Software para fisioterapeutas en México: expediente clínico, paquetes de sesiones y CFDI a pacientes y aseguradoras
Para licenciados en fisioterapia con cédula que atienden en su consultorio, a domicilio o en una clínica de rehabilitación con varios cubículos, y que necesitan el expediente, los consentimientos, los paquetes y la facturación a particulares y a aseguradoras de gastos médicos en el mismo sistema, con los datos de salud bien cuidados.
- Expediente con valoración, nota por sesión y mapa corporal
- Paquetes que se descuentan al cerrar cada sesión
- CFDI a pacientes y a aseguradoras con convenio, preparados para el timbrado
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · nada se cobra por separado
| Paciente | Paquete o pase | Dadas | Restan | Pago |
|---|---|---|---|---|
| Arturo M. | 10 sesiones · $4,872 | 8 | 2 | Liquidado |
| Rocío L. | 5 sesiones · $2,610 | 5 | 0 | Liquidado |
| Ernesto P. | Pago directo · 12 autorizadas | 7 | 5 | CFDI al cierre del mes |
| Karla G. | 5 sesiones · $2,610 | 2 | 3 | Liquidado |
| Saúl R. | 10 sesiones · $4,872 | 3 | 7 | Debe $2,436 |
| Mariana V. | Pago directo · 8 autorizadas | 6 | 2 | CFDI al cierre del mes |
| Suma | 6 | 31 | 19 |
Vista de ejemplo; precios en pesos con IVA incluido
Lo que resuelve en tu clínica de rehabilitación
Expediente clínico ordenado
Interrogatorio, exploración física, diagnóstico funcional, plan terapéutico y nota de evolución de cada sesión, cada uno en su apartado como lo pide la NOM-004.
Mapa del cuerpo
Señalas la zona de dolor o la lesión sobre una silueta en lugar de describirla, y comparas cómo cambia sesión tras sesión.
Consentimiento con firma en pantalla
El paciente firma en la tablet o en su celular y el documento queda fechado dentro de su expediente.
Paquetes que se descuentan solos
Al cerrar la sesión se resta una del paquete. Sabes cuántas le quedan a cada quien sin revisar tarjetas de cartón.
Agenda por terapeuta y por cubículo
En una sola vista ves qué terapeuta está libre y qué cubículo o camilla está ocupado, para no empalmar dos pacientes en el mismo equipo de electroterapia.
Facturación a particulares y aseguradoras
Al particular le cobras al terminar o con su paquete; a cada aseguradora con la que tienes convenio le facturas al cierre del mes las sesiones de sus asegurados.
Rutina para casa
Le mandas al paciente sus ejercicios entre sesiones directo a su celular, en lugar de dibujar monitos en una hoja.
Cada terapeuta ve lo suyo
Cada fisioterapeuta abre solo los expedientes de sus pacientes; la recepción maneja agenda y cobros sin ver notas clínicas.
Avisos de cita
Un día antes, el paciente recibe un mensaje por WhatsApp o correo para confirmar, y el cubículo no se queda vacío.
Lo que no debería vivir en un Excel de tu clínica
Una agenda de fisioterapia se ve fácil: sesiones de 45 minutos, dos o tres cubículos, pacientes de lesión deportiva que vienen dos veces por semana y adultos mayores que vienen a diario. Lo pesado está detrás: el expediente de cada uno, el consentimiento antes de una punción seca, los paquetes de diez sesiones a medias y las sesiones de pago directo que hay que facturar a cada aseguradora al final del mes. Con libreta, Excel y WhatsApp sale, pero todo queda regado y los datos de salud de tus pacientes andan entre carpetas, la laptop y tu celular.
Un software para fisioterapeutas lo reúne en el expediente de cada paciente: valoración, sesiones, paquetes, consentimientos y CFDI.
El expediente de fisioterapia y la NOM-004
La NOM-004-SSA3-2012 aplica a todo el personal de salud que atiende pacientes, y la terapia física es una de las profesiones que la Ley General de Salud pide ejercer con título y cédula. Un expediente bien hecho lleva ficha de identificación, interrogatorio y antecedentes, exploración, diagnóstico, plan y una nota de evolución por sesión con nombre y firma de quien atendió. En el programa cada parte tiene su lugar y el mapa corporal te ahorra describir la zona a mano.
La misma norma pide conservar el expediente al menos 5 años desde la última atención, y si trabajas por tu cuenta, ese resguardo es tuyo. En nuestro blog hay más guías prácticas para llevar tu consultorio.
El expediente contiene datos de salud, que la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares de 2025 trata como sensibles: necesitas aviso de privacidad y consentimiento expreso y por escrito. El programa guarda la información en servidores de la UE, con conexión cifrada, respaldo diario, acceso por terapeuta y contrato de encargado, pero el responsable sigues siendo tú. Si además buscas un expediente electrónico certificado conforme a la NOM-024, revísalo con tu asesor.
Consentimiento informado antes de técnicas invasivas
La NOM-004 contempla la carta de consentimiento bajo información para procedimientos que implican riesgo, y la punción seca o la electrólisis percutánea entran en esa lógica. En el programa el paciente la firma en la tablet antes de empezar y queda guardada con la fecha; el formato concreto que uses revísalo con tu colegio o asociación.
Un mes de paquetes y pago directo, con números
Ejemplo con precios que ya incluyen IVA: la sesión suelta cuesta $580, el paquete de 5 sale en $2,610 ($522 por sesión) y el de 10 en $4,872 ($487.20). Arturo, que viene de un esguince de tobillo jugando fut, compra el de 10. Cada vez que cierras su cita se descuenta una y, cuando le quedan dos, te aparece en su expediente para ofrecerle otro paquete o darlo de alta.
Ernesto llega con pase de pago directo de su seguro de gastos médicos mayores: 12 sesiones autorizadas a $380 más IVA. En recepción no se le cobra nada y al cierre del mes facturas a la aseguradora sus 7 sesiones, $2,660 más $425.60 de IVA. Si eres persona física en RESICO, la aseguradora te retiene dos terceras partes del IVA ($283.73) y 1.25 % de ISR ($33.25), y te deposita $2,768.62. El programa arma ese CFDI con las sesiones del mes de todos sus asegurados.
Al terminar la sesión le mandas su rutina para casa y el recordatorio de la próxima cita sale solo. Cada ausencia es un cubículo vacío: con 55 sesiones a la semana a $580, tres faltas son $1,740 a la semana. En nuestro blog tienes ideas para bajarlas y para armar paquetes.
¿La fisioterapia lleva IVA en México?
Por regla general sí, 16 %. La exención del artículo 15, fracción XIV, de la Ley del IVA es para servicios que requieren título de médico, y la licenciatura en fisioterapia no entra; si el tratamiento lo da un médico especialista en rehabilitación, puede ir exento. Si tu paciente pide reembolso a su aseguradora, necesita un CFDI a su nombre con su RFC; si te paga la aseguradora por convenio, el CFDI va a ella y aplican las retenciones de una persona moral. En Gremio Software cada servicio guarda su IVA y cada factura sale desglosada.
Los CFDI salen preparados para el timbrado con el RFC, el nombre, el código postal y el régimen de cada paciente o aseguradora guardados en su ficha; para facturar no hace falta pedir la constancia de situación fiscal. Lo que nadie pide facturar entra en tu factura global a público en general. Revisa tu caso con tu contador.
Libreta y Excel contra el programa
| Lo que haces | Libreta, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Expediente | Hojas sueltas o un Word por paciente | Interrogatorio, exploración, diagnóstico, plan y nota por sesión |
| Cartas de consentimiento | Formatos impresos firmados en un folder | Firma en pantalla, guardada en el expediente |
| Paquetes | Tarjetita o Excel; nadie sabe cuántas van | Se resta una sesión al cerrar la cita |
| Pago directo de aseguradoras | Revisar la agenda con marcatextos a fin de mes | Sesiones de cada aseguradora juntas para su CFDI |
| Rutina para casa | Una hoja con monitos dibujados | Enviada al celular del paciente |
| Quién ve qué | Quien abra el folder | Cada terapeuta, solo sus pacientes |
Para quién sí y para quién no
Te sirve si atiendes por tu cuenta en consultorio o a domicilio, si diriges una clínica con varios terapeutas y cubículos, o si combinas pacientes particulares, paquetes y pagos directos de aseguradoras.
Te sirve menos si:
- Trabajas en un hospital o clínica que te paga por sesión, factura por su cuenta y resguarda los expedientes: ahí no te hace falta un sistema propio.
- Lo tuyo es más entrenamiento funcional y clases en grupo: el software para entrenadores personales lleva rutinas, clases con cupo y mensualidades.
Si compartes clínica con otros profesionales de la salud, cada quien tiene su versión: el software para psicólogos, con notas cifradas y videollamada, y el software para nutricionistas, con menús y control de medidas.
Así arrancas
Agenda una demo sin costo
Te mostramos un expediente de ejemplo, cómo se descuenta un paquete y cómo sale el CFDI mensual a una aseguradora.
Configura cubículos, tarifas y convenios
Das de alta a cada terapeuta con sus permisos, tus cubículos, precios y paquetes, y las aseguradoras con las que tienes convenio. Tus pacientes se importan desde Excel o CSV.
Abre tu primer expediente
Con el siguiente paciente nuevo haces la valoración, recabas la firma del consentimiento y del aviso de privacidad y le agendas sus sesiones con recordatorio.
Una sola tarifa para tu clínica
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se paga aparte.
Lo que trae
- Expediente, mapa corporal, paquetes y agenda por cubículo
- Presupuestos de tratamiento y facturas con tu logotipo
- Facturas preparadas para CFDI 4.0, con IVA y retenciones
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Control de paquetes, pagos directos y saldos
- Usuarios para terapeutas y recepción, con permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes de fisioterapeutas en México
¿Qué debe llevar el expediente de fisioterapia?
Lo que marca la NOM-004-SSA3-2012 para la consulta externa: identificación del paciente, interrogatorio, exploración, diagnóstico, plan de tratamiento y notas de evolución con fecha, nombre y firma. El programa tiene un apartado para cada cosa y guarda los consentimientos firmados.
¿Cuántos años debo guardar los expedientes?
Mínimo 5 años contados desde la última atención, según la NOM-004. Si ejerces por tu cuenta, el resguardo es responsabilidad tuya; el programa conserva todo mientras tengas la cuenta y te deja exportarlo.
¿Puedo facturar a aseguradoras de gastos médicos?
Sí. Marcas qué pacientes vienen con pase de pago directo y, al cierre del mes, emites un CFDI a cada aseguradora con sus sesiones. Si el paciente va a pedir reembolso, la factura va a su nombre y él la presenta con su orden médica.
¿La fisioterapia lleva IVA?
Si la presta un licenciado en fisioterapia, en general sí: 16 %. Solo los servicios que requieren título de médico están exentos. Si facturas a una persona moral, como una aseguradora o una empresa, te retendrá parte del IVA y del ISR según tu régimen. Revisa tu caso con tu contador.
¿Dónde quedan los datos de mis pacientes?
En servidores de la Unión Europea, con conexión cifrada, respaldo diario, acceso por terapeuta y contrato de encargado del tratamiento. Para la ley mexicana de datos personales son datos sensibles y el responsable de cuidarlos eres tú; desde 2025 la autoridad que vigila es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.
¿Puedo hacer la factura global de los pacientes que no la piden?
Sí. Las sesiones cobradas a público en general se juntan en una factura global con el RFC genérico XAXX010101000 y la periodicidad que te toque (diaria, semanal, quincenal o mensual). Las facturas nominativas a pacientes y aseguradoras salen aparte, preparadas para CFDI 4.0. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto cuesta el software para fisioterapeutas?
MX$299 al mes por toda la clínica, sin plazos forzosos ni módulos extra. Para verlo con tus casos, agenda una demo sin costo.
Lecturas para tu clínica
Guías prácticas con cuentas reales en pesos.
Expediente digital en fisioterapia: qué debe llevar
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Saca cuánto dinero se te va en citas perdidas y arma recordatorios que tus pacientes contesten. Con ejemplos de consultorios de psicología, fisioterapia y estéticas.
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¿Lo probamos con tu clínica?
Te mostramos el programa con casos de rehabilitación como los tuyos y resolvemos tus dudas de expediente, paquetes y facturación. Sin compromiso.