huésped o de su empresa sale preparada para CFDI 4.0.
En un hotel chico, todo pasa por las mismas manos
En un hotel de 12 cuartos, la misma persona contesta el WhatsApp, mueve precios en las plataformas, hace el check-in, captura los datos del huésped, saca la factura y pregunta si la 4 ya quedó. Los sistemas para cadenas traen módulos que nunca vas a usar y piden a alguien de tiempo completo para configurarlos. Y con una libreta y tres pestañas abiertas, el puente con más reservas es justo cuando aparece el sobrecupo.
Lo que necesitas es más simple: ver todos los cuartos de un vistazo, que la disponibilidad sea la misma en tu página y en las plataformas, capturar al huésped una vez, cobrar bien los impuestos y saber al cierre del mes cuánto te dejó cada cuarto. Eso hace un software para hoteles pequeños bien pensado.
Un fin de semana de noviembre en Oaxaca, con números
Ejemplo: posada de 8 cuartos en el centro de Oaxaca. El viernes en la noche tienes 6 ocupados. A las 23:40 entra por una plataforma una reserva de dos noches para el cuarto 5 a $1,800 la noche. El channel manager cierra ese cuarto en tu página y en los demás canales, y la reserva aparece en el calendario: $3,600 de hospedaje, más $576 de IVA y $108 de impuesto sobre hospedaje (3 % en Oaxaca), $4,284 en total.
El sábado temprano, los huéspedes que llegan ese día ya hicieron su check-in en línea y sus datos están en el registro sin que copies nada de una identificación. Quien hace la limpieza marca la 2 y la 6 como listas desde el celular, y en recepción sabes qué cuarto darle a la pareja que llega de la Ciudad de México al mediodía.
Al cierre de noviembre revisas los números. Si vendiste 192 noches de 240 disponibles (8 cuartos por 30 días) con $355,200 de hospedaje antes de impuestos, tu ocupación es de 80 %, tu ADR de $1,850 y tu RevPAR de $1,480. El IVA va en tu declaración mensual al SAT y el ISH en la declaración que presentas ante la secretaría de finanzas de tu estado.
El programa contra Excel, WhatsApp y plataformas por separado
| Lo que haces | Excel, WhatsApp y cada plataforma por su lado | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Ver qué hay libre | Libreta o Excel que alguien olvidó actualizar | Calendario por cuarto con llegadas, salidas y noches libres |
| Mover precios | Entrar a cada plataforma y cambiarlos uno por uno | Tarifas por temporada y por canal desde un solo lugar |
| Evitar el sobrecupo | Cerrar fechas plataforma por plataforma a mano | Channel manager que sincroniza la disponibilidad |
| Reservas directas | WhatsApp, llamadas y correo | Motor de reservas en tu página |
| Datos del huésped | Foto de la INE y captura a mano | Check-in en línea y registro del huésped |
| Camaristas | Preguntar por WhatsApp si el cuarto ya está | Estado de cada cuarto: sucio, en limpieza o listo |
| Números del mes | Calculadora y estados de cuenta | Reporte de ocupación, ADR y RevPAR |
Más reservas directas, sin pelearte con la tecnología
Cada reserva que entra por tu página en lugar de una plataforma es una comisión que te ahorras. Ejemplo: con una comisión de 18 %, pasar 10 reservas al mes de $3,600 de la plataforma a tu página son $6,480 al mes que se quedan en tu hotel. Las plataformas te dan visibilidad; la idea es que quien ya te conoce reserve directo. Más ideas en nuestro blog.
Aquí tienes las tres piezas en un mismo sistema: el PMS (calendario y recepción), el channel manager y el motor de reservas.
Impuestos y registros de un hotel en México
Además del IVA, un hotel en México tiene obligaciones que cambian según el estado y el municipio. Lo que conviene tener claro antes de configurar tus tarifas:
- Impuesto sobre hospedaje (ISH): lo fija cada estado y se calcula sobre el precio del cuarto sin IVA. Para 2026, por ejemplo, es de 3.5 % en la Ciudad de México, 5 % en Quintana Roo, 4 % en Jalisco, 4.5 % en Yucatán y 3 % en Oaxaca. Lo cobras al huésped y lo declaras ante tu estado.
- Plataformas digitales: si eres persona física y la plataforma te cobra la reserva, te retiene 4 % de ISR y, si le diste tu RFC, la mitad del IVA (8 %). Esas retenciones se acreditan en tu declaración.
- Registro Nacional de Turismo: la Ley General de Turismo obliga a los prestadores de servicios turísticos, incluido el hospedaje, a inscribirse dentro de los 30 días naturales siguientes al inicio de operaciones. Algunos estados, como la Ciudad de México, piden además un registro local para la renta de corta estancia.
- Datos del huésped: la copia de la INE o del pasaporte y el teléfono son datos personales; tu aviso de privacidad debe decir para qué los usas y cuánto tiempo los guardas.
- Factura: el ISH se agrega al CFDI como impuesto local; a un turista extranjero sin RFC mexicano se le puede facturar con el RFC genérico XEXX010101000, y lo que nadie pide facturar va en tu factura global.
En Gremio Software, lo que se captura en el check-in queda en el registro de cada reserva y la cuenta calcula IVA e ISH con la tasa de tu estado. Más guías en nuestro blog.
Si das desayuno incluido, tour o traslado, cada concepto puede llevar su propio tratamiento, y si estás en la región fronteriza con el estímulo de IVA la tasa cambia: revísalo con tu contador antes de armar tus tarifas.
Esto es una orientación general, no asesoría fiscal: las tasas del ISH y los registros locales cambian de un estado a otro y de un año a otro. Tus facturas salen preparadas para CFDI 4.0 con el RFC, nombre, código postal y régimen de quien te las pide, sin exigirle la constancia de situación fiscal. Más guías en nuestro blog. Revisa tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te va a servir si:
- Tienes un hotel boutique, hostal o posada de pocos cuartos y la recepción la llevas tú o un equipo chico.
- Rentas cabañas o departamentos turísticos y vendes en tu página y en una o varias plataformas.
- Quieres llevar el registro de huéspedes y la cuenta con impuestos sin capturar todo a mano.
No es lo tuyo si:
- Tienes restaurante, spa y salones para bodas y necesitas banquetes, punto de venta de restaurante y muchas integraciones: ahí sí te hace falta un PMS grande.
- Administras cientos de departamentos de distintos dueños y necesitas liquidarle a cada uno.
Giros cercanos
Si tienes tu propio equipo de camaristas o una empresa que limpia departamentos para terceros, el software para empresas de limpieza lleva contratos recurrentes, turnos del personal y reportes con fotos. Y si tu hotel tiene spa o cabina de masajes, el software para centros de estética lleva agenda por cabina y paquetes de sesiones.
Así arrancas
Agenda la demo
Te mostramos el sistema con un hotel como el tuyo: calendario, tarifas, una reserva de plataforma, el registro del huésped y una cuenta con IVA e ISH.
Da de alta cuartos y tarifas
Configuras tus cuartos, temporadas, precios por canal y la tasa de ISH de tu estado. Si tienes tu lista de clientes en Excel o CSV, la importas.
Conecta tu página y tus plataformas
Activas el motor de reservas en tu página, sincronizas la disponibilidad con tus plataformas y dejas listo el check-in en línea.
Una sola tarifa para tu hotel
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se cobra aparte.
Lo que trae
- Calendario, channel manager, motor de reservas y check-in en línea
- Cotizaciones para grupos y bodas, y facturas con tu logotipo
- Facturas preparadas para CFDI 4.0, con IVA e impuesto local
- Mensajes automáticos por correo y WhatsApp antes de la llegada
- Control de anticipos, saldos y cuentas abiertas
- Usuarios para recepción y camaristas, con permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes de hoteles en México
¿Cuánto cuesta el software para hoteles pequeños?
MX$299 al mes por todo el hotel: calendario, tarifas, motor de reservas, channel manager, check-in en línea, registro de huéspedes, camaristas, facturación y reportes. No hay plazo forzoso y lo cancelas cuando quieras. Para verlo con tus cuartos, agenda una demo sin costo.
¿En qué se diferencia de un PMS de hotel grande?
Un PMS grande está pensado para hoteles con muchos departamentos, restaurante, eventos e integraciones, y casi siempre necesita a alguien que lo configure y lo mantenga. Aquí tienes lo que usa un hotel chico todos los días: calendario, tarifas, channel manager, motor de reservas, check-in en línea, registro de huéspedes, camaristas y facturación, a precio fijo.
¿Cómo se cobra el impuesto sobre hospedaje?
Configuras la tasa de tu estado y la cuenta del huésped la calcula sobre el precio del cuarto sin IVA. Ejemplo en Oaxaca: dos noches a $1,800 son $3,600, más $576 de IVA y $108 de ISH. El ISH se declara ante la secretaría de finanzas de tu estado, normalmente cada mes. Revisa tu caso con tu contador.
¿Sirve para cabañas y departamentos turísticos?
Sí. Está pensado para lugares con pocos cuartos o unidades: hoteles, hostales, posadas, cabañas y departamentos de renta vacacional. Si rentas la cabaña o la casa completa, cada unidad funciona como un cuarto del calendario.
¿Qué son el ADR y el RevPAR?
El ADR es la tarifa promedio por cuarto vendido: ingresos de hospedaje entre noches vendidas. El RevPAR es el ingreso por cuarto disponible: ingresos entre noches disponibles, o sea, ADR por ocupación. Ejemplo: con un ADR de $1,850 y una ocupación de 80 %, el RevPAR es de $1,480.
¿Puedo facturarle a un huésped extranjero o a una empresa?
Sí. A una empresa mexicana le facturas con su RFC, razón social, código postal y régimen; al turista extranjero sin RFC, con el genérico XEXX010101000 si quiere comprobante a su nombre. En ambos casos el CFDI sale preparado para 4.0 con IVA 16 % y el ISH como impuesto local. Revisa tu caso con tu contador.
¿Dónde quedan los datos de mis huéspedes?
En servidores de la UE, con respaldo diario y conexión cifrada. Cada persona entra con su usuario y sus permisos, así que la camarista ve el estado de los cuartos sin acceder a las identificaciones de los huéspedes.
Lecturas para tu hotel
Guías prácticas con cuentas reales en pesos.
PMS, channel manager y motor de reservas: en qué se distinguen
Qué hace cada pieza, cómo se pasan las reservas entre ellas y qué necesita de verdad un hostal, una cabaña o un hotel boutique para no vender dos veces el mismo cuarto.
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Cómo sacar tu comisión real y un plan con números para pasar reservas de las plataformas a tu página.
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Qué datos pedir en el check-in, cuánto tiempo guardarlos y qué preguntarle a tu contador sobre los registros y el impuesto de tu estado.
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¿Lo probamos con tu hotel?
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