Software para hoteles pequeños, hosterías y cabañas: reservas, tarifas por temporada y facturación en ARCA, sin un PMS de cadena
Grilla de reservas por habitación, tarifas de temporada alta y baja por canal, motor de reservas para tu web y registro de pasajeros desde el check-in. Para hosterías, posadas, hostels, cabañas y departamentos turísticos de Argentina con pocas unidades.
- Todas tus habitaciones y fechas en una sola grilla
- Disponibilidad sincronizada entre tu web, Booking y Airbnb
- Registro de pasajeros sin tipear dos veces el DNI o el pasaporte
ARS 24.999 al mes · sin permanencia mínima · todo lo que usa tu alojamiento
| Pasajero | Habitación | Canal | Noches | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Valentina Ríos | Doble 3 | Web propia | 2 | $196.000 |
| Thomas Becker | Doble 5 | Booking.com | 3 | $294.000 |
| Ana y Jorge | Suite 1 | 2 | $310.000 | |
| Marco Rossi | Single 2 | Booking.com | 1 | $72.000 |
| Familia Ortega | Triple 4 | Web propia | 3 | $345.000 |
| Guadalupe Torres | Doble 6 | Airbnb | 2 | $190.000 |
| Total de la semana | 13 | $1.407.000 |
Pantalla ilustrativa con reservas de ejemplo en pesos argentinos
Qué hace el programa en tu hostería
Grilla de reservas por habitación
Todas las habitaciones y noches en una pantalla: ingresos, egresos y huecos libres de la semana de un vistazo, también desde el celular.
Tarifas por temporada y por canal
Temporada alta de invierno o de verano, fines de semana largos y temporada baja, con un precio para tu web y otro para cada portal, todo cargado en un solo lugar.
Motor de reservas para tu web
Tus pasajeros reservan en tu propia web con tus tarifas y la disponibilidad real, y pagan la seña con tarjeta o transferencia sin pasar por un portal.
Channel manager
La disponibilidad se sincroniza con los portales donde vendés. Si entra una reserva por un canal, la habitación se cierra en los demás.
Check-in online
El pasajero completa sus datos antes de llegar. En la recepción solo controlás el DNI o el pasaporte y le das la llave.
Registro de pasajeros
Los datos del check-in pasan al registro de pasajeros sin tipearlos de nuevo, listos para cuando te los pida la autoridad de turismo o la policía de tu provincia.
Estado de las habitaciones
Cada habitación marcada como sucia, en limpieza o lista. Recepción sabe qué puede asignar a quien llega antes del horario de check-in.
Ocupación, ADR y RevPAR
Reportes de ocupación, tarifa media por habitación vendida (ADR) e ingreso por habitación disponible (RevPAR), sin sacar cuentas a mano.
Facturación al pasajero
En el check-out facturás al pasajero o a su empresa con tu logo: B al consumidor final, A a la empresa responsable inscripta, y sin IVA al turista extranjero que cumple los requisitos, todo preparado para la factura electrónica de ARCA.
El problema de una hostería chica: todo pasa por las mismas manos
En una hostería de 10 habitaciones, la misma persona contesta los WhatsApp, cambia tarifas en Booking, hace el check-in, completa el libro de pasajeros y pregunta si la 4 ya está lista. Los sistemas pensados para cadenas traen módulos que nunca vas a usar y una configuración que pide alguien dedicado. Y con un cuaderno y tres pestañas abiertas, el fin de semana largo en que más reservas entran es justo cuando aparece el overbooking.
Lo que necesitás es más simple: ver todas las habitaciones de un vistazo, que la disponibilidad sea la misma en tu web y en los portales, cargar los datos del pasajero una sola vez, facturar bien según quién paga y saber a fin de mes cuánto te dejó cada habitación. Eso hace un software para hoteles pequeños bien pensado.
Un fin de semana de octubre en San Martín de los Andes: caso con números
Caso: hostería de 8 habitaciones en San Martín de los Andes. El viernes a la noche tenés 6 ocupadas. A las 23:40 entra por Booking una reserva de dos noches para la habitación 5. El channel manager la cierra en tu web y en Airbnb, y la reserva aparece en la grilla con su canal, sus noches y su importe: 2 noches a $102.000, $204.000.
El sábado a la mañana, los pasajeros que llegan ese día ya hicieron el check-in online y sus datos están en el registro sin que copies nada de un documento. Uno de ellos, Thomas, es alemán y paga con su tarjeta del exterior: si sos responsable inscripto, el alojamiento se le factura sin IVA presentando pasaporte y la constancia de ingreso al país. La mucama marca la 2 y la 6 como listas desde el celular y en recepción sabés qué habitación darle a la pareja que llega al mediodía.
A fin de mes mirás los números. Si vendiste 186 noches de 248 disponibles (8 habitaciones por 31 días) con $18.414.000 de ingresos por alojamiento, tu ocupación es del 75 %, tu ADR de $99.000 y tu RevPAR de $74.250.
Software para hoteles pequeños contra Excel, WhatsApp y portales sueltos
| Tarea | Excel, WhatsApp y portales por separado | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Ver disponibilidad | Cuaderno o planilla que alguien se olvidó de actualizar | Grilla por habitación con ingresos, egresos y huecos |
| Cambiar tarifas | Entrar a cada extranet y cambiar una por una | Tarifas por temporada y por canal desde un solo lugar |
| Evitar el overbooking | Cerrar fechas portal por portal a mano | Channel manager que sincroniza la disponibilidad |
| Reservas directas | WhatsApp y mail | Motor de reservas en tu web, con seña online |
| Datos del pasajero | Foto del DNI y carga a mano en el libro | Check-in online y registro de pasajeros |
| Mucamas | Preguntar por WhatsApp si la habitación está lista | Estado de cada habitación: sucia, en limpieza o lista |
| Números del mes | Calculadora y resúmenes de la tarjeta | Reporte de ocupación, ADR y RevPAR |
Más reservas directas sin pelearte con la tecnología
Cada reserva que entra por tu web y no por un portal es una comisión que te ahorrás. Caso: con una comisión del 15 %, pasar 10 reservas por mes de $200.000 del portal a tu web son $300.000 mensuales que quedan en la hostería. Los portales te dan visibilidad; la idea es que el que ya te conoce, o vuelve todos los inviernos, reserve directo. Más ideas en nuestro blog.
Acá tenés las tres piezas en el mismo sistema: el PMS (grilla y recepción), el channel manager y el motor de reservas.
Registro de pasajeros, IVA y tasas: qué revisar en Argentina
Los alojamientos de Argentina suelen tener que llevar un registro de pasajeros, inscribirse en el registro de prestadores de turismo de su provincia y, en algunos destinos, cobrar una tasa municipal al turista. Las reglas cambian de provincia a provincia y de municipio a municipio, así que confirmá con tu contador y con el organismo de turismo local qué te corresponde. Puntos para tener claros:
- Plazos: si tenés que informar los pasajeros a alguna autoridad, cada cuánto y desde cuándo corre el plazo (la reserva o el ingreso).
- Menores de edad: qué documentación te piden de ellos y de los adultos que los acompañan, sobre todo si viajan con un solo progenitor.
- Qué datos: qué tenés que pedir en el check-in (DNI o pasaporte, nacionalidad, domicilio), además de las fechas y la cantidad de personas.
- Conservación: cuánto tiempo guardar el registro y en qué formato, y cómo proteger esos datos según la Ley 25.326.
- Tasas al turista: si tu municipio cobra alguna por noche o por pasajero, si la recaudás vos y cómo tiene que aparecer en la cuenta.
Con Gremio Software, los datos del check-in quedan en el registro de pasajeros de cada reserva, sin cargarlos dos veces. Más guías en nuestro blog.
En la factura, el alojamiento va con IVA al 21 % si sos responsable inscripto: factura B al pasajero argentino, con el IVA contenido a la vista por el Régimen de Transparencia Fiscal, y A a la empresa inscripta que te pide factura. Para el turista extranjero que no reside en el país y paga con tarjeta emitida en el exterior o transferencia desde afuera, existe un régimen que permite facturar el alojamiento sin IVA, presentando pasaporte y constancia de ingreso. Si sos monotributista, facturás siempre con C.
Esto es una orientación general, no asesoramiento legal ni impositivo: las normas de turismo cambian entre provincias y municipios, y los beneficios para turistas extranjeros pueden modificarse. Tus facturas salen preparadas para la factura electrónica de ARCA, con el CUIT o el documento de quien paga. Más guías en nuestro blog. Revisá tu caso con tu contador.
¿A quién le sirve y a quién no?
Te sirve si:
- Tenés una hostería, posada u hostel con pocas habitaciones y la recepción la llevás vos o un equipo chico.
- Administrás cabañas o departamentos turísticos y vendés por tu web y por uno o varios portales.
- Querés llevar el registro de pasajeros sin cargar datos a mano.
No es para vos si:
- Tenés restaurante, spa y salones de eventos y necesitás banquetes, punto de venta gastronómico y muchas integraciones: ahí sí te hace falta un PMS grande.
- Administrás cientos de departamentos de distintos dueños y necesitás rendirle cuentas a cada uno.
Rubros cercanos
Si tenés tu propio equipo de limpieza o una empresa que limpia departamentos temporarios para terceros, el software para empresas de limpieza maneja abonos, turnos y partes con fotos. Y si tu alojamiento tiene spa o sala de masajes, el software para centros de estética lleva la agenda por gabinete y los packs de sesiones.
Cómo arrancar
Pedí la demo
Pedí la demo gratuita y te mostramos el sistema con un alojamiento como el tuyo: grilla, tarifas, una reserva de Booking y el registro del pasajero.
Cargá habitaciones y tarifas
Configurás tus habitaciones, temporadas y precios por canal. Si tenés tu lista de pasajeros frecuentes en Excel o CSV, la importás.
Conectá tu web y tus portales
Activás el motor de reservas en tu web, sincronizás la disponibilidad con los portales y dejás listo el check-in online.
Un único plan para tu alojamiento
Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.
Qué trae
- Todo lo de alojamientos: grilla, tarifas, channel manager, motor de reservas y check-in online
- Presupuestos para grupos y facturas con tu logo
- Facturas A, B, C o sin IVA a turistas del exterior, preparadas para ARCA
- Recordatorios automáticos por mail y WhatsApp
- Señas, saldos y cobros pendientes por reserva
- Usuarios para recepción y mucamas, con permisos
- Compu, tablet o celular, sin instalar nada
- Datos en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por mail y chat
Preguntas frecuentes de alojamientos en Argentina
¿Cuánto sale el software para hoteles pequeños?
ARS 24.999 al mes, con un único plan que trae todo lo que usa un alojamiento: grilla, tarifas, motor de reservas, channel manager, check-in online, registro de pasajeros, estado de habitaciones, facturación y reportes. Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Para verlo con tus habitaciones, pedí una demo gratuita.
¿En qué se diferencia de un PMS para hoteles grandes?
Un PMS grande está pensado para hoteles con muchas áreas, restaurante, eventos e integraciones, y suele necesitar a alguien que lo configure y lo mantenga. Acá tenés lo que usa todos los días una hostería o un complejo de cabañas: grilla, tarifas, channel manager, motor de reservas, check-in online, registro de pasajeros, mucamas y facturación, a precio fijo.
¿Lleva el registro de pasajeros?
Sí. Los datos del check-in pasan al registro de cada reserva sin cargarlos dos veces. Qué datos pedir, por cuánto tiempo guardarlos y si tenés que informarlos a alguna autoridad depende de tu provincia y tu municipio. Revisá tu caso con tu contador o con el organismo de turismo local.
¿Sirve para cabañas y departamentos turísticos?
Sí. Está pensado para alojamientos con pocas habitaciones o unidades: hosterías, posadas, hostels, complejos de cabañas y departamentos temporarios. Si alquilás la cabaña completa, cada unidad funciona como una habitación de la grilla.
¿Qué son el ADR y el RevPAR?
El ADR es la tarifa media por habitación vendida: ingresos por alojamiento divididos por noches vendidas. El RevPAR es el ingreso por habitación disponible: ingresos divididos por noches disponibles, o sea, ADR por ocupación. Por ejemplo, con un ADR de $98.500 y una ocupación del 78 %, el RevPAR da $76.830.
¿Cómo facturo a un turista extranjero que paga con tarjeta del exterior?
Si sos responsable inscripto, hay un régimen que permite facturarle el alojamiento sin IVA al turista no residente que presenta pasaporte o documento extranjero y la constancia de ingreso al país, y paga con tarjeta emitida en el exterior o con transferencia desde afuera. Por ejemplo, una estadía de $294.000 con IVA incluido tiene $51.024,79 de IVA contenido: según tu política de precios, al turista le facturás el neto de $242.975,21. Los demás consumos (frigobar, excursiones) llevan IVA normal. Como estos beneficios pueden cambiar, revisá con tu contador que el régimen siga vigente antes de aplicarlo.
¿Dónde se guardan los datos de mis pasajeros?
En servidores de la UE, con copia diaria y conexión cifrada. Cada empleado entra con su usuario y sus permisos, así que la mucama ve el estado de las habitaciones sin acceder a los documentos de los pasajeros, como corresponde según la Ley 25.326.
Guías para tu alojamiento
Modelos, fórmulas y casos con números.
PMS, channel manager y motor de reservas: qué hace cada uno
Para qué sirve cada pieza, cómo se pasan las reservas entre ellas y qué necesita de verdad una hostería, un hostel o un complejo de cabañas para no vender dos veces la misma habitación.
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Cómo calcular cuánto te cuesta de verdad cada portal y un plan con números para llevar reservas a tu web.
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Qué datos pedir en el check-in, cuánto tiempo guardarlos y qué preguntarle a tu contador sobre las normas de tu provincia y tu municipio.
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