Software para psicólogos: historia clínica protegida, sesiones online y facturas para el reintegro de la prepaga
Para licenciadas y licenciados en Psicología de Argentina que atienden solos o comparten consultorio, con pacientes particulares, de prepaga o de obra social, y que necesitan que lo que anotan después de cada sesión lo lea solo quien lo escribió. Agenda, videollamadas y cobros en el mismo lugar.
- Notas de sesión cifradas que solo ve su autor
- Sesiones online integradas y cobro anticipado por transferencia o tarjeta
- Factura C o con el IVA que corresponda, preparada para ARCA y para el reintegro
ARS 24.999 al mes · sin permanencia mínima · todo lo que usa tu consultorio
Pantalla ilustrativa con iniciales y horarios de ejemplo
Qué resuelve en tu consultorio
Notas de sesión cifradas
Lo que escribís al terminar cada sesión se guarda cifrado y es visible solo para vos. Ni la recepción ni otros profesionales del consultorio pueden leerlo.
Historia clínica
Motivo de consulta, admisión, hipótesis diagnóstica, plan de tratamiento y evolución, separados de tus notas personales de trabajo.
Consentimiento informado
Antes de la primera sesión se registra el consentimiento del paciente, y el de sus padres o tutores si es menor de edad.
Sesiones online integradas
La videollamada se inicia desde el turno, sin crear salas en otra plataforma ni pasar links por chat.
Cobro anticipado
Para las sesiones online podés exigir el pago al reservar (transferencia, QR o tarjeta) y así evitar huecos inesperados en la agenda.
Facturas para el reintegro
Cada factura sale con los datos que suelen pedir las prepagas para reintegrar: paciente, prestación, fechas de las sesiones y tu matrícula. Y con su CUIL si el paciente la quiere deducir en Ganancias.
Registro de accesos
Queda asentado quién abrió cada historia y cuándo.
Agenda y recordatorios
Tus pacientes reciben un recordatorio por WhatsApp o mail antes de cada sesión, presencial u online.
Lo delicado en un consultorio de psicología no es la agenda
Lo que importa es lo que escribís cuando el paciente se va. Ahí hay datos de salud mental, que la Ley 25.326 califica como sensibles, e información sobre otras personas: la pareja, la familia, el trabajo. Encima, la ley de ejercicio profesional te obliga al secreto. Un cuaderno en el escritorio, un documento compartido en la nube o la computadora familiar son riesgos reales.
Por eso, un software para psicólogos tiene que poner primero la confidencialidad y después todo lo demás: agenda, avisos, atención online, cobros y comprobantes.
Notas que solo ve quien las escribe
En Gremio Software, cada nota de sesión se cifra y la lee únicamente quien la escribió. En un consultorio compartido, cada profesional trabaja con sus propios pacientes y la secretaria solo accede a la agenda y a los cobros. En el turno figura el tipo de sesión; el motivo de consulta vive en la historia. Además, queda registrado quién abrió cada ficha y en qué momento.
Tener tus notas personales separadas de la historia clínica (admisión, evolución, plan y consentimiento) también es práctico: la Ley 26.529 de Derechos del Paciente dice que la historia es del paciente y que puede pedir una copia. Así, si te la piden, entregás la historia sin que vayan mezclados tus apuntes de trabajo. Qué parte corresponde entregar, consultalo con tu colegio.
Según la Ley 26.529, la historia clínica es inviolable y debe conservarse como mínimo diez años desde la última actuación. Si trabajás de forma independiente, la custodia es tuya. La información se aloja en servidores de la UE, cifrada, con respaldo diario y contrato de encargado del tratamiento, pero ante la ley el responsable de la base sos vos. Consultá tu caso con el colegio profesional o tu asesor.
Sesiones online sin instalar nada aparte
La videollamada forma parte del turno: asignás el horario, el paciente recibe el aviso con el acceso y la sesión ocurre dentro del sistema. Si querés, cobrás antes de la sesión, una manera sencilla de que el horario de las 20 no se pierda.
Para la primera sesión online, acordá con el paciente un lugar privado desde donde conectarse y qué hacer si se cae la conexión. Grabar sesiones solo tiene sentido con un fundamento clínico y un consentimiento específico.
En psicología cada ausencia pesa una hora completa. Caso: con 22 sesiones semanales a $45.000, dos ausencias sin aviso son $90.000 por semana, alrededor de $360.000 mensuales. Tu cuenta: sesiones por semana × proporción de ausencias × honorario.
En nuestro blog hay más recursos para reducir ausencias con avisos automáticos.
Monotributo, prepagas y obras sociales: cómo se factura una sesión
La mayoría de los psicólogos en Argentina son monotributistas y emiten factura C, sin IVA discriminado. Si sos responsable inscripto, la cosa cambia según quién paga: las prestaciones a pacientes de obra social están exentas de IVA, las que se cobran a través de una prepaga suelen ir al 10,5 % y la atención particular va al 21 %. Una capacitación para una empresa o un proceso de selección de personal no son prestaciones de salud y llevan el 21 %.
Caso: en un mes facturás 40 sesiones de $45.000 ($1.800.000) y un taller sobre comunicación para una empresa por $600.000. Siendo monotributista, todo va en factura C, y el sistema te muestra lo facturado en los últimos doce meses para que no superes el tope de tu categoría antes de la recategorización de enero o julio. Si sos responsable inscripto, cada servicio tiene su tratamiento y cada comprobante sale con su detalle.
Desde julio de 2026, si el paciente te pide la factura para deducir tus honorarios en Ganancias, tiene que salir a nombre de su CUIT o CUIL, sin importar el monto. Por eso el programa guarda ese dato en la ficha de cada paciente y lo pone en la factura preparada para la factura electrónica de ARCA. Revisá tu caso con tu contador.
Cuaderno, planillas y chat contra un software para psicólogos
| Tarea | Cuaderno, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Notas de sesión | Cuaderno o archivo en la notebook | Cifradas y visibles solo para quien las escribe |
| Quién vio qué | Imposible de rastrear | Registro de accesos por historia |
| Sesiones online | Links de videollamada mandados por chat | Videollamada integrada en el turno |
| Cobro de las sesiones | Transferencias que hay que andar reclamando | Pago anticipado online y saldo por paciente |
| Recordatorios | Mensajes enviados a mano desde tu teléfono | Automáticos por WhatsApp y mail |
| Facturas para reintegro y deducción | Un recibo armado a mano cada mes | Factura con prestación, fechas, matrícula y CUIL, preparada para ARCA |
| Consentimiento informado | Hojas firmadas en un bibliorato | Guardado en la historia del paciente |
¿A quién le sirve este software para psicólogos?
Es para vos si atendés en forma independiente, en consultorio u online; si compartís espacio con colegas y cada uno necesita su información aislada; o si trabajás con pacientes particulares, de prepagas y de obras sociales y cada caso requiere un comprobante distinto.
No es lo ideal si no hacés clínica y solo das talleres o selección de personal: buena parte del sistema no la usarías.
Si formás parte de un centro con otras especialidades, hay versiones para cada una: el software para kinesiólogos y fisioterapeutas, con historia clínica, mapa corporal y órdenes de sesiones, y el software para nutricionistas, con planes alimentarios y controles de medidas.
Cómo arrancar
Pedí una demo gratuita
Te mostramos cómo se ven las notas privadas, cómo funciona una sesión online y cómo sale una factura C con los datos para el reintegro de la prepaga.
Configurá tu consultorio
Cargás tus prestaciones con su valor, tu condición frente al IVA, tus horarios presenciales y online y los permisos de cada usuario. Importás tus pacientes desde Excel o CSV.
Arrancá con los próximos pacientes
Registrás el consentimiento, abrís la historia y das los próximos turnos con recordatorio y, si querés, con pago anticipado.
Un único plan para tu consultorio
Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.
Qué trae
- Todo lo de psicología: historia clínica, notas cifradas y sesiones online
- Presupuestos y facturas con tu logo
- Factura C, B o A preparada para la factura electrónica de ARCA
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y mail
- Saldo por paciente y sesiones pendientes de cobro
- Usuarios para colegas y secretaria, con permisos
- Compu, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por mail y chat
Preguntas frecuentes de psicólogos en Argentina
¿Quién puede leer mis notas de sesión?
Solo vos. Las notas van cifradas y las ve únicamente el profesional que las escribió. Si compartís consultorio, la secretaria ve la agenda y los cobros, y tus colegas no ven a tus pacientes salvo que les des permiso. El registro de accesos guarda quién abrió cada historia.
¿Puedo atender online con el programa?
Sí. La videollamada está integrada en el turno, así que no necesitás otra aplicación. Podés pedir el pago por adelantado y el paciente recibe su recordatorio igual que para una sesión presencial.
¿Qué factura le hago a un paciente que pide reintegro a su prepaga?
Si sos monotributista, una factura C a nombre del paciente con la prestación, la cantidad y las fechas de las sesiones, y tu matrícula; cada prepaga puede pedir algún dato más, como el diagnóstico en una planilla aparte. Si sos responsable inscripto, el IVA depende de cómo se canaliza la prestación (obra social, prepaga o particular). Y si el paciente además quiere deducirla en Ganancias, la factura tiene que llevar su CUIT o CUIL. Revisá tu caso con tu contador.
¿Cómo se protegen los datos de salud mental?
La Ley 25.326 considera sensibles los datos de salud, y la Ley 26.657 de Salud Mental refuerza la confidencialidad. El programa guarda todo en servidores de la UE, con conexión cifrada, copia diaria, notas cifradas, registro de accesos y contrato de encargado del tratamiento. Si llevás una base con datos de pacientes, consultá también la inscripción en el registro de la Agencia de Acceso a la Información Pública. El responsable seguís siendo vos.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar la historia clínica?
La Ley 26.529 fija un mínimo de diez años desde la última actuación registrada, y la historia es inviolable. Algunas jurisdicciones o colegios pueden pedir plazos o condiciones adicionales; confirmalo con tu colegio profesional.
¿Las facturas salen preparadas para ARCA?
Sí. Salen preparadas para la factura electrónica de ARCA, C si sos monotributista o B y A si sos inscripto, con el CUIT o CUIL de cada paciente o empresa guardado en su ficha para pedir el CAE. Revisá tu caso con tu contador.
¿Cuánto sale el software para psicólogos?
ARS 24.999 al mes, con todo lo de psicología en un único plan y sin permanencia mínima. Para verlo antes de decidir, pedí una demo gratuita.
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