CRM para academias e institutos: cada consulta de febrero convertida en alumno de marzo, y cada cuota con su e-ticket
Anotás a cada persona que pregunta, la seguís hasta que se inscribe y después manejás grupos, salones, asistencia y cuotas del año lectivo desde un solo lugar. Pensado para institutos de inglés, apoyo para liceo, preparación de exámenes, música, danza y cursos cortos en Montevideo y el interior.
- Consultas de WhatsApp, web y mostrador en un mismo embudo
- Grupos por nivel, salón, docente y lista de asistencia
- Cuotas de marzo a noviembre con e-ticket o e-factura
$U 599 al mes · sin permanencia mínima · todo lo de tu instituto incluido
| Curso | Días y hora | Lugares | Cuota | Total del mes |
|---|---|---|---|---|
| Inglés adultos, nivel B1 | Lun y Mié 19:00 | 11/12 | $2.900 | $31.900 |
| English Kids (8 a 10 años) | Mar y Jue 17:30 | 12/12 | $2.400 | $28.800 |
| Apoyo de Matemática, ciclo básico de liceo | Lun y Mié 18:00 | 7/8 | $2.200 | $15.400 |
| Preparación Cambridge B2 First | Vie 16:00 | 9/10 | $3.400 | $30.600 |
| Guitarra para principiantes | Sáb 10:00 | 5/6 | $2.000 | $10.000 |
| Física y Química para exámenes de liceo | Mar y Jue 19:30 | 14/16 | $2.600 | $36.400 |
| Total del instituto | 58/64 | $153.100 |
Pantalla de muestra con datos inventados, en pesos uruguayos
Qué hace el CRM en tu instituto
Embudo de consultas
El mensaje de WhatsApp, el formulario de la web y la mamá que pasó por el mostrador quedan registrados con su etapa: consulta nueva, prueba de nivel, pensándolo, inscripto. Cada mañana sabés a quién tenés que contestar.
Inscripción por enlace
Mandás un enlace y el alumno, o su familia, completa cédula, contacto y datos para facturar. La ficha queda armada sin pasar a limpio ningún formulario de papel.
Cursos, días y salones
Armás cada curso con su nivel, su horario y su salón, y ves cuántos lugares le quedan antes de confirmarle a una familia.
Docentes
Cada curso tiene su docente asignado. El docente entra con su propio usuario, pasa la lista y carga las notas de su grupo sin ver la caja del instituto.
Lista de asistencia
La lista se pasa desde el celular o la tablet del salón. Si un alumno empieza a faltar seguido, salta antes de que la familia decida darlo de baja.
Cuotas del año lectivo
A comienzo de mes se generan las cuotas de todos los cursos. Efectivo, débito, crédito, transferencia o Abitab y Redpagos: cada pago se marca en la misma lista y lo adeudado queda a la vista.
Avisos a alumnos y familias
Escribís por WhatsApp o correo a un curso o a una sola familia: cambio de salón, feriado, cuota vencida o fecha de examen internacional.
Notas y libretas
Las notas de cada prueba quedan en la ficha del alumno, así la reunión con los padres se hace con datos y no con la memoria del docente.
Lista de espera
Si un curso se completa, los que siguen quedan anotados en orden. Cuando alguien se baja, sabés exactamente a quién llamar primero.
Por qué a un instituto no le alcanza con una lista de alumnos
En Uruguay el año de un instituto se juega entre mediados de febrero y la primera quincena de marzo, cuando arrancan las clases de escuela y liceo. Llegan audios de WhatsApp, mensajes por Instagram, consultas desde la web y padres que preguntan en el mostrador por el First o por el apoyo para el liceo. El que no recibe respuesta en uno o dos días termina anotado en el instituto de la otra cuadra, y como nadie lo registró, ni siquiera sabés cuántos se fueron.
De abril a noviembre el problema es otro: cursos que se llenan y cursos que no llegan al mínimo para abrir, listas en un cuaderno y cuotas atrasadas que alguien revisa recién en vacaciones de julio. Un CRM para academias junta las dos partes del año: convertir consultas en inscripciones y, después, administrar cursos y cobrar a fin de mes.
De la consulta a la inscripción, paso por paso
Cada consulta entra con su origen (WhatsApp, web, recomendación, mostrador) y lo que está buscando. En un instituto de idiomas, el recorrido suele verse así:
- Consulta nueva: escribió o llamó y hay que responderle hoy.
- Prueba de nivel o clase de prueba: ya tiene día y hora agendados.
- Pre-inscripto: completó el formulario del enlace y falta confirmar el curso.
- Inscripto, o en lista de espera si el curso que eligió ya no tiene lugar.
Un caso: entre febrero y marzo te consultan 60 personas. Si cada uno contesta cuando puede, se anotan 18. Con respuesta en el día, recordatorio de la prueba de nivel y un segundo contacto a los que quedaron pensándolo, se anotan 24. Esos 6 alumnos de más, con una cuota de $2.900 de marzo a noviembre (9 meses), son $156.600 que antes se perdían sin que nadie lo notara.
Cursos, salones y asistencia sin planillas paralelas
Cuando el English Kids de los martes llega a sus 12 lugares, la siguiente inscripción pasa sola a la lista de espera. Antes de prometerle un horario a una familia ves qué salón está libre el jueves a las 18:00 y cuántos lugares quedan en Matemática para primero de liceo.
El docente pasa la lista desde la tablet y carga las notas de cada prueba. Si un alumno de apoyo falta tres semanas seguidas antes del período de exámenes de diciembre, te enterás a tiempo para hablar con los padres.
Cuotas mensuales: cobrar el mes sin perseguir a nadie
Con cuotas de marzo a noviembre, armarlas una por una es tiempo perdido. El primer día hábil del mes se generan todas, y a medida que pagan las vas marcando: efectivo en el mostrador, débito, transferencia o redes de cobranza como Abitab y Redpagos. Lo que falta cobrar queda en una sola lista.
Un caso: 140 alumnos con una cuota promedio de $2.650 suman $371.000 por mes. Si el día 15 siguen pendientes 5 cuotas ($13.250), aparecen marcadas y les escribís a esas familias por WhatsApp ese mismo día, sin revisar el estado de cuenta línea por línea.
Si querés cobrar con débito automático en tarjeta o cuenta, eso se acuerda con tu banco o tu procesador de pagos: preguntales qué autorización firma el titular y qué pasa cuando un débito rebota. En el blog tenés más ideas para ordenar la cobranza.
El CRM para academias contra la planilla, el WhatsApp y el cuaderno
| Qué hay que hacer | Planilla, WhatsApp y cuaderno | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Consultas de inscripción | Audios sin escuchar y papelitos al lado del teléfono | Cada consulta con su etapa y la próxima acción |
| Ficha de inscripción | Formulario impreso que después alguien pasa a la compu | Enlace que completa la familia y queda guardado |
| Cursos y salones | Planilla con colores que entiende solo quien la armó | Cursos con horario, salón, docente y lugares libres |
| Lista de asistencia | Hoja suelta en la carpeta de cada docente | Lista en el celular, con las faltas resaltadas |
| Cuotas | Planilla cruzada a mano con el estado de cuenta del banco | Cuotas generadas cada mes, con lo pendiente a la vista |
| Comunicación con familias | Un grupo de WhatsApp donde se mezcla todo | Mensajes por curso o por familia, por WhatsApp o correo |
IVA y exoneraciones en institutos de enseñanza: lo que tenés que confirmar
En Uruguay la enseñanza privada tiene un tratamiento propio: el artículo 69 de la Constitución exonera de impuestos a las instituciones de enseñanza privada, pero para ampararte tenés que estar autorizado por ANEP, reconocido por el MEC o inscripto en el Registro de Instituciones Culturales y de Enseñanza del MEC (Decreto 166/008), y después tramitar la exoneración. Si tu instituto no está en ninguna de esas situaciones, tus cuotas se facturan como cualquier servicio, con IVA a la tasa básica del 22 %. Antes de poner precio al año lectivo, repasá con tu contador:
- Si estás inscripto en el registro del MEC: la inscripción se renueva cada dos años y no equivale a una habilitación; si se te vence, la exoneración puede caer.
- Idiomas, apoyo para liceo y preparación de exámenes: el decreto habla de enseñanza sistemática que da acceso a títulos, diplomas o certificados. Un curso suelto sin esa estructura puede no calificar.
- Música, danza y talleres: pueden encuadrar como institución cultural o no; depende de cómo esté organizado el instituto. No lo supongas.
- Libros, cuadernillos y matrícula de exámenes internacionales: se miran aparte de la cuota. Un libro y una inscripción a un examen que pagás a terceros no siguen necesariamente la regla de las clases.
Si sos docente y das clases particulares por tu cuenta, tu caso es otro: según tus ingresos y cómo trabajes podés estar en monotributo (que documenta en papel y no emite CFE), en literal E o en el régimen general con IVA. Consultalo con tu contador o en el BPS.
Esto es una guía general, no un asesoramiento: cada instituto es distinto y las normas cambian. Con Gremio Software, cada cuota sale preparada como e-ticket para la familia o como e-factura cuando paga una empresa con RUT (por ejemplo, un curso de inglés para su personal), con los datos de facturación guardados en la ficha. Más guías en el blog. Revisá tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te sirve si:
- Tenés un instituto de inglés o portugués, un centro de apoyo para liceo y UTU, una escuela de música o una academia de danza con varios cursos y docentes.
- Querés saber cuántas consultas de febrero terminan en inscripción y en qué etapa se te caen las demás.
- Cobrás cuotas de marzo a noviembre y estás cansado de conciliar el banco y Abitab con una planilla.
No te sirve si:
- Lo tuyo es la capacitación laboral para empresas financiada por programas públicos, con rendiciones y formularios propios de cada programa.
- Buscás un campus virtual con videos y evaluaciones en línea: este sistema administra el instituto, no dicta las clases.
Para leer después y oficios parecidos
La clase a la que el alumno falta por olvido funciona igual que un turno perdido: un aviso a tiempo evita buena parte de las ausencias. Si vendés paquetes de clases sueltas, muy común en música y danza, en el blog te contamos cómo ponerles precio y llevar el saldo de cada alumno.
Si das clases grupales con cupo en un gimnasio o al aire libre, mirá el software para entrenadores personales; si tu instituto tiene un espacio de orientación psicológica, el software para psicólogos.
Cómo arrancás
Agendá la demo
Pedí la demo sin costo y te mostramos el sistema con un instituto parecido al tuyo: consultas de la temporada de inscripción, cursos, lista de asistencia y las cuotas del mes.
Pasá tus alumnos y armá los cursos
Importás alumnos y familias desde una planilla Excel o un CSV, y creás cada curso con su horario, su salón y su docente.
Generá las cuotas de marzo
Definís la cuota de cada curso, generás las del primer mes y empezás a cargar cada consulta nueva en el embudo.
Un solo plan para todo el instituto
Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Ninguna función se cobra por separado.
Qué trae
- Todo lo del CRM para institutos y academias
- Presupuestos y facturas con el logo de tu instituto
- Cuotas preparadas como e-ticket o e-factura (CFE de la DGI)
- Avisos automáticos por WhatsApp y correo
- Seguimiento de cuotas pagas y adeudadas
- Usuario propio para cada docente, con permisos
- Desde la compu, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Datos alojados en la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes de institutos en Uruguay
¿Cuánto sale el CRM para academias?
$U 599 al mes, en un único plan con todo lo que usa un instituto: embudo de consultas, inscripción por enlace, cursos, lista de asistencia, cuotas, avisos a familias, notas y lista de espera. No hay permanencia mínima. Lo mejor para decidir es pedir una demo gratis.
¿En qué se diferencia un CRM de un sistema de gestión escolar?
Un sistema de gestión arranca cuando el alumno ya está inscripto. El CRM arranca antes, con el primer mensaje o la prueba de nivel, y te ayuda a que esa consulta termine en inscripción. Gremio Software para academias hace las dos cosas, así que la consulta pasa a ser alumno sin volver a cargar sus datos.
¿Puedo llevar la cuota de cada alumno mes a mes?
Sí. Cada mes se generan las cuotas y marcás los pagos en efectivo, débito, transferencia o por redes de cobranza; las impagas quedan señaladas y les avisás a las familias por WhatsApp o correo. El débito automático lo coordinás con tu banco o procesador de pagos.
¿Las cuotas de un instituto llevan IVA del 22 %?
Si el instituto no está amparado en la exoneración de la enseñanza privada (artículo 69 de la Constitución, con autorización de ANEP, reconocimiento del MEC o inscripción en su registro), las cuotas llevan IVA a tasa básica, hoy del 22 %. Si está amparado, depende de cómo se tramitó la exoneración. Confirmalo con tu contador antes de fijar el precio del año.
Doy clases particulares por mi cuenta, ¿tengo que emitir e-ticket?
Depende de tu régimen. Si sos contribuyente de IVA (régimen general o literal E), desde 2025 tenés que emitir comprobantes fiscales electrónicos. Si estás en monotributo, no sos contribuyente de IVA y podés seguir documentando en papel. Tu contador te dice qué te corresponde; Gremio Software te sirve igual para llevar alumnos y cuotas.
¿Las cuotas salen como CFE válidos ante la DGI?
La facturación de Gremio Software está preparada para CFE: e-ticket cuando paga una familia y e-factura con RUT cuando paga una empresa, con los datos guardados en la ficha. Una vez emitido, el comprobante lleva el número autorizado por la DGI y su código QR de verificación.
¿Cómo se cuidan los datos de alumnos menores?
Los datos se guardan en servidores de la UE, con respaldo diario y conexión cifrada, en línea con la Ley 18.331 de protección de datos personales. Cada docente tiene usuario y permisos propios: ve su curso y su lista, pero no los pagos ni los datos de facturación de las familias.
Guías que te pueden servir
Modelos, cuentas y casos con números.
Cómo bajar las faltas con avisos automáticos
Sacá la cuenta de lo que te cuestan las faltas y armá recordatorios por WhatsApp y correo que la gente sí lea. Con ejemplos de consultorios, fisioterapia y peluquería.
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¿Lo probamos con tu instituto?
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