CRM para academias y preuniversitarios: del primer mensaje a la matrícula, y de la matrícula a la mensualidad pagada con su boleta exenta
Registra a cada interesado, haz seguimiento hasta que se matricula y maneja cursos, salas, asistencia y mensualidades en el mismo sistema. Para academias e institutos de inglés, reforzamiento escolar, preuniversitarios PAES, música, danza y talleres en Chile.
- Embudo de interesados hasta la matrícula
- Cursos, horarios, salas y asistencia
- Mensualidades recurrentes y control de morosidad
CLP 12.990 al mes · sin contrato de permanencia · todo para tu academia en un plan
| Curso | Horario | Cupos | Mensualidad | Recaudado |
|---|---|---|---|---|
| Inglés B1 adultos | Lun y Mié 19:00 | 11/12 | $65.000 | $715.000 |
| Inglés niños 8-10 años | Mar y Jue 17:30 | 12/12 | $55.000 | $660.000 |
| Reforzamiento de Matemática, enseñanza media | Lun y Mié 18:00 | 7/8 | $70.000 | $490.000 |
| Preparación B2 First | Vie 16:00 | 9/10 | $80.000 | $720.000 |
| Guitarra nivel inicial | Sáb 10:00 | 5/6 | $50.000 | $250.000 |
| Preuniversitario PAES Matemática M1 | Mar y Jue 19:30 | 14/16 | $95.000 | $1.330.000 |
| Total | 58/64 | $4.165.000 |
Pantalla de muestra con cursos y montos ficticios en pesos chilenos
Lo que hace el CRM para academias
Embudo de interesados
Cada mensaje de Instagram, formulario de la web o visita entra como interesado con su etapa: nuevo, test de nivel, por decidir, matriculado. Sabes a quién llamar hoy.
Matrícula en línea
Mandas el link, el apoderado o el alumno completa sus datos y la matrícula queda en su ficha. Sin fichas en papel que después hay que transcribir.
Cursos, horarios y salas
Ordenas los cursos por nivel, horario y sala. Ves los cupos libres de cada curso antes de prometerle uno a nadie.
Profesores
Asignas un profesor a cada curso. Cada uno entra con su usuario y sus permisos para pasar lista y poner las notas de sus alumnos.
Control de asistencia
El profesor pasa lista desde el celular o la tablet. Las inasistencias repetidas aparecen antes de que el alumno se retire.
Mensualidades y pagos
Generas cada mes las mensualidades de tus alumnos y controlas las atrasadas. Los pagos en efectivo, con tarjeta o por transferencia quedan en la misma lista, con su boleta.
Comunicación con alumnos y apoderados
Avisos por correo o WhatsApp a un curso completo o a un apoderado: cambio de sala, feriado, mensualidad atrasada o fecha del ensayo PAES.
Notas y evaluaciones
Registras notas de 1,0 a 7,0 y resultados de ensayos por alumno, para informar a los apoderados con datos y no de memoria.
Lista de espera
Cuando un curso se llena, los siguientes quedan en lista de espera por orden. Si alguien se retira, sabes a quién llamar primero.
Por qué una academia necesita un CRM y no solo una lista de alumnos
En una academia, el periodo de matrículas entre diciembre y marzo define el año. Llegan mensajes por WhatsApp, Instagram y la web, y gente que pasa a preguntar por el B2 o por el preu de matemática. Si ese interesado no tiene respuesta en un par de días, se matricula en otra parte. Y casi nunca queda registrado, así que ni sabes cuántos se te fueron.
El resto del año el problema es otro: cursos que se llenan y otros que no alcanzan a abrir, listas en papel, mensualidades atrasadas que nadie revisa hasta las vacaciones de invierno. Un CRM para academias une las dos mitades: captar y convertir interesados, y después ordenar cursos y cobrar.
Del interesado a la matrícula: así funciona el embudo
Cada persona que pregunta entra como interesado con su origen (Instagram, web, recomendación, visita) y lo que busca. Un embudo típico de academia se ve así:
- Nuevo: preguntó y hay que llamarlo o escribirle.
- Test de nivel o clase de prueba: ya tiene día y hora.
- Prematriculado: completó el formulario en línea.
- Matriculado, o en lista de espera si su curso está lleno.
Caso: en el periodo de matrículas te preguntan 60 personas. Sin seguimiento se matriculan 18. Con un seguimiento ordenado (respuesta el mismo día, recordatorio del test de nivel y un segundo llamado a los indecisos) llegas a 24. Son 6 alumnos más que, a $65.000 mensuales de marzo a diciembre, suman $3.900.000.
Cursos, salas y asistencia sin cuadrar a mano
Cuando un curso llega a sus 12 cupos, las siguientes matrículas pasan a lista de espera por orden. Antes de decirle que sí a un apoderado, ves qué sala está libre el martes a las 18:00 y cuántos cupos quedan en el inglés para niños de los jueves.
El profesor pasa lista desde la tablet o el celular y registra notas y ensayos. Si un alumno de reforzamiento falta tres semanas seguidas, lo ves a tiempo para llamar al apoderado.
Mensualidades recurrentes: la cobranza del mes, en un rato
Si cobras mensualidades, lo cómodo es no armarlas a mano cada mes. El primer día hábil generas las de todos tus alumnos y registras los pagos a medida que llegan, emitiendo la boleta de cada uno. Efectivo, tarjeta y transferencia van a la misma lista, y lo que falta queda a la vista.
Caso: 140 alumnos con una mensualidad promedio de $68.000 suman $9.520.000 al mes. Si a mitad de mes faltan 5 mensualidades ($340.000), quedan como pendientes y les avisas a esos apoderados por WhatsApp o correo el mismo día.
Si además cobras con cargo automático a tarjeta (PAT) o débito en cuenta (PAC), eso lo convienes con tu banco o tu procesador de pagos: revisa qué mandato necesitas del apoderado y cómo se manejan los rechazos. Más ideas sobre cobranza en nuestro blog.
CRM para academias versus planilla, WhatsApp y papel
| Qué hay que hacer | Planilla, WhatsApp y papel | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Interesados | Notas sueltas y DM de Instagram sin responder | Embudo con la etapa y el próximo paso de cada uno |
| Matrícula | Ficha en papel que después transcribes | Matrícula en línea |
| Cursos y salas | Planilla de colores que entiende una sola persona | Cursos, horarios, salas, profesores y cupos libres |
| Asistencia | Lista en papel en la carpeta del profesor | Lista desde el celular e inasistencias a la vista |
| Mensualidades | Planilla de pagos contra la cartola del banco | Mensualidades recurrentes, pagos, boletas y morosos |
| Avisos a apoderados | Un grupo de WhatsApp con todo revuelto | Correo o WhatsApp por curso o por apoderado |
IVA en academias: la enseñanza suele ir exenta, el material no
En Chile la ley del IVA exime los ingresos de los establecimientos de educación por su actividad docente propiamente tal, y el SII ha aclarado que la exención alcanza a todas las áreas de la enseñanza, sea cual sea la forma jurídica de quien enseña y aunque no tenga reconocimiento del Estado; incluye cursos y seminarios que transmiten conocimientos. Por eso muchas academias emiten boleta o factura exenta. Antes de fijar tus mensualidades, revisa con tu contador:
- Clases y cursos: la docencia de idiomas, reforzamiento o preparación PAES suele quedar dentro de la exención; se documenta con boleta exenta o factura exenta electrónica.
- Asesorías y otros servicios: una asesoría a una empresa o un servicio que no es enseñanza no entra en la exención y, desde 2023, lleva IVA del 19 %.
- Música, danza, deporte y talleres recreativos: si transmiten conocimientos suelen tratarse como enseñanza, pero el SII ha revisado casos límite, como escuelas de artes marciales. Confírmalo para tu caso.
- Libros, materiales y uniformes que vendes: son ventas de bienes y llevan IVA del 19 %, aunque las clases vayan exentas. Si mezclas ventas exentas y afectas, cambia cuánto IVA de tus compras puedes recuperar.
Si haces clases particulares como persona natural, lo habitual es emitir boleta de honorarios, sin IVA, con la retención o el pago provisional del 15,25 % que rige en 2026. Pregúntale a tu contador cuál es tu caso.
Esta es una orientación general, no asesoría tributaria: cada academia es distinta y las normas cambian. Con Gremio Software, tus boletas y facturas, exentas o afectas, salen preparadas para el SII, con el RUT de cada apoderado o empresa guardado en su ficha. Más guías en nuestro blog. Revisa tu caso con tu contador.
¿A quién le sirve y a quién no?
Te calza si:
- Tienes una academia o instituto de inglés, reforzamiento, preuniversitario, música o danza con varios cursos y profesores.
- Quieres saber cuántos interesados terminan matriculados y por qué se pierden los demás.
- Cobras mensualidades y quieres dejar de cuadrar la cartola del banco con una planilla.
No es para ti si:
- Eres un OTEC que dicta cursos con franquicia SENCE, con su documentación y sus trámites propios.
- Buscas una plataforma de cursos online con videos y pruebas: esto administra la academia, no dicta las clases.
Lecturas útiles y oficios relacionados
Las clases que se pierden por olvido funcionan igual que las horas médicas: un recordatorio a tiempo evita muchas inasistencias. Si vendes paquetes de clases sueltas, algo común en música y danza, en nuestro blog tienes ideas para ponerles precio y llevar la cuenta de cada sesión.
Si haces clases dirigidas con cupo, revisa el software para entrenadores personales; si tu centro tiene atención psicopedagógica o psicológica, el software para psicólogos.
Cómo partir
Agenda la demo
Pide la demo gratuita y te mostramos el sistema con un caso como el tuyo: interesados del periodo de matrículas, cursos, asistencia y las mensualidades del mes.
Importa alumnos y arma los cursos
Sube alumnos y apoderados desde Excel o CSV, con su RUT, y crea tus cursos con horario, sala y profesor.
Prepara las mensualidades del primer mes
Configura la mensualidad de cada curso y si va exenta o afecta, genera las del primer mes y empieza a registrar cada interesado nuevo en el embudo.
Un único plan para tu academia
Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra por separado.
Qué trae
- Todo lo de academias: embudo, matrículas, cursos, asistencia y notas
- Propuestas para colegios y empresas, con tu logo
- Boleta y factura electrónica, exentas o afectas, preparadas para el SII
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Control de mensualidades y morosos
- Usuarios para profesores y secretaría, con permisos
- Notebook, tablet o celular, sin instalar nada
- Datos alojados en la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes de academias en Chile
¿Cuánto vale el CRM para academias?
CLP 12.990 al mes, en un único plan con todo lo de academias: embudo de interesados, matrícula en línea, cursos, asistencia, mensualidades, avisos a apoderados, notas y lista de espera. Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Para verlo funcionando, agenda una demo gratuita.
¿En qué se diferencia un CRM para academias de un programa de gestión?
Un programa de gestión parte cuando el alumno ya está matriculado. Un CRM parte antes: con el primer mensaje, el formulario de la web o el test de nivel, y te ayuda a que ese interesado termine matriculado. Gremio Software para academias junta las dos partes, así que el interesado pasa a alumno sin copiar sus datos.
¿Puedo llevar las mensualidades de cada alumno?
Sí. Cada mes generas las mensualidades y registras los pagos en efectivo, con tarjeta o por transferencia, emitiendo la boleta que corresponda; las que faltan quedan como pendientes y puedes avisar a esos apoderados por WhatsApp o correo. Si cobras con PAT o PAC, eso lo convienes con tu banco o tu procesador de pagos.
¿Las clases de una academia llevan IVA en Chile?
Por regla general, los ingresos por la actividad docente de un establecimiento de educación están exentos de IVA, aunque la academia no tenga reconocimiento oficial y sea una empresa común: se documentan con boleta o factura exenta. Lo que no es enseñanza, como la venta de libros o una asesoría, lleva IVA del 19 %. Revisa tu caso con tu contador antes de fijar tus mensualidades.
Hago clases particulares por mi cuenta, ¿qué documento emito?
Si trabajas como persona natural, lo habitual es la boleta de honorarios electrónica, sin IVA; si te paga una empresa o un colegio, te retiene el 15,25 % en 2026, y si te pagan apoderados, pagas tú esa tasa como pago provisional en tu F29. Gremio Software te sirve igual si trabajas solo: llevas alumnos, mensualidades y boletas en el mismo lugar. Confirma tu caso con tu contador.
¿Puedo emitir boletas exentas y facturas para el SII?
Sí. Emites boleta exenta electrónica a cada apoderado, factura exenta cuando paga una empresa o un colegio, y boleta o factura afecta cuando vendes material. Guardas el RUT de cada apoderado o empresa, y una propuesta aceptada pasa a documento en un clic.
¿Cómo se protegen los datos de alumnos y apoderados?
Los datos quedan en servidores de la UE, con respaldo diario y conexión cifrada. Cada profesor tiene su usuario con permisos, así que ve sus cursos y no los pagos ni los datos de los apoderados. Si trabajas con menores de edad, cuida especialmente sus datos: la Ley 21.719, vigente desde el 1 de diciembre de 2026, les da una protección reforzada.
Guías para tu academia
Modelos, cálculos y casos con montos en pesos.
Cómo bajar las inasistencias con recordatorios automáticos
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