CRM para academias e institutos: de la consulta de febrero a la cuota de diciembre, sin perder a nadie en el camino
Anotá cada consulta, seguila hasta que se convierte en inscripción y manejá comisiones, aulas, presentismo, matrícula y cuotas de marzo a diciembre en el mismo sistema. Para institutos de inglés, apoyo escolar, cursos de ingreso a la universidad, escuelas de música y de danza de Argentina.
- Seguimiento de consultas hasta la inscripción
- Comisiones, horarios, aulas y presentismo
- Matrícula y cuotas mensuales con control de morosos
ARS 24.999 al mes · sin permanencia mínima · todo lo que usa tu instituto
| Comisión | Días y hora | Vacantes | Cuota | Cobrado |
|---|---|---|---|---|
| Inglés adultos · intermedio | Lun y Mié 19:00 | 11/12 | $75.000 | $750.000 |
| Inglés kids 8 a 10 años | Mar y Jue 17:30 | 12/12 | $65.000 | $715.000 |
| Apoyo de Matemática, secundario | Lun y Mié 18:00 | 7/8 | $70.000 | $490.000 |
| Preparación examen B2 First | Vie 16:00 | 9/10 | $90.000 | $720.000 |
| Guitarra para principiantes | Sáb 10:00 | 5/6 | $60.000 | $300.000 |
| Curso de ingreso a Medicina | Mar y Jue 19:30 | 14/16 | $95.000 | $1.235.000 |
| Total | 58/64 | $4.210.000 |
Pantalla ilustrativa con comisiones y cuotas de ejemplo en pesos argentinos
Qué resuelve en tu instituto
Seguimiento de consultas
Cada mensaje de WhatsApp, formulario de la web o persona que se acerca al mostrador queda registrada con su estado: nueva, prueba de nivel, pensándolo, inscripta. Arrancás el día sabiendo a quién contestarle.
Preinscripción online
Mandás el link, el alumno o la familia completa los datos (DNI, escuela, curso) y la inscripción queda en su ficha. Sin planillas en papel que después alguien tiene que pasar.
Comisiones, horarios y aulas
Armás las comisiones por nivel, día y aula. Antes de confirmarle a nadie, ves cuántas vacantes le quedan a cada una.
Docentes
Cada comisión tiene su docente, que entra con su propio usuario para tomar asistencia y cargar notas, sin ver la cobranza.
Presentismo
El docente toma lista desde el celular o la tablet. Si un alumno empieza a faltar seguido, lo ves antes de que deje.
Matrícula y cuotas
Generás la matrícula una vez y las cuotas cada mes, y controlás quién debe. Efectivo, transferencia, QR o tarjeta van a la misma lista.
Avisos a alumnos y familias
Mensajes por WhatsApp o mail a una comisión entera o a una familia: cambio de aula, feriado puente, cuota vencida o fecha de examen internacional.
Notas y evaluaciones
Cargás las notas de cada alumno para mostrarles a las familias cómo viene, con datos y no de memoria.
Lista de espera
Cuando una comisión se completa, los que siguen quedan en espera por orden. Si alguien abandona, ya sabés a quién llamar.
Por qué a un instituto no le alcanza con una lista de alumnos
En un instituto, lo que pasa entre febrero y la primera semana de marzo define el año. Entran consultas por WhatsApp, por Instagram y por la web, gente que pregunta por el intermedio de los lunes o por el curso de ingreso. Si esa consulta no tiene respuesta en uno o dos días, se anota en otro lado. Y como nadie la registró, ni te enterás de cuántas se escaparon.
De abril a diciembre el problema es otro: comisiones que se llenan y otras que nunca arrancan, listas de asistencia en papel y cuotas atrasadas que nadie mira hasta las vacaciones de invierno. Un CRM para academias junta las dos partes del año: convertir consultas en inscripciones y, después, organizar las clases y cobrar.
De la consulta a la inscripción, paso a paso
Cada persona que pregunta queda cargada con su origen (WhatsApp, Instagram, web, recomendación, mostrador) y lo que busca. El recorrido típico en un instituto es:
- Nueva: preguntó y hay que contestarle.
- Prueba de nivel o clase de prueba: ya tiene día y hora.
- Preinscripta: completó el formulario online.
- Inscripta, con la matrícula paga, o en lista de espera si la comisión está completa.
Caso: entre febrero y marzo te consultan 60 personas. Sin seguimiento se inscriben 18. Con un circuito ordenado (respuesta en el día, recordatorio de la prueba de nivel y un segundo mensaje a los que dudan) llegás a 24. Son 6 alumnos más que, a $75.000 por mes de marzo a diciembre, suman $4.500.000 en el año.
Comisiones, aulas y presentismo sin planillas
Cuando una comisión llega a sus 12 vacantes, las inscripciones siguientes pasan a la lista de espera en orden. Antes de confirmarle a una familia, ves qué aula está libre el martes a las 18 y cuántos lugares quedan en inglés kids de los jueves.
El docente toma lista desde la tablet o el celular y carga las notas. Si un chico de apoyo escolar falta tres semanas seguidas, te enterás a tiempo de hablar con la familia antes del cierre del trimestre.
Cuotas: la cobranza del mes resuelta en un rato
Con matrícula anual y diez cuotas de marzo a diciembre, armar la cobranza a mano todos los meses es tiempo perdido. El primer día hábil generás las cuotas de todos y vas registrando los pagos a medida que entran, por efectivo, transferencia o QR. Lo que falta queda marcado, con recargo por pago fuera de término si lo usás.
Caso: 140 alumnos con una cuota promedio de $72.000 son $10.080.000 por mes. Si al día 15 faltan 5 cuotas ($360.000), aparecen como deuda y les mandás el aviso a esas familias en el momento.
Si además querés cobrar con débito automático o adhesión a tarjeta, eso se arregla con tu banco o tu procesadora de pagos: consultá qué autorización necesitás de quien paga y qué pasa con los rechazos. Más ideas para la cobranza en nuestro blog.
CRM para institutos contra Excel, WhatsApp y papel
| Tarea | Excel, WhatsApp y papel | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Consultas | Papelitos y chats sin responder | Cada consulta con su estado y el próximo paso |
| Inscripción | Ficha en papel que después alguien tipea | Preinscripción online que queda en la ficha |
| Comisiones y aulas | Planilla de colores que entiende una sola persona | Comisiones, horarios, aulas, docentes y vacantes |
| Presentismo | Planilla en la carpeta del docente | Lista desde el celular y faltas a la vista |
| Cobranza | Planilla cruzada a mano con el homebanking | Matrícula, cuotas, pagos y morosos |
| Avisos a familias | Un grupo de WhatsApp con todo mezclado | WhatsApp o mail por comisión o por familia |
IVA en institutos: no todas las clases se tratan igual
La Ley de IVA exime a ciertos servicios educativos, pero no a todos. Antes de fijar las cuotas para el próximo ciclo lectivo, conviene repasar con tu contador en qué grupo cae tu instituto:
- Establecimientos incorporados a la enseñanza oficial: la ley exime la enseñanza que imparten los institutos privados reconocidos, en los niveles de los planes oficiales.
- Apoyo escolar y clases particulares: también están exentas las clases sobre materias que forman parte de los planes oficiales; el ingreso a la universidad y el apoyo de secundario suelen entrar ahí.
- Idiomas, música, danza y cursos libres: si no corresponden a un plan oficial, el tratamiento no es automático y muchas veces van con IVA al 21 %. No lo des por sentado.
- Libros, materiales y derechos de examen: se analizan por separado; no siguen necesariamente la regla de las clases.
Si sos monotributista, todo esto pesa menos: emitís factura C sin IVA discriminado, aunque tenés que vigilar el tope de facturación de tu categoría. La pregunta del IVA aparece cuando el instituto es responsable inscripto o una sociedad.
Esto es una orientación general, no asesoramiento impositivo: las normas cambian y cada caso es distinto. Con Gremio Software, cada cuota sale como factura preparada para la factura electrónica de ARCA, con el CUIT o el DNI del alumno o del adulto responsable guardado en su ficha. Más guías en nuestro blog. Revisá tu caso con tu contador.
¿A quién le sirve y a quién no?
Te sirve si:
- Tenés un instituto de inglés, apoyo escolar, ingreso universitario, música o danza con varias comisiones y docentes.
- Querés saber cuántas consultas terminan en inscripción y por qué se pierden las demás.
- Cobrás matrícula y cuotas y querés dejar de cruzar el homebanking con un Excel.
No es para vos si:
- Te dedicás a capacitación laboral financiada con programas públicos, con sus rendiciones y trámites específicos.
- Buscás un campus virtual con videos y exámenes: esto administra el instituto, no dicta las clases.
Lecturas útiles y rubros cercanos
Las clases que se pierden por olvido se comportan igual que los turnos: un recordatorio a tiempo evita muchas faltas. Si vendés packs de clases sueltas, algo habitual en música y danza, en nuestro blog tenés ideas para ponerles precio y llevar la cuenta.
Si das clases con cupo, como funcional o yoga, mirá el software para entrenadores personales; si tu instituto tiene gabinete psicopedagógico, el software para psicólogos.
Cómo arrancar
Pedí la demo
Pedí la demo gratuita y te mostramos el sistema con un caso como el tuyo: consultas de la temporada de inscripción, comisiones, presentismo y las cuotas del mes.
Importá alumnos y armá las comisiones
Subís alumnos y familias desde Excel o CSV y creás tus comisiones con su horario, su aula y su docente.
Prepará matrícula y primera cuota
Configurás la matrícula y la cuota de cada comisión, generás las de marzo y empezás a cargar cada consulta nueva en el seguimiento.
Un único plan para tu instituto
Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.
Qué trae
- Todo lo de institutos: consultas, inscripción online, comisiones, presentismo y cuotas
- Presupuestos para empresas y facturas con tu logo
- Factura C, B o A preparada para la factura electrónica de ARCA
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y mail
- Morosos, recargos y pagos por familia
- Usuarios para docentes y secretaría, con permisos
- Compu, tablet o celular, sin instalar nada
- Datos en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por mail y chat
Preguntas frecuentes de institutos y academias en Argentina
¿Cuánto sale el CRM para academias?
ARS 24.999 al mes, con un único plan que trae todo lo que usa un instituto: seguimiento de consultas, preinscripción online, comisiones, presentismo, matrícula y cuotas, avisos a familias, notas y lista de espera. Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Para verlo funcionando, pedí una demo gratuita.
¿Qué diferencia hay entre un CRM para academias y un sistema de gestión escolar?
El sistema de gestión arranca cuando el alumno ya está inscripto. El CRM arranca antes: con el primer mensaje, el formulario de la web o la prueba de nivel, y te ayuda a que esa consulta termine en inscripción. Gremio Software junta las dos cosas, así que la consulta se convierte en alumno sin volver a cargar sus datos.
¿Puedo llevar la matrícula y las cuotas de cada alumno?
Sí. Generás la matrícula una vez y las cuotas todos los meses, y registrás los pagos por efectivo, transferencia, QR o tarjeta; las que faltan quedan como deuda y podés avisarles a esas familias por WhatsApp o mail. El débito automático se acuerda con tu banco o tu procesadora.
¿Las cuotas de mi instituto llevan IVA?
Depende. Si sos monotributista, no: factura C. Si sos responsable inscripto, la Ley de IVA exime la enseñanza de los institutos incorporados a los planes oficiales y las clases particulares sobre materias de esos planes; los cursos de idiomas, música o danza que no forman parte de un plan oficial muchas veces van al 21 %. Revisá tu caso con tu contador antes de fijar las cuotas.
Doy clases particulares por mi cuenta: ¿qué factura emito?
Si sos monotributista, factura C por cada cuota o paquete de clases, a nombre del alumno o del adulto que paga. Las clases particulares de materias de los planes oficiales están exentas de IVA, lo que importa si algún día pasás a responsable inscripto. Gremio Software te sirve igual aunque trabajes solo: tus alumnos, sus cuotas y tus facturas preparadas para ARCA en un mismo lugar.
¿Las facturas salen preparadas para ARCA?
Sí. Cada cuota se convierte en una factura preparada para la factura electrónica de ARCA, con el CUIT o el DNI del alumno o la familia guardado en su ficha, lista para pedir el CAE. Y un presupuesto aceptado por una empresa pasa a factura con un clic.
¿Cómo se protegen los datos de alumnos y familias?
Los datos se guardan en servidores de la UE, con copia diaria y conexión cifrada, como corresponde según la Ley 25.326, y con más cuidado si los alumnos son menores. Cada docente tiene su usuario con permisos: ve sus comisiones, pero no los pagos ni los datos de facturación de las familias.
Guías para tu instituto
Modelos, fórmulas y casos con números.
Cómo bajar las faltas con recordatorios automáticos
Calculá cuánto te cuestan las clases perdidas y armá avisos por WhatsApp y mail que funcionen.
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