Software para psicólogos en Colombia: historia clínica reservada, teleconsulta y facturas electrónicas sin IVA cuando la terapia es de salud
Para psicólogos clínicos que atienden solos o en un consultorio compartido y necesitan que lo que anotan después de cada sesión quede bajo secreto profesional, como exige la Ley 1090 de 2006. Agenda, teleconsulta, cobros y facturas en un mismo lugar.
- Notas de sesión cifradas que solo lee quien las escribe
- Teleconsulta integrada y pago anticipado
- Facturas listas para la DIAN: terapia excluida de IVA y capacitaciones con el 19 %
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa tu consulta
Pantalla de muestra con iniciales inventadas
Lo que hace el software en tu consulta de psicología
Notas de sesión cifradas
Lo que anotas después de cada sesión queda cifrado y solo lo lees tú. Ni la recepción ni tus colegas del consultorio pueden abrirlo.
Historia clínica psicológica
Motivo de consulta, evaluación, impresión diagnóstica, plan de intervención y evolución, separados de tus apuntes de trabajo.
Consentimiento informado
El consentimiento del consultante queda firmado y guardado en su historia antes de iniciar el proceso.
Teleconsulta integrada
Las sesiones a distancia se abren desde la misma cita, sin crear salas en otra aplicación ni pegar enlaces a mano.
Pago anticipado en línea
Puedes pedir el pago al reservar, sobre todo en teleconsulta, para que el espacio no se pierda sin aviso.
Servicios excluidos y gravados
Cada servicio lleva su tratamiento en IVA: la psicoterapia por un lado, las capacitaciones, la selección de personal o los peritajes por otro.
Registro de accesos
Queda constancia de quién abrió cada historia y cuándo.
Agenda y recordatorios
Tus consultantes reciben un WhatsApp o un correo antes de la sesión, presencial o a distancia.
Lo delicado en una consulta de psicología no es la agenda
Es lo que anotas después de cada sesión. Esas notas tienen datos de salud mental, que la Ley 1581 de 2012 clasifica como sensibles, y casi siempre información de terceros: la pareja, la mamá, el jefe. Además están amparadas por el secreto profesional. Si viven en un cuaderno que se queda en el escritorio, en un Google Docs compartido o en el portátil que usa toda la familia, el riesgo no es teórico.
Por eso un software para psicólogos tiene que empezar por la reserva y después ocuparse de lo demás: citas, recordatorios, teleconsulta, cobros y facturas.
Notas de sesión que solo ve quien las escribe
En Gremio Software las notas de sesión van cifradas y solo las ve el psicólogo que las escribió. Si compartes consultorio, cada uno trabaja con sus consultantes; la recepción ve la agenda y los pagos, no el contenido clínico. En la agenda basta con el tipo de sesión; el motivo de consulta se queda en la historia. Y el registro de accesos deja constancia de quién abrió cada ficha y cuándo.
Separar tus apuntes de trabajo del resto de la historia (motivo de consulta, evaluación, plan, evolución y consentimiento) también es práctico: si el consultante pide copia de su historia clínica, que es suya, tus notas personales no van mezcladas. Qué debes entregar y a quién lo define la Resolución 1995 de 1999 y la reserva de la historia; ante una solicitud de un tercero, consulta antes.
Si ejerces psicología clínica como profesional independiente, la historia se maneja según la Resolución 1995 de 1999 y se conserva mínimo 15 años desde la última atención (Resolución 839 de 2017). La custodia es tuya aunque cambies de consultorio. Los datos quedan en servidores de la UE, con conexión cifrada y copia diaria, y actuamos como encargados del tratamiento, pero el responsable sigues siendo tú. Si tienes dudas, el Colegio Colombiano de Psicólogos publica orientaciones sobre el tema.
Teleconsulta sin instalar nada aparte
La teleconsulta está dentro de la cita. Das la hora, el consultante recibe el recordatorio y la sesión se hace desde el programa, sin crear salas en otra aplicación ni pegar enlaces en un chat. Si quieres, cobras por adelantado al reservar: es una forma sencilla de que el espacio de las 8:00 p. m. no se pierda sin aviso.
Antes de la primera teleconsulta, pídele al consultante que se conecte desde un lugar donde pueda hablar sin que lo escuchen y acuerden qué hacer si se cae la conexión o si aparece una crisis. La atención a distancia tiene su marco en la Resolución 2654 de 2019 sobre telesalud. No grabes sesiones sin una razón clínica y un consentimiento específico.
Las inasistencias pesan mucho en psicología, donde cada espacio es una hora completa. Caso: con 22 sesiones a la semana a $150.000, dos inasistencias sin aviso son $300.000 semanales, cerca de $1.200.000 al mes. Con tus cifras: sesiones por semana × porcentaje de inasistencia × valor de la sesión.
Tienes más ideas para bajarlas con recordatorios automáticos en nuestro blog.
¿Tu sesión lleva IVA? Depende de qué estés facturando
La psicoterapia dirigida a la salud mental es un servicio de salud y está excluida de IVA por el artículo 476 del Estatuto Tributario; la DIAN lo ha dicho expresamente para la psicología clínica, aunque no la preste un médico. En cambio, la psicología organizacional (selección de personal, capacitaciones, clima laboral), el coaching o algunos peritajes no son servicios de salud y pueden ir gravados con el 19 % si eres responsable de IVA.
Caso: en un mes facturas 40 sesiones de terapia a $150.000 ($6.000.000, sin IVA) y un taller de manejo del estrés para una empresa por $2.500.000 más IVA del 19 % ($475.000), es decir, $2.975.000. Si esa empresa es agente de retención, te descontará además la retención por honorarios. En el programa cada servicio guarda su tratamiento, así que no lo decides factura por factura.
Lo que define si un servicio va excluido es su finalidad, no el nombre que le pongas en la factura. Las facturas salen listas para la validación previa de la DIAN, con la cédula o el NIT de cada consultante o empresa; si le facturas a una EPS o prepagada, van acompañadas de los RIPS (Resolución 2275 de 2023). Revisa tu caso con tu contador.
Papel, Excel y WhatsApp frente al software para psicólogos
| Tarea | Papel, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Notas de sesión | Cuaderno o archivo en el portátil | Cifradas y visibles solo para quien las escribe |
| Quién abrió qué | No hay forma de saberlo | Registro de accesos por historia |
| Teleconsulta | Enlaces de videollamada pegados en el chat | Teleconsulta integrada en la cita |
| Cobro de las sesiones a distancia | Transferencias que toca perseguir | Pago anticipado en línea |
| Recordatorios | Mensajes uno por uno desde tu celular personal | Automáticos por WhatsApp y correo |
| Servicios excluidos y gravados | Una plantilla que se copia una y otra vez | Cada servicio con su IVA y facturas listas para la validación previa de la DIAN |
| Consentimiento informado | Papel guardado en una AZ | Guardado en la historia del consultante |
Para quién es este software para psicólogos (y para quién no)
Te sirve si atiendes solo, presencial o a distancia; si compartes consultorio con otros psicólogos y cada uno necesita su información separada; o si combinas psicoterapia con talleres para empresas o peritajes y facturas servicios excluidos y gravados.
No te sirve tanto si no atiendes consultantes y solo haces selección de personal o capacitaciones: te sobra toda la parte clínica.
Si trabajas en un centro con otros profesionales de la salud, cada uno tiene su versión: el software para fisioterapeutas, con historia clínica, mapa corporal y paquetes de sesiones, y el software para nutricionistas, con planes de alimentación y seguimiento de medidas.
Cómo arrancas
Agenda una demo gratuita
Te mostramos cómo se ven las notas privadas, cómo funciona una teleconsulta y cómo sale una factura de terapia sin IVA y otra de un taller con IVA.
Configura tu consulta
Creas tus servicios con su valor y su tratamiento en IVA, tus horarios presenciales y a distancia, y los permisos de cada usuario. Tus consultantes los importas desde Excel o CSV.
Arranca con los próximos consultantes
Recoges el consentimiento, abres la historia y das las siguientes citas con recordatorio y, si quieres, con pago anticipado.
Una sola tarifa para tu consulta
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. Ninguna función se paga por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para psicología
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Facturas listas para la DIAN, excluidas o con IVA
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Pagos recibidos y saldos pendientes
- Usuarios por profesional, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de psicólogos en Colombia
¿Quién puede leer mis notas de sesión?
Solo tú. Las notas van cifradas y solo las ve el psicólogo que las escribió. Si compartes consultorio, la recepción ve la agenda y los pagos, y tus colegas no ven tus consultantes salvo que les des permiso. El registro de accesos guarda quién abrió cada historia.
¿Puedo atender por teleconsulta desde el programa?
Sí. La teleconsulta está integrada en la cita, así que no necesitas otra aplicación. Puedes cobrar por adelantado al reservar y el consultante recibe su recordatorio igual que en una cita presencial.
¿Le cobro IVA a mis consultantes?
A la psicoterapia dirigida a la salud mental, no: es un servicio de salud excluido de IVA según el artículo 476 del Estatuto Tributario y la doctrina de la DIAN. La selección de personal, las capacitaciones, el coaching o algunos peritajes pueden llevar el 19 % si eres responsable de IVA. En el programa defines el tratamiento de cada servicio. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cómo se protegen los datos de salud mental?
Son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012 y, además, están bajo secreto profesional. El programa los guarda en servidores de la UE, con conexión cifrada, copia diaria, notas cifradas y registro de accesos, y actuamos como encargados del tratamiento. El responsable sigues siendo tú.
¿Cuánto tiempo debo conservar la historia clínica?
Mínimo 15 años contados desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017 (5 años en archivo de gestión y 10 en archivo central). Si ejerces de forma independiente, la custodia es tu responsabilidad, también si cierras el consultorio.
¿Las facturas salen listas para la DIAN?
Sí. Tus facturas salen listas para la validación previa de la DIAN, que les asigna el CUFE, sean de terapia excluida o de servicios con IVA del 19 %, con la cédula o el NIT de cada consultante o empresa. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto vale el software para psicólogos?
COP 39.900 al mes, con todas las funciones para psicología en un solo plan y sin cláusula de permanencia. Para verlo antes de decidir, agenda una demo gratuita.
Guías que te pueden servir
Formatos, cálculos y casos en pesos.
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¿Lo probamos con tu consulta?
En la demo armamos tu agenda y una historia de ejemplo y resolvemos tus preguntas. Sin compromiso.