Software para psicólogos: notas clínicas cifradas, telepsicología y boletas de honorarios que tus pacientes usan para el reembolso de la isapre
Para psicólogas y psicólogos clínicos que atienden solos o en una consulta compartida en Chile y necesitan que lo que anotan después de cada sesión lo lea únicamente quien lo escribió. Agenda, sesiones por videollamada, pagos y boletas, en un mismo lugar.
- Notas clínicas cifradas, visibles solo para su autor
- Telepsicología integrada y pago anticipado de la hora
- Boletas de honorarios con la retención de 2026 calculada, preparadas para el SII
CLP 12.990 al mes · sin contrato de permanencia · todo para tu consulta en un plan
Pantalla de muestra con iniciales ficticias
Lo que hace el software para psicólogos
Notas clínicas cifradas
Lo que anotas después de cada sesión queda cifrado y solo lo lees tú. Ni la secretaria ni los colegas de la consulta pueden abrirlo.
Ficha clínica
Motivo de consulta, evaluación, hipótesis diagnóstica, plan terapéutico y evolución, separados de tus apuntes de trabajo.
Consentimiento informado
El consentimiento del paciente, incluido el de la atención por videollamada, queda guardado en su ficha antes de partir.
Telepsicología integrada
Las sesiones online se abren desde la misma hora agendada, sin crear salas en otra plataforma ni pegar links a mano.
Pago anticipado en línea
Puedes pedir el pago al reservar, sobre todo en telepsicología, para que la hora no se pierda sin aviso.
Boleta de honorarios o documento con IVA
Cada servicio lleva su documento: la psicoterapia por un lado, los talleres para empresas o los peritajes por otro.
Registro de accesos
Queda constancia de quién abrió cada ficha y a qué hora.
Agenda y recordatorios
Tus pacientes reciben un recordatorio por correo o WhatsApp antes de la sesión, presencial o por videollamada.
Lo delicado en una consulta de psicología no es la agenda
Es lo que anotas después de cada sesión. Esas notas contienen datos de salud mental, que la Ley 19.628 trata como datos sensibles, y muchas veces información de terceros: la pareja, la mamá, la jefatura. Si quedan en un cuaderno sobre el escritorio, en un Google Docs compartido o en el notebook que usa toda la familia, el riesgo es real. Y desde el 1 de diciembre de 2026, con la Ley 21.719 vigente, las exigencias y las multas suben.
Por eso un software para psicólogos tiene que partir por la confidencialidad y después hacerse cargo de lo demás: horas, recordatorios, telepsicología, pagos y boletas.
Notas clínicas que solo ve quien las escribe
En Gremio Software las notas de sesión van cifradas y solo las ve el profesional que las escribió. Si compartes consulta con otras psicólogas, cada una trabaja con sus pacientes; la secretaria ve la agenda y los pagos, no el contenido clínico. En la agenda basta con el tipo de atención; el motivo de consulta queda en la ficha. Y el registro de accesos deja constancia de quién entró a cada ficha y cuándo.
Tener tus apuntes de trabajo separados del resto de la ficha (motivo de consulta, evaluación, plan, evolución y consentimiento) también sirve en la práctica: la Ley 20.584 le da al paciente derecho a pedir información de su ficha clínica, y así tus notas personales no van mezcladas con lo que corresponde entregar.
Si haces psicología clínica, la Ley 20.584 te obliga a conservar la ficha de cada paciente por un mínimo de quince años, y la Ley 21.331 de salud mental refuerza la confidencialidad de esa información. Si atiendes por tu cuenta, resguardarla es responsabilidad tuya. Los datos están en servidores de la UE, con conexión cifrada, respaldo diario y contrato de encargado del tratamiento, pero el responsable sigues siendo tú. Revisa tu caso con tu asesor o con el Colegio de Psicólogos.
Telepsicología sin instalar nada más
La videollamada viene integrada en la hora. Agendas, el paciente recibe el recordatorio y la sesión se hace desde el mismo programa, sin abrir salas en otra plataforma ni mandar links por chat. Si quieres, cobras por adelantado al reservar: una forma simple de que la hora de las 20:00 no quede vacía sin aviso. Atiendes igual a un paciente de Concepción que a uno de Ñuñoa.
Antes de la primera sesión online, pídele al paciente que se conecte desde un lugar donde pueda hablar sin que lo escuchen y acuerden qué hacer si se corta la conexión. No grabes sesiones sin un motivo clínico y un consentimiento específico.
Las inasistencias duelen en una agenda de psicología, donde cada hora es una hora completa. Caso: con 22 sesiones a la semana a $38.000, dos pacientes que no llegan sin avisar son $76.000 menos a la semana, unos $304.000 al mes. Con tus números: sesiones semanales × porcentaje de inasistencias × valor de la sesión.
Tienes más ideas para bajarlas con recordatorios automáticos en nuestro blog.
Boleta de honorarios, exenta o con IVA: depende de cómo atiendas
Si atiendes como persona natural, emites boleta de honorarios, que no lleva IVA. Si tienes una sociedad, desde 2023 los servicios pagan IVA del 19 %, pero las consultas psicológicas ambulatorias que están en el arancel de Fonasa pueden ir exentas, y una sociedad de profesionales registrada ante el SII tiene su propia exención. Un peritaje, un taller para una empresa, coaching o selección de personal no siempre reciben el mismo trato.
Caso: en un mes emites boletas de honorarios por 40 sesiones a $38.000 ($1.520.000) a pacientes particulares y una por $600.000 a una empresa por un taller de autocuidado. La empresa te retiene el 15,25 % ($91.500) y te paga $508.500; por las boletas a particulares nadie retiene, así que pagas tú ese 15,25 % ($231.800) como pago provisional en tu F29. El programa lleva el bruto, la retención y el líquido de cada una.
Que un servicio quede exento depende de la ley y de su finalidad, no del nombre que le pongas en el documento. Las boletas salen preparadas para el SII, con el RUT de cada paciente o empresa guardado en su ficha, y con el detalle que suelen pedir las isapres para reembolsar. Revisa tu caso con tu contador.
Cuaderno, planilla y WhatsApp versus el software para psicólogos
| Qué hay que hacer | Cuaderno, planilla y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Notas clínicas | Cuaderno o archivo en el notebook | Cifradas y visibles solo para quien las escribió |
| Quién abrió qué | No hay cómo saberlo | Registro de accesos por ficha |
| Telepsicología | Links de videollamada pegados en un chat | Videollamada integrada en la hora agendada |
| Pago de las sesiones online | Transferencias que hay que perseguir | Pago en línea al reservar |
| Recordatorios | Mensajes uno por uno desde tu celular personal | Automáticos por correo y WhatsApp |
| Boletas y retenciones | Entrar al portal del SII después de cada paciente | Boleta de honorarios con la retención calculada o documento con IVA, preparados para el SII |
| Consentimiento informado | Papel guardado en un archivador | Guardado en la ficha del paciente |
¿A quién le sirve este software para psicólogos?
Te calza si atiendes por tu cuenta, presencial o por videollamada; si compartes consulta con otros psicólogos y cada uno necesita su información aparte; o si mezclas psicoterapia con talleres para empresas o peritajes y emites boletas a particulares y a empresas.
No te calza tanto si no atiendes pacientes y solo haces capacitaciones o selección de personal: la parte clínica te sobra.
Si trabajas en un centro con otros profesionales de la salud, cada uno tiene su versión: el software para kinesiólogos, con ficha clínica, mapa corporal y paquetes de sesiones, y el software para nutricionistas, con minutas y control de medidas.
Cómo partir
Agenda una demo gratuita
Te mostramos cómo se ven las notas privadas, cómo funciona una sesión por videollamada y cómo sale una boleta de honorarios con y sin retención.
Configura tu consulta
Ingresas tus prestaciones con su valor y su documento, tus horarios presenciales y online, y los permisos de cada usuario. Importas tus pacientes desde Excel o CSV.
Parte con los próximos pacientes
Recoges el consentimiento, abres la ficha y agendas las siguientes horas con recordatorio y, si quieres, con pago anticipado.
Un único plan para tu consulta
Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra por separado.
Qué trae
- Todo lo de psicología: notas cifradas, ficha clínica, telepsicología y registro de accesos
- Presupuestos de talleres y documentos con tu logo
- Boleta de honorarios, boleta y factura electrónica preparadas para el SII
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Control de pagos y saldos pendientes
- Usuarios por profesional y secretaria, con permisos
- Notebook, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos alojados en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes de psicólogos en Chile
¿Quién puede leer mis notas clínicas?
Solo tú. Las notas van cifradas y solo las ve el profesional que las escribió. Si compartes consulta, la secretaria ve la agenda y los pagos, y tus colegas no ven tus pacientes salvo que les des acceso. El registro de accesos guarda quién entró a cada ficha.
¿Puedo atender por videollamada con el programa?
Sí. La telepsicología está integrada en la hora agendada, así que no necesitas otra plataforma. Puedes cobrar por adelantado al reservar y el paciente recibe su recordatorio igual que en una sesión presencial.
¿Tengo que cobrar IVA por mis sesiones?
Si emites boleta de honorarios como persona natural, no hay IVA, aunque sí retención o pago provisional del 15,25 % en 2026. Si atiendes a través de una sociedad, la psicoterapia ambulatoria puede quedar exenta si cumple los requisitos de la exención de salud, mientras que un taller o un proceso de selección para una empresa puede llevar IVA del 19 %. En el programa configuras el documento de cada servicio. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cómo se protegen los datos de salud mental?
Los datos de salud física o mental son datos sensibles según la Ley 19.628, y la Ley 21.719, vigente desde el 1 de diciembre de 2026, refuerza esa categoría y crea la Agencia de Protección de Datos Personales. El programa los guarda en servidores de la UE, con conexión cifrada, respaldo diario, notas cifradas, registro de accesos y contrato de encargado del tratamiento. El responsable sigues siendo tú.
¿Cuánto tiempo debo guardar la ficha clínica?
La Ley 20.584 fija un mínimo de quince años para conservar la ficha clínica. Si atiendes por tu cuenta, guardarla y mantenerla confidencial durante ese plazo es responsabilidad tuya, incluso si dejas de ejercer.
¿Mis pacientes pueden pedir reembolso a su isapre con la boleta?
Sí, es lo más común. La boleta de honorarios sale con tu RUT, el del paciente, la fecha y la prestación, que es lo que suelen pedir las isapres y los seguros complementarios para reembolsar; si el plan exige derivación médica, la guardas en su ficha. Cuánto reembolsa depende del plan de cada paciente. Las boletas se emiten preparadas para el SII. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto vale el software para psicólogos?
CLP 12.990 al mes, con todo lo de psicología en un único plan y sin contrato de permanencia. Para verlo antes de decidir, agenda una demo gratuita.
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