Software para hoteles pequeños en Colombia: reservas, tarifas y registro de huéspedes para TRA y SIRE sin un PMS de cadena
Calendario por habitación, tarifas por temporada y por canal, motor de reservas en tu web y datos del huésped capturados una sola vez en el check-in. Para hoteles boutique, hostales, posadas, glampings, fincas y apartamentos turísticos con RNT y pocas habitaciones, de Villa de Leyva a Santa Marta.
- Todas tus habitaciones y fechas en un calendario
- Disponibilidad sincronizada entre tu web, Booking y Airbnb
- Datos del huésped listos para la TRA y el reporte a Migración
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa tu alojamiento
| Huésped | Habitación | Canal | Noches | Valor |
|---|---|---|---|---|
| Valentina Ríos | Doble 3 | Web propia | 2 | $560.000 |
| Thomas Becker | Doble 5 | Booking.com | 3 | $840.000 |
| Ana y Jorge | Suite 1 | 2 | $900.000 | |
| Marco Rossi | Sencilla 2 | Booking.com | 1 | $210.000 |
| Familia Ortega | Triple 4 | Web propia | 3 | $1.080.000 |
| Luz Dary Torres | Doble 6 | Airbnb | 2 | $580.000 |
| Total | 13 | $4.170.000 |
Pantalla de muestra con huéspedes y cifras inventados
Lo que hace el software en tu hotel
Calendario de reservas por habitación
Todas las habitaciones y fechas en una pantalla: llegadas, salidas y noches libres de la semana de un solo vistazo.
Tarifas por temporada y por canal
Precio de temporada alta (diciembre, Semana Santa, mitad de año), de puentes festivos y de temporada baja, y una tarifa distinta para tu web y para cada portal, todo desde el mismo lugar.
Motor de reservas en tu web
El huésped reserva en tu página con tus precios y tu disponibilidad real, sin pasar por un portal ni pagar comisión.
Channel manager
La disponibilidad se sincroniza con los portales donde vendes. Si se reserva una habitación en uno, se cierra en los demás.
Check-in en línea
El huésped diligencia sus datos antes de llegar. En recepción verificas su cédula o su pasaporte y le entregas la llave.
Registro de huéspedes
Los datos del check-in quedan en el registro de la reserva, a la mano para la Tarjeta de Registro de Alojamiento y el reporte de extranjeros, sin digitarlos dos veces.
Estado de aseo
Cada habitación aparece como sucia, en aseo o lista. Recepción sabe cuál puede darle al huésped que llega antes de la hora de entrada.
Ocupación, ADR y RevPAR
Informes de ocupación, tarifa promedio por habitación vendida (ADR) e ingreso por habitación disponible (RevPAR) sin calculadora.
Factura al huésped
Factura al huésped o a su empresa en el check-out, con tu logo y lista para la validación previa de la DIAN, con IVA o exenta según el huésped.
El problema de un hotel pequeño: todo pasa por las mismas manos
En un hotel de 12 habitaciones, la misma persona contesta el WhatsApp, cambia precios en Booking, hace el check-in, sube la TRA, reporta al extranjero en el SIRE y pregunta si la 4 ya quedó lista. Los sistemas pensados para cadenas traen módulos que nunca vas a usar y una configuración que exige a alguien dedicado solo a eso. Y con un cuaderno y tres pestañas abiertas, el puente festivo en que más reservas entran es justo cuando aparece la sobreventa.
Lo que necesitas es más simple: ver todas las habitaciones de un vistazo, que la disponibilidad sea la misma en tu web y en los portales, pedir los datos del huésped una sola vez y saber a fin de mes cuánto te dejó cada habitación. Eso hace un software para hoteles pequeños bien pensado.
Un puente festivo con el programa: caso con números
Caso: posada de 8 habitaciones en Villa de Leyva. El viernes del puente tienes 6 ocupadas. A las 11:40 p. m. entra por un portal una reserva de dos noches para la habitación 5. El channel manager la cierra en tu web y en los demás canales, y la reserva aparece en el calendario con su canal, sus noches y su valor: 2 noches a $290.000, $580.000.
El sábado temprano, los huéspedes que llegan ese día ya hicieron el check-in en línea: sus datos están en la reserva sin que copies nada de una cédula, listos para la TRA y, si alguno es extranjero, para el reporte a Migración Colombia. La persona de aseo marca la 2 y la 6 como listas desde el celular, y en recepción sabes qué habitación darle a la pareja que llega al mediodía.
A fin de mes revisas las cifras. Si vendiste 186 noches de 248 disponibles (8 habitaciones por 31 días) con $53.940.000 de ingresos por alojamiento, tu ocupación es del 75 %, tu ADR de $290.000 y tu RevPAR de $217.500.
El software frente a Excel, WhatsApp y portales por separado
| Tarea | Excel, WhatsApp y portales por separado | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Ver disponibilidad | Cuaderno o Excel que alguien no actualizó | Calendario por habitación con llegadas, salidas y noches libres |
| Cambiar tarifas | Entras a cada portal y cambias una por una | Tarifas por temporada y por canal desde un solo lugar |
| Evitar la sobreventa | Cerrar fechas portal por portal, a mano | Channel manager que sincroniza la disponibilidad |
| Reservas directas | WhatsApp, llamadas y correo | Motor de reservas en tu web |
| Datos del huésped | Foto de la cédula y digitar todo para la TRA | Check-in en línea y datos listos para TRA y SIRE |
| Aseo | Preguntarle por WhatsApp a la camarera | Estado de cada habitación: sucia, en aseo o lista |
| Cifras del mes | Calculadora y extractos | Informe de ocupación, ADR y RevPAR |
Reservas directas sin pelearte con la tecnología
Cada reserva que entra por tu web en vez de por un portal es una comisión que te ahorras. Caso: con una comisión del 15 %, pasar al mes 10 reservas de $600.000 del portal a tu web te deja $900.000 más en caja. Los portales te dan vitrina; la idea es que quien ya te conoce reserve directo. Más ideas en nuestro blog.
Aquí tienes las tres piezas en un mismo sistema: el PMS (calendario y recepción), el channel manager y el motor de reservas.
RNT, TRA, SIRE e IVA: lo que pide un alojamiento en Colombia
Un alojamiento turístico en Colombia tiene obligaciones que un sistema hecho para otro país no contempla. Esto es lo que conviene tener claro:
- RNT: para operar necesitas estar inscrito en el Registro Nacional de Turismo y renovarlo cada año; sin RNT vigente tampoco puedes aplicar la exención de IVA a extranjeros.
- Menores de edad: por las normas de prevención de la explotación sexual de niños, niñas y adolescentes en el turismo (Ley 679 de 2001 y Ley 1336 de 2009), verifica con qué adulto llega cada menor y su parentesco o autorización.
- TRA y SIRE: cada huésped se registra en la Tarjeta de Registro de Alojamiento del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y los extranjeros además se reportan a Migración Colombia por el SIRE al entrar y al salir. Los plazos los fijan esas entidades.
- Datos personales: la cédula, el pasaporte y los datos de contacto del huésped están protegidos por la Ley 1581 de 2012; pide solo lo necesario y deja claro para qué lo usas.
- FONTUR e IVA: el alojamiento lleva IVA del 19 %, pero los servicios hoteleros a extranjeros no residentes pueden ir exentos si estás en el RNT y guardas copia de su pasaporte; y pagas cada trimestre la contribución parafiscal para la promoción del turismo, del 2,5 por mil de tus ingresos operacionales, que no se le traslada al huésped.
Con Gremio Software los datos del check-in quedan en cada reserva, listos para que los subas a la TRA y al SIRE sin digitarlos otra vez. Más guías en nuestro blog.
En la factura, cada concepto va con su tratamiento: alojamiento con IVA del 19 % para el huésped colombiano o extranjero residente, alojamiento exento para el turista extranjero no residente que cumple los requisitos, y el restaurante o el minibar con su propio impuesto. Si quien paga es una empresa agente de retención, puede practicarte la retención del 3,5 % que aplica a hoteles y restaurantes. Confirma tus tarifas con tu contador antes de configurarlas.
Esto es una guía general, no asesoría legal ni tributaria: las reglas de turismo cambian y algunos municipios tienen requisitos propios. Tus facturas salen listas para la validación previa de la DIAN, con la cédula, el NIT o el pasaporte de quien paga. Más guías en nuestro blog. Revisa tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te sirve si:
- Tienes un hotel boutique, hostal o posada de pocas habitaciones y la recepción la llevas tú o un equipo pequeño.
- Manejas cabañas, glampings, fincas o apartamentos turísticos con RNT y vendes en tu web y en uno o varios portales.
- Quieres tener los datos de tus huéspedes listos para la TRA y el SIRE sin digitarlos a mano.
No te sirve si:
- Tienes restaurante, spa y salones de eventos y necesitas banquetes, punto de venta de restaurante y muchas integraciones: ahí sí te hace falta un PMS grande.
- Administras cientos de apartamentos de distintos propietarios y debes liquidarle a cada uno.
Oficios cercanos
Si tienes tu propio equipo de aseo o una empresa que limpia apartamentos de terceros, el software para empresas de limpieza lleva contratos mensuales, turnos de operarias y reportes con fotos. Y si tu hotel tiene spa o zona de bienestar, el software para centros de estética lleva agenda por cabina y paquetes de sesiones.
Cómo arrancas
Agenda la demo
Pide la demo gratuita y te mostramos el sistema con un alojamiento como el tuyo: calendario, tarifas de temporada, una reserva de portal y los datos de un huésped extranjero.
Crea habitaciones y tarifas
Configuras tus habitaciones, temporadas, puentes y precios por canal. Si tienes tu lista de clientes en Excel o CSV, la importas.
Conecta tu web y tus portales
Activas el motor de reservas en tu página, sincronizas la disponibilidad con tus portales y dejas listo el check-in en línea.
Una sola tarifa para tu alojamiento
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. No hay módulos por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para hoteles pequeños
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Facturas listas para la DIAN, con IVA o exentas según el huésped
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Anticipos, saldos y pagos pendientes
- Usuarios para recepción y aseo, con permisos
- Computador, tablet o celular, sin instalar nada
- Información en la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de alojamientos en Colombia
¿Cuánto vale el software para hoteles pequeños?
COP 39.900 al mes, con un solo plan que trae todo lo que usa un alojamiento: calendario, tarifas, motor de reservas, channel manager, check-in en línea, registro de huéspedes, aseo, facturación e informes. Sin cláusula de permanencia. Para verlo con tus habitaciones, agenda una demo gratuita.
¿En qué se diferencia de un PMS de cadena?
Un PMS grande está hecho para hoteles con muchas áreas, restaurante, eventos e integraciones, y casi siempre exige a alguien que lo configure y lo mantenga. Aquí tienes lo que usa todos los días un alojamiento pequeño: calendario, tarifas, channel manager, motor de reservas, check-in en línea, registro de huéspedes, aseo y facturación, por una tarifa fija.
¿Me sirve para la TRA y el reporte de extranjeros?
Sí: los datos que el huésped diligencia en el check-in quedan en su reserva, con lo que piden la Tarjeta de Registro de Alojamiento y el SIRE de Migración Colombia, para que los reportes sin volver a digitar. Los plazos y el formato de cada reporte los fijan MinCIT y Migración; revísalos con tu contador o tu gremio hotelero.
¿Sirve para fincas, glampings y apartamentos turísticos?
Sí. Está pensado para alojamientos con pocas habitaciones o unidades: hoteles, hostales, posadas, fincas, glampings y apartamentos turísticos. Si arriendas la finca o el apartamento completo, cada unidad funciona como una habitación del calendario. Recuerda que la vivienda turística también necesita RNT.
¿Qué son el ADR y el RevPAR?
El ADR es la tarifa promedio por habitación vendida: ingresos por alojamiento divididos entre noches vendidas. El RevPAR es el ingreso por habitación disponible: ingresos divididos entre noches disponibles, o sea, ADR por ocupación. Caso: con un ADR de $312.000 y una ocupación del 78 %, el RevPAR es de $243.360.
¿Le cobro IVA a un turista extranjero?
Si es extranjero no residente, el alojamiento puede ir exento de IVA (artículo 481 del Estatuto Tributario), siempre que tu hotel esté inscrito en el RNT y guardes copia de su pasaporte y la relación de lo facturado; a colombianos y extranjeros residentes les cobras el 19 %. En el check-out la factura sale lista para la validación previa de la DIAN con el tratamiento de cada huésped. Revisa tu caso con tu contador.
¿Dónde quedan los datos de mis huéspedes?
En servidores de la UE, con copia diaria y conexión cifrada. Cada persona del equipo entra con su usuario y sus permisos, así que la camarera puede ver el estado de las habitaciones sin ver cédulas ni pasaportes.
Guías que te pueden servir
Formatos, cálculos y casos en pesos.
PMS, channel manager y motor de reservas: en qué se diferencian
Qué hace cada pieza, cómo se pasan las reservas entre ellas y qué necesita de verdad un hostal, una finca o un hotel pequeño para no vender dos veces la misma habitación.
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Cómo sacar tu comisión real y un plan con números para pasar reservas de los portales a tu página.
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Qué datos pedir en el check-in, cuánto tiempo guardarlos y qué preguntarle a tu contador sobre TRA, SIRE y la exención de IVA a extranjeros.
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¿Lo probamos con tu alojamiento?
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