Software para psicólogos en México: notas que solo lees tú, videoconsulta y CFDI 4.0 con el IVA bien desglosado
Para psicólogas y psicólogos con cédula que atienden en consultorio propio, en un espacio rentado por horas en la Roma o en Providencia, o por videollamada, y que quieren que sus apuntes clínicos no los abra nadie más. Citas, cobro anticipado y facturas para el SAT en una sola herramienta.
- Apuntes de sesión cifrados: ni la recepción ni tus colegas pueden abrirlos
- Videollamada desde la propia cita y anticipo con tarjeta o transferencia
- CFDI 4.0 preparado con IVA 16 %, uso D01 para el paciente y retenciones si factura una empresa
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · nada se cobra por separado
Vista de ejemplo con iniciales ficticias
Qué resuelve en tu consultorio
Apuntes clínicos bajo llave
Tus notas de proceso se guardan cifradas y solo se abren con tu usuario. La persona que contesta el WhatsApp del consultorio ve horarios y pagos, nunca lo que anotaste.
Expediente ordenado como pide la NOM-004
Ficha de identificación, motivo de consulta, impresión diagnóstica, plan terapéutico y notas de evolución, cada uno en su apartado y separados de tus apuntes personales.
Consentimiento firmado
El paciente firma desde el celular el consentimiento informado y el aviso de privacidad antes de la primera cita, y la firma queda fechada en su expediente.
Videollamada sin salir del programa
El enlace se genera con la cita y le llega al paciente junto con el recordatorio. Nada de abrir salas en otra app ni de reenviar ligas por mensaje.
Anticipo al reservar
Puedes pedir que la sesión se pague con tarjeta o con transferencia al apartarla, algo muy útil en línea, donde las ausencias sin aviso son más frecuentes.
Cada servicio con su tratamiento fiscal
La sesión individual a pacientes, el taller para una empresa y el dictamen pericial se configuran por separado, con su IVA y las retenciones que correspondan si el cliente es persona moral.
Bitácora de accesos
Cada vez que alguien abre un expediente queda registrado el usuario, la fecha y la hora.
Recordatorios que sí se leen
Un día antes, el paciente recibe por WhatsApp o correo la hora, la dirección o el enlace, y puede confirmar o pedir cambio sin llamarte.
En psicología, lo que hay que cuidar es lo que escribes
Tus notas de proceso hablan de ansiedad, duelos, consumo de sustancias o violencia en casa, y suelen mencionar a otras personas: la expareja, la mamá, el jefe. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, vigente desde marzo de 2025, las considera datos sensibles y exige consentimiento expreso y por escrito para tratarlas. Una libreta en el escritorio del consultorio compartido o un documento en la laptop de la casa no resisten esa exigencia.
Un software para psicólogos que se toma en serio la práctica empieza por el resguardo de esas notas; después vienen las citas, los recordatorios, la videollamada, los cobros y el CFDI.
Notas que nadie más puede abrir
En Gremio Software cada apunte de sesión se cifra y queda ligado al profesional que lo escribió. Si rentas consultorio con otras dos colegas, cada una ve solo a sus pacientes, y la asistente administra la agenda y los pagos sin acceso al contenido clínico. En la cita basta anotar “seguimiento” o “entrevista inicial”: el motivo de consulta vive en el expediente. La bitácora de accesos registra quién entró a cada ficha y a qué hora.
Separar tus notas de proceso del expediente formal también te ahorra problemas: la NOM-004-SSA3-2012 dice que el expediente es propiedad de quien presta el servicio y que el paciente tiene derecho a la información, normalmente mediante un resumen clínico. Si un paciente o un juzgado te lo pide, entregas lo que corresponde sin tener que tachar tus hipótesis de trabajo.
Si das atención psicológica clínica, la NOM-004-SSA3-2012 te pide conservar cada expediente al menos 5 años contados desde la última atención, y si trabajas por tu cuenta ese resguardo te toca a ti. La información vive en servidores de la Unión Europea, con conexión cifrada, respaldo diario y contrato de encargado, pero ante la ley el responsable sigues siendo tú (hoy la autoridad es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que absorbió las funciones del INAI). Revisa tu aviso de privacidad con tu asesor o tu colegio.
Consulta en línea sin instalar nada
La videollamada nace con la cita. Agendas, el paciente recibe el recordatorio con su enlace y la sesión se abre desde el programa, sin cuentas en otra plataforma ni ligas copiadas en el chat. Si quieres, el espacio se aparta con el pago: el lugar de las 21:00, que es el más pedido después de la oficina, ya no se pierde por una ausencia.
Antes de la primera sesión en línea, acuerda con tu paciente que se conecte desde un lugar donde nadie lo escuche y qué número usarán si se cae la señal. No grabes ninguna sesión sin una razón clínica y un consentimiento firmado solo para eso.
Una inasistencia te cuesta una hora completa de consulta. Haz la cuenta: con 22 sesiones a la semana a $928 con IVA incluido, dos ausencias sin aviso son $1,856 a la semana, alrededor de $7,424 al mes. La fórmula para tu consultorio: sesiones por semana × porcentaje de ausencias × precio de la sesión.
En nuestro blog hay más ideas para bajar las ausencias con recordatorios automáticos.
¿La terapia lleva IVA en México? Sí, salvo excepciones contadas
La exención del artículo 15, fracción XIV, de la Ley del IVA es para servicios que exigen título de médico, así que la consulta de un psiquiatra puede ir exenta, pero la de una licenciada en psicología lleva IVA 16 %. En julio de 2026 se presentó en la Cámara de Diputados una iniciativa para exentarla; mientras no se apruebe y publique, se cobra. Lo que sí tiene a favor tu paciente es que puede deducir tus honorarios en su declaración anual si te paga con tarjeta o transferencia y le emites CFDI con uso D01.
Ejemplo de un mes: das 40 sesiones a $928 cada una con IVA incluido, es decir, $32,000 de honorarios más $5,120 de IVA. Además das un taller de manejo de estrés a una empresa por $6,000 más IVA ($6,960). Si tributas en RESICO, la empresa te retiene 1.25 % de ISR ($75) y dos terceras partes del IVA ($640), y te deposita $6,245; si estás en el régimen de actividades profesionales, la retención de ISR es del 10 % ($600). El programa aplica cada tratamiento según el servicio y el cliente.
La forma de pago importa: si el paciente te paga en efectivo, ya no puede deducir la consulta, así que conviene ofrecer tarjeta o transferencia desde el anticipo. Las facturas salen preparadas para CFDI 4.0 con el RFC, el nombre, el código postal y el régimen de cada paciente guardados en su ficha; no necesitas pedirle la constancia de situación fiscal, y desde 2026 condicionarle la factura a ese documento es infracción. Revisa tu caso con tu contador.
Libreta, Excel y WhatsApp contra Gremio Software
| Lo que haces | Libreta, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Apuntes de proceso | Cuaderno en el cajón o archivo de Word en la laptop | Cifrados y abiertos solo con tu usuario |
| Saber quién consultó un expediente | No hay forma de saberlo | Bitácora con usuario, fecha y hora |
| Consulta en línea | Ligas de videollamada mandadas por mensaje | Videollamada que se abre desde la cita |
| Pago de las sesiones en línea | Transferencias que hay que andar recordando | Anticipo con tarjeta o transferencia al apartar |
| Avisos de la cita | Uno por uno desde tu celular personal | Automáticos por WhatsApp y correo |
| CFDI a pacientes y a empresas | Datos fiscales pedidos cada mes y capturados a mano en el portal del SAT | IVA, uso D01 y retenciones según el cliente, listos para CFDI 4.0 |
| Consentimiento y aviso de privacidad | Hoja firmada en una carpeta de argollas | Firmados desde el celular y guardados en el expediente |
Para quién sí y para quién no
Te sirve si atiendes por tu cuenta, en consultorio o en línea; si compartes espacio con otras terapeutas y cada una necesita su información aparte; o si además de consulta das talleres a empresas o haces dictámenes periciales y emites CFDI a personas físicas y morales.
Te sirve menos si no das atención clínica y te dedicas solo a reclutamiento o a capacitación corporativa: la parte del expediente se te quedaría sin usar.
Si compartes clínica con otros profesionales de la salud, cada uno tiene su versión: el software para fisioterapeutas, con valoración, mapa corporal y paquetes de sesiones, y el software para nutricionistas, con planes de alimentación y seguimiento de medidas.
Así arrancas
Agenda una demo sin costo
En media hora te mostramos cómo se guardan las notas cifradas, cómo se abre una videollamada y cómo sale un CFDI a un paciente y otro con retenciones a una empresa.
Deja lista tu consulta
Capturas tus servicios con su precio y su IVA, tus horarios presenciales y en línea, y quién puede ver qué. Tus pacientes actuales se suben desde un Excel o un CSV.
Atiende a tus siguientes pacientes
El paciente firma consentimiento y aviso de privacidad, abres su expediente y agendas las próximas sesiones con recordatorio y, si lo decides, con anticipo.
Una sola tarifa para tu consultorio
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se paga aparte.
Lo que trae
- Expediente, notas cifradas, videollamada y agenda para psicología
- Presupuestos de talleres y facturas con tu logotipo
- Facturas preparadas para CFDI 4.0, con IVA y retenciones
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Control de anticipos, pagos y saldos pendientes
- Usuarios para colegas y asistente, cada uno con sus permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes de psicólogos en México
¿Alguien más puede leer mis notas de proceso?
No. Se guardan cifradas y solo se abren con el usuario de quien las escribió. Si rentas consultorio con otras personas, la asistente ve horarios y pagos y tus colegas no ven a tus pacientes a menos que tú lo autorices. Cada apertura de un expediente queda en la bitácora.
¿Puedo dar consulta en línea desde el programa?
Sí. La videollamada se abre desde la cita, sin otra plataforma. Puedes pedir el pago al apartar el horario y el paciente recibe su recordatorio con el enlace, igual que si viniera al consultorio.
¿Mis consultas de psicología llevan IVA?
Hoy sí: la exención de la Ley del IVA cubre los servicios que requieren título de médico, por lo que la consulta de un psiquiatra puede ir exenta y la de un psicólogo lleva 16 %. Hay una iniciativa en el Congreso para cambiarlo, pero no está aprobada. Si facturas a una empresa, esta te retiene dos terceras partes del IVA y el ISR que toque según tu régimen (1.25 % en RESICO, 10 % en actividades profesionales). Revisa tu caso con tu contador.
¿Cómo cumplo con la ley de datos personales?
La salud mental es un dato sensible en la LFPDPPP de 2025, así que necesitas aviso de privacidad y consentimiento expreso y por escrito, y responder las solicitudes ARCO en 20 días hábiles. El programa recaba la firma desde el celular y guarda los datos en servidores de la UE con conexión cifrada, respaldo diario, notas cifradas y bitácora de accesos, bajo contrato de encargado. El responsable sigues siendo tú.
¿Cuántos años debo conservar los expedientes?
La NOM-004-SSA3-2012 marca un mínimo de 5 años desde el último acto de atención. Si tu institución o tu colegio te piden más, aplica el plazo mayor; el programa no borra nada por su cuenta.
¿Mis pacientes pueden deducir la consulta?
Sí, si tienes título registrado, el pago se hace con tarjeta, transferencia o cheque nominativo y emites el CFDI 4.0 con uso D01 a su RFC. El programa prepara la factura con esos datos y deja anotada la forma de pago; si el paciente no la pide, la sesión entra en tu factura global a público en general. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto cuesta el software para psicólogos?
MX$299 al mes por todo el consultorio, sin plazos forzosos ni funciones que se paguen aparte. Si quieres verlo antes, agenda una demo sin costo.
Lecturas para tu consulta
Guías prácticas con cuentas reales en pesos.
Otros giros de salud
¿Lo probamos con tu consultorio?
Te mostramos el programa con casos de psicología como los tuyos y resolvemos tus dudas de agenda, notas y facturación. Sin compromiso.