Software para constructoras en Colombia: todas tus obras, su utilidad real, las actas por cobrar y el flujo de caja en un tablero
Para gerentes de constructoras pequeñas y medianas que tienen varias obras abiertas entre Bogotá y la Sabana, o entre Medellín y el Valle de Aburrá, y necesitan saber cuál deja plata, cuál se está comiendo el AIU y si la caja aguanta hasta la próxima acta, sin esperar al cierre contable.
- Utilidad prevista contra real de cada obra, al día
- Actas facturadas, retenciones, cobros y compras cargados a su obra
- Flujo de caja proyectado y permisos para gerencia, residentes y contabilidad
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa tu constructora
| Obra | Residente | Valor contrato | Utilidad prev. | Utilidad real |
|---|---|---|---|---|
| Bodega en parque industrial, Funza | Ricardo | $1.240.000.000 | 12,0 % | 11,4 % |
| Edificio de 8 apartamentos, Chía | Ricardo | $2.980.000.000 | 10,5 % | 7,2 % |
| Reforzamiento y fachada, Teusaquillo | Valentina | $415.000.000 | 16,0 % | 17,1 % |
| Adecuación de colegio (contrato con el municipio) | Valentina | $690.000.000 | 9,0 % | 8,6 % |
| Casa campestre, La Calera | Ricardo | $930.000.000 | 14,0 % | 6,3 % |
| Local para droguería, Suba | Valentina | $195.000.000 | 18,0 % | 19,2 % |
| 6 obras | $6.450.000.000 | 11,7 % | 9,0 % |
Pantalla de muestra con cifras inventadas en pesos colombianos
Lo que hace el software por tu constructora: mirar la empresa, no solo la obra
Tablero con todas las obras
Avance, actas facturadas, recaudo y utilidad de cada obra en una sola vista. Las ordenas de peor a mejor y arrancas por la que más preocupa.
Utilidad prevista contra real
Cada obra compara la utilidad con la que se contrató contra la que lleva con los costos ya cargados, sin esperar a la liquidación del contrato.
Actas, facturas y recaudo por obra
Actas de obra facturadas, retenciones practicadas, retención en garantía y saldos por cobrar, obra por obra. Sabes a quién llamar y por cuánto.
Flujo de caja proyectado
Junta lo que te van a pagar con lo que tienes que pagar y te marca los meses en que la caja se va a apretar.
Compras cargadas a cada obra
Cada factura del depósito, del proveedor de concreto o del subcontratista, y cada documento soporte de quien no factura, se asigna a su obra al registrarlo. Se acabó el costo sin dueño.
Cuadrillas y partes diarios por obra
Quién trabajó en qué obra y cuántas horas, según los partes diarios. El costo de la mano de obra cae en el proyecto que le corresponde.
Permisos: gerencia, residente y contabilidad
Cada quien ve lo que le toca. El residente, sus obras y sus partes; contabilidad, facturas, retenciones y recaudo; gerencia, todo.
Informes de rentabilidad
Utilidad por obra, por cliente o por periodo, exportable a Excel para tu contador, el banco o la fiduciaria.
Con seis obras abiertas, lo difícil ya no es la obra: es la empresa
Cuando una constructora crece, cada residente arma su propio Excel, contabilidad lleva las facturas en otro y el contador te entrega los estados financieros en marzo, cuando el año ya pasó. Obra por obra todo parece ir bien; sumadas, no siempre.
Las señales se repiten: facturas del depósito que terminan en «gastos generales» porque nadie sabe de qué obra son, actas que el cliente paga a 60 o 90 días mientras la nómina y la seguridad social de los obreros salen cada quincena, y una obra contratada con buen AIU que, sin que nadie lo diga, está trabajando casi al costo. Un software para constructoras te deja ver eso a tiempo: todas las obras en un tablero, con su utilidad, sus actas, su recaudo y su peso en la caja.
Caso: un mes en una constructora con seis obras
Caso: constructora con seis obras en ejecución y $6.450 millones contratados. Dos residentes, Ricardo y Valentina, con tres obras cada uno. Una persona en contabilidad que registra facturas, retenciones y pagos. Y tú en la gerencia.
La casa campestre que iba a dejar el 14 % y va en el 6,3 %
La casa de La Calera se contrató por $930.000.000 con una utilidad prevista del 14 %, unos $130.200.000. Lleva el 55 % de avance: $511.500.000 en actas. Pero los costos cargados (partes de la cuadrilla, compras y subcontratos) ya suman $479.275.500. Utilidad real: 6,3 %.
Lo ves en octubre en el tablero, no en la liquidación. Abres la obra y salen dos causas: el subcontratista de estructura facturó un reajuste del acero que no se le pasó al cliente, y la cuadrilla lleva 310 horas más de las previstas en la cimentación porque apareció agua en la excavación. Si nada cambia, la obra dejará unos $58.590.000 en lugar de $130.200.000. Todavía alcanzas a revisar con el cliente qué dice el contrato sobre reajustes y obras adicionales y a reorganizar lo que falta.
El hueco de noviembre
El flujo proyectado cruza lo que esperas recaudar con lo que debes pagar. Para noviembre salen $412.000.000 de recaudo esperado contra $486.000.000 de pagos a proveedores, subcontratistas y nómina: un faltante de $74.000.000. El mismo tablero te muestra la razón: el acta n.º 4 del edificio de Chía, por $118.000.000, se facturó hace tres semanas y sigue sin pago. Llamar hoy, y no a mitad de noviembre, cambia el mes.
Mientras tanto, Ricardo ve solo sus tres obras y los partes de su gente; Valentina, las suyas; contabilidad carga cada factura y cada documento soporte a su obra; y tú ves el conjunto. Cada uno hace lo suyo y las cifras se cruzan solas.
Hojas de cálculo frente a un software para constructoras
| Lo que necesitas saber | Un Excel por obra y el contador | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Utilidad de cada obra | En la liquidación, si alguien la calcula | Prevista contra real, al día con cada factura y cada parte diario |
| Facturas de proveedores y documentos soporte | Muchos terminan en «gastos generales» | Cargados a su obra al registrarlos |
| Actas por cobrar | Repartidas entre el extracto del banco y el correo | Por obra y por cliente, con las vencidas resaltadas |
| Caja de los próximos meses | Una cuenta de cabeza el día 25 | Recaudos y pagos proyectados con el saldo de cada mes |
| Quién ve qué | Todos ven todo, o nadie ve nada | Permisos para gerencia, residentes y contabilidad |
| Utilidad por obra o por cliente | Un informe armado a mano cada vez que lo pide el banco | Informe de rentabilidad exportable a Excel |
Cuidado al cargar los subcontratos. Si el IVA que te facturan lo puedes descontar, el costo de la obra es la base sin IVA; si no lo puedes descontar, súmalo al costo. Y en Colombia las retenciones cambian según el contrato y el cliente: retención en la fuente del 2 % en contratos de construcción, reteIVA y reteICA si el contratante es agente retenedor, y en obra pública la contribución especial del 5 % (Ley 1106 de 2006) y las estampillas que te descuentan en cada pago. Revisa tu caso con tu contador.
Cada acta que facturas desde el programa sale como factura electrónica de venta lista para la validación previa de la DIAN, con el AIU discriminado y el IVA del 19 % sobre la utilidad. Tienes más guías para constructoras en nuestro blog.
Calcula bien el precio desde el costo
Mucha utilidad se pierde desde la propuesta: se le suma un porcentaje al costo creyendo que es la utilidad sobre el precio, y no lo es. Un recargo del 15 % sobre el costo deja apenas un 13 % sobre el precio: utilidad = recargo ÷ (1 + recargo).
Si quieres el cálculo completo, con administración, imprevistos y utilidad separados como en un AIU, tienes guías con fórmulas en nuestro blog.
Para quién es este software para constructoras (y para quién no)
- Constructoras y contratistas pequeños y medianos con varias obras en paralelo y al menos una persona en oficina.
- Empresas de remodelación que crecieron y ya tienen residentes que no son el dueño.
- Gerentes que quieren saber qué obra deja plata sin esperar a que se lo diga el contador.
No es para ti si llevas una o dos obras y lo que necesitas es controlarlas por dentro, ítem por ítem y acta por acta: para eso está el software de gestión de obras. Si te cuesta más armar la propuesta, arranca por el software para presupuestos de obra. Y si tu empresa ya usa un ERP con contabilidad de costos y varias áreas, este programa te va a quedar pequeño.
Cómo arrancas
Agenda la demo gratuita
Cuéntanos cuántas obras tienes en ejecución, cuántas personas hay en la oficina y cómo cierras hoy cada mes. Te mostramos el tablero con un caso parecido al tuyo.
Sube las obras en ejecución
Creas las obras abiertas con su contrato, su AIU y su utilidad prevista, e importas tus clientes desde Excel o CSV.
Asigna los permisos
Creas los usuarios de gerencia, residentes y contabilidad. Desde ese mes, cada factura y cada parte diario cae en su obra y el tablero se llena solo.
Una sola tarifa para tu constructora
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. No hay módulos por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para constructoras
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Facturas de actas listas para la validación previa de la DIAN, con CUFE
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Cartera de actas: facturado, retenido y recaudado
- Usuarios para residentes y contabilidad, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de constructoras en Colombia
¿Puedo ver la utilidad de cada obra sin esperar a la liquidación?
Sí. El tablero compara la utilidad prevista de cada obra con la real, calculada con el avance de las actas y los costos cargados a la fecha (mano de obra, compras y subcontratos). Si una obra se desvía, lo ves cuando todavía puedes hacer algo.
¿Cómo se cargan las facturas de proveedores a cada obra?
Al registrar la factura del proveedor o del subcontratista, o el documento soporte de un maestro que no factura, escoges la obra. Desde ahí suma al costo real de esa obra y aparece en sus pagos pendientes.
¿Qué ve un residente y qué ve la gerencia?
Depende del permiso. El residente trabaja con sus obras y los partes de su gente; contabilidad, con facturas, retenciones, recaudo y pagos; la gerencia ve el tablero completo con utilidades y caja. Los permisos se ajustan por usuario.
¿Cómo funciona el flujo de caja proyectado?
Junta lo que tienes por recaudar (actas facturadas, descontando las retenciones que te van a practicar) y lo que tienes por pagar (proveedores, subcontratistas, nómina) con sus fechas, y te muestra el saldo esperado mes a mes. Así ves con semanas de anticipación el mes en que la caja se aprieta.
¿Cuánto vale el software para constructoras?
COP 39.900 al mes, un solo plan con todo incluido y sin cláusula de permanencia. Para arrancar, agenda una demo gratuita.
¿Las actas salen como factura electrónica con el AIU?
Sí. Cada acta sale como factura electrónica de venta lista para la validación previa de la DIAN, con el NIT del contratante, el AIU discriminado y el IVA del 19 % calculado sobre la utilidad, como suele liquidarse en los contratos de construcción. Si el contrato es por administración delegada, con una entidad pública o tiene otro tratamiento, confírmalo con tu contador.
Guías que te pueden servir
Formatos, cálculos y casos en pesos.
Otros oficios que te pueden interesar
¿Lo probamos con tus obras?
En la demo armamos el tablero con obras parecidas a las tuyas y resolvemos tus preguntas. Sin compromiso.