Software para entrenadores personales: rutinas con video, mensualidades al día, cupos de clases y boleta de honorarios sin enredos
Asigna rutinas con video a cada alumno, controla quién vino y quién debe la mensualidad, y llena tus clases grupales sin armar listas por WhatsApp. Para personal trainers y preparadores físicos independientes y para estudios de entrenamiento en Chile.
- Rutinas con video en el celular del alumno
- Mensualidades y planes de sesiones bajo control
- Asistencia y cupos de las clases grupales
CLP 12.990 al mes · sin contrato de permanencia · todo para entrenar y cobrar en un plan
Pantalla de muestra con alumnos ficticios
Lo que hace el software para entrenadores personales
Banco de ejercicios con video
Subes tus videos una vez y los ocupas en todas las rutinas. El alumno ve cómo se hace cada ejercicio, no solo cómo se llama.
Rutinas y planificación por alumno
Armas la rutina con series, repeticiones y pausas y se la asignas a cada alumno. Cuando cambias de mesociclo, la duplicas y ajustas.
App del alumno
Tu alumno abre en el celular lo que le toca hoy, con los videos, en el gimnasio, en la plaza o en la casa. Sin PDF ni pantallazos.
Control de asistencia
Marcas quién llegó a cada sesión y quién faltó. Si el alumno tiene plan de sesiones, se le descuenta en ese momento.
Mensualidades recurrentes
Las mensualidades se generan solas cada mes y tienes la lista de quién debe: efectivo, tarjeta o transferencia.
Planes de sesiones
Planes de 5, de 10 o de clases grupales. Ves cuántas sesiones le quedan a cada alumno y lo conversas antes de que se acabe.
Clases grupales con cupo
Abres cupos para funcional, pilates o entrenamiento en grupo reducido con un máximo. Los alumnos reservan su lugar y tú ves la lista antes de partir.
Progreso: marcas y medidas
Registras los kilos en sentadilla, el tiempo en 5K o la circunferencia de cintura. Los gráficos muestran el avance cuando la motivación baja.
Recordatorios automáticos
Aviso por correo o WhatsApp antes de cada sesión, para que nadie se quede dormido a las 7 de la mañana.
Entrenar lo haces bien. Lo que se te escapa pasa fuera de la sesión
Sabes planificar un bloque de fuerza y corregir una sentadilla. Lo que se te arranca es todo lo demás: el alumno que te escribe «mándame de nuevo la rutina», la lista de la clase de las 19:00 en una nota del celular, el plan de 10 sesiones que nadie sabe si va en la séptima o en la octava, y la mensualidad de octubre que «mañana te la transfiero».
Con 15 alumnos, todo eso te cabe en la cabeza. Con 30, tres horarios grupales y un segundo PF, empiezan a quedar sesiones sin descontar y mensualidades sin cobrar. No por falta de ganas, sino porque la información está repartida entre WhatsApp, una planilla y tu memoria.
Caso: lo que se pierde con planes y mensualidades mal controlados
Caso: entrenas a 30 alumnos en Las Condes. 18 pagan una mensualidad de $120.000 por dos sesiones semanales y 12 tienen planes de 10 sesiones a $250.000 ($25.000 la sesión). Si cada mes se te olvida descontar dos sesiones de plan, regalas $50.000 al mes: $600.000 al año. Si además un alumno con mensualidad paga tarde y nadie se lo recuerda, tienes otros $120.000 pendientes que no aparecen en ninguna parte.
Con un software para entrenadores personales, el circuito cambia:
- Pasas lista al empezar y, si el alumno tiene plan de sesiones, se le descuenta en ese momento.
- Las mensualidades se generan solas y la lista de pendientes te dice a quién escribirle.
- El recordatorio de la sesión le llega al alumno por correo o WhatsApp sin que hagas nada.
- Cuando a un plan le quedan dos sesiones, lo ves en la ficha y conversas la renovación antes de que se termine.
Software para entrenadores personales versus WhatsApp, planilla y PDF
| Qué hay que hacer | WhatsApp, planilla y PDF | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Mandar la rutina | PDF o pantallazo por WhatsApp | Rutina en la app del alumno con el video de cada ejercicio |
| Cambiar de mesociclo | Rehaces el documento completo | Duplicas la rutina y ajustas series o cargas |
| Asistencia | Memoria o una nota en el celular | Pasas lista y la sesión se descuenta del plan |
| Clases grupales | Lista en WhatsApp y «¿queda cupo?» | Reservas con cupo máximo y lista antes de partir |
| Mensualidades | Planilla de pagos que nunca está al día | Cobros recurrentes y lista de morosos |
| Progreso | Fotos sueltas y notas | Marcas y medidas con gráficos |
| Boletas | Entrar al portal del SII alumno por alumno | Boleta de honorarios o boleta electrónica emitida desde el pago, preparada para el SII |
Rutinas que el alumno sí abre
Una rutina en PDF se mira el primer día y después se pierde en el chat. Si el alumno tiene en el celular lo que le toca hoy, con el video de cada ejercicio, las series y las pausas, entrena mejor cuando no estás al lado. Sirve para quien hace una sesión contigo y otra por su cuenta, y para los alumnos que entrenas online desde otra región.
El banco de ejercicios lo armas una sola vez: tus videos, tus nombres, tus indicaciones técnicas. Después, cada rutina nueva es combinar ejercicios que ya tienes.
Lo mismo pasa con el progreso. Poder mostrar que Matías pasó de 60 a 80 kg en sentadilla en cuatro meses, o que Macarena bajó de 30 minutos en 5K, hace que renovar el plan sea una conversación fácil.
Clases grupales con cupo y sin listas por WhatsApp
Funcional, pilates o entrenamiento en grupo reducido: apenas haces clases grupales, el cupo manda. Tus alumnos reservan su lugar, tú ves quién viene antes de partir y la asistencia queda registrada. Si la clase se llena, se llenó, sin mensajes de último minuto preguntando si cabe uno más.
Si quieres ordenar las reservas desde el principio, evitar que tus planes se vuelvan un enredo o que te dejen plantado a primera hora tan seguido, tienes guías con casos en nuestro blog.
Boleta de honorarios o boleta con IVA: lo que conviene saber
Si trabajas como persona natural y prestas tú mismo el servicio, lo normal es emitir boleta de honorarios, que no lleva IVA; si te paga una empresa (un gimnasio, un condominio, una empresa que contrata pausas activas), te retiene el 15,25 % de 2026, y si te pagan particulares, esa tasa la pagas tú como pago provisional en tu F29. Si tienes un estudio organizado como empresa, desde 2023 los servicios pagan IVA del 19 % y emites boleta o factura electrónica. En el programa defines el documento de cada servicio una sola vez.
Tus boletas y facturas salen preparadas para el SII, con el RUT de cada alumno o empresa guardado en su ficha. Revisa tu caso con tu contador.
¿A quién le sirve y a quién no?
Te calza si:
- Eres personal trainer o preparador físico independiente y trabajas presencial, online o una mezcla de ambos.
- Tienes un estudio chico con dos o tres entrenadores, sesiones individuales y clases grupales con cupo.
- Cobras mensualidades y planes y quieres dejar de perseguir transferencias por WhatsApp.
- Quieres mostrarles a tus alumnos su progreso con datos, no solo con sensaciones.
No es para ti si:
- Administras un gimnasio grande con cientos de socios, torniquetes y control de acceso con tarjeta.
- Entrenas a dos o tres personas y te alcanza con una nota en el celular.
Si trabajas con nutricionistas, kinesiólogos o haces talleres
Muchos alumnos llegan con un objetivo que no se resuelve solo en la sala. Si trabajas con una nutricionista, el software para nutricionistas maneja minutas, medidas y portal del paciente. Si derivas lesiones a un kinesiólogo, el software para kinesiólogos lleva ficha clínica y paquetes de sesiones. Y si haces talleres o cursos con grupos, matrículas y mensualidades, dale una mirada al CRM para academias.
Cómo partir
Agenda la demo
Pide la demo gratuita y te mostramos el programa con un caso como el tuyo: alumnos de sesión individual, planes y alguna clase grupal.
Sube alumnos y ejercicios
Importa tus alumnos desde Excel o CSV y carga tus videos de ejercicios para montar las primeras rutinas.
Activa mensualidades, planes y clases
Configura tus tarifas, tus planes y el horario de las clases grupales con su cupo. Desde ahí, el programa lleva la cuenta.
Un único plan para entrenar y cobrar
Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra por separado.
Qué trae
- Todo lo de entrenamiento: rutinas con video, asistencia, planes y clases con cupo
- Propuestas para empresas y documentos con tu logo
- Boleta de honorarios, boleta y factura electrónica preparadas para el SII
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Control de mensualidades y morosos
- Usuarios por entrenador con permisos
- Notebook, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos alojados en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes de entrenadores en Chile
¿Cuánto vale el software para entrenadores personales?
CLP 12.990 al mes, un único plan con todo incluido: ejercicios con video, rutinas, app del alumno, asistencia, planes, mensualidades, clases grupales y boletas. Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Para verlo con tus propios alumnos, agenda una demo gratuita.
¿Mis alumnos tienen que descargar algo?
No. Entran a su app o portal desde el navegador del celular, la tablet o el computador. Ahí ven su rutina del día con los videos, sus reservas de clases y su progreso.
¿Puedo cobrar mensualidades y planes de sesiones al mismo tiempo?
Sí. Cada alumno puede tener una mensualidad, un plan de sesiones o ambas cosas. Registras los pagos en efectivo, con tarjeta o por transferencia y ves al instante quién tiene algo pendiente.
¿Sirve para clases grupales?
Sí. Creas la clase con su horario y su cupo máximo, los alumnos reservan su lugar y pasas lista al empezar. Si el alumno tiene plan, se le descuenta la sesión.
¿Un personal trainer cobra IVA en Chile?
Si trabajas como persona natural y emites boleta de honorarios, no cobras IVA, pero sí hay retención o pago provisional del 15,25 % en 2026. Si tu estudio es una empresa, los servicios de entrenamiento llevan IVA del 19 % desde 2023. En el programa defines el documento de cada servicio. Revisa tu caso con tu contador.
¿Puedo emitir boleta de honorarios y boleta electrónica desde el programa?
Sí. Al registrar el pago emites el documento que corresponda, preparado para el SII, con el RUT de cada alumno o empresa guardado en su ficha. Si el alumno paga una mensualidad, la boleta sale cada mes sin que tengas que acordarte.
¿Dónde quedan los datos de mis alumnos?
En servidores de la UE, con respaldo diario y conexión cifrada, y firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento. Si anotas lesiones o problemas de salud de un alumno, cuídalos: son datos sensibles según la Ley 19.628, y la Ley 21.719 eleva las exigencias desde el 1 de diciembre de 2026.
Guías para entrenadores
Modelos, cálculos y casos con montos en pesos.
Reserva de horas en línea: cómo armarla y qué pedirle a un sistema
Qué reglas definir antes de abrir la agenda, cómo montar la reserva en línea paso a paso y qué funciones exigirle a un sistema, con casos de entrenadores, nutricionistas y peluquerías.
Ir a la guía →Alumnos y agendaCómo manejar planes de sesiones sin enredarte
Tipos de plan, cómo fijarles precio sin perder margen, cómo descontar cada sesión y qué hacer con la vigencia, las cancelaciones y las boletas.
Ir a la guía →Alumnos y agendaCómo bajar las inasistencias con recordatorios automáticos
Saca cuánto te cuestan las sesiones perdidas y arma recordatorios que funcionen, con casos de psicología, kinesiología y peluquería.
Ir a la guía →Puede que también te sirva
¿Lo probamos con tus alumnos?
En la demo armamos una semana como la tuya, con rutinas y clases, y resolvemos tus dudas. Sin compromiso.