Software para hoteles pequeños: calendario, tarifas de temporada, huéspedes al RIHP y el IVA del turista extranjero resuelto
Para posadas de Colonia, hosterías de la costa de Rocha, hostels de Montevideo, cabañas en Piriápolis y apartamentos turísticos en Punta del Este con pocas unidades: calendario por habitación, precios de temporada alta y baja por canal, motor de reservas para tu web y una ficha de huésped que sirve para el registro y para facturar.
- Cada habitación y cada noche en un solo calendario
- Disponibilidad igual en tu web, Booking y Airbnb
- Datos del huésped listos para el registro policial y el comprobante
$U 599 al mes · sin permanencia mínima · todo lo de tu alojamiento incluido
| Huésped | Habitación | Origen | Noches | Total |
|---|---|---|---|---|
| Lucía Fernández | Doble 3 | Tu web | 2 | $7.600 |
| Thomas Becker | Doble 5 | Booking.com | 3 | $12.600 |
| Ana y Gustavo | Suite 1 | 2 | $11.000 | |
| Mariana Duarte | Single 2 | Booking.com | 1 | $2.900 |
| Família Oliveira | Triple 4 | Tu web | 3 | $14.400 |
| Paula Silveira | Doble 6 | Airbnb | 2 | $8.000 |
| Total de la semana | 13 | $56.500 |
Pantalla de muestra con datos inventados, en pesos uruguayos
Qué hace el software en tu alojamiento
Calendario por habitación
Las habitaciones en filas y las noches en columnas: quién llega, quién se va y qué quedó libre el fin de semana largo, en una sola mirada.
Precios por temporada y por canal
Enero y febrero, Semana de Turismo, el resto del año: cada período con su precio, y un valor distinto para tu web y para cada portal, cargado una sola vez.
Motor de reservas propio
El huésped reserva en tu sitio, con tus fotos, tus precios y la disponibilidad real, sin pagarle comisión a nadie.
Channel manager
Cuando entra una reserva por Booking, esa habitación se cierra en Airbnb y en tu web al instante. Se acabó vender dos veces la misma cama.
Check-in previo online
Antes de viajar, el huésped carga nombre, documento, nacionalidad y país de residencia. En recepción solo verificás el documento y entregás la llave.
Ficha para el registro de huéspedes
Lo que cargó en el check-in queda en la reserva, ordenado como lo necesitás para el Registro Informático de Huéspedes y Pasajeros y para emitir el comprobante.
Estado de cada habitación
Sucia, en limpieza o pronta: la mucama la marca desde el celular y recepción sabe qué puede dar a quien llega temprano.
Ocupación, ADR y RevPAR
Ocupación, tarifa media por noche vendida (ADR) e ingreso por habitación disponible (RevPAR) calculados solos, mes a mes y por temporada.
Comprobante al salir
En el check-out sale el e-ticket al huésped o la e-factura a su empresa, con tu logo, preparados para la DGI y con el IVA que corresponde según quién se alojó.
En un alojamiento chico, todo pasa por las mismas dos manos
En una posada de diez habitaciones, la misma persona atiende el WhatsApp, cambia precios en Booking, recibe a los que llegan, carga los datos en el sistema del Ministerio del Interior y pregunta si la 4 ya está pronta. Los sistemas de cadena traen módulos que no vas a usar nunca y piden a alguien dedicado a configurarlos. Y con un cuaderno y tres pestañas abiertas, el fin de semana que más reservas entran es el fin de semana de la reserva duplicada.
Lo que hace falta es más simple: ver todas las habitaciones de un golpe, que la disponibilidad sea la misma en tu web y en los portales, pedir los datos del huésped una sola vez y saber a fin de mes cuánto te dejó cada habitación. Para eso está un software para hoteles pequeños bien hecho.
Un fin de semana de octubre, con números
Un caso: posada de 8 habitaciones en el Barrio Histórico de Colonia. El viernes a la noche hay 6 ocupadas. A las 23:40 entra por Booking una reserva de dos noches para la 5. El channel manager la cierra en tu web y en Airbnb, y la reserva aparece en el calendario con su origen, sus noches y su total: 2 noches a $3.900, $7.800.
El sábado de mañana, los que llegan ese día ya hicieron el check-in online, así que sus datos están en la reserva y los pasás al RIHP sin tipear un documento. La mucama marca la 2 y la 6 como prontas desde el celular, y sabés qué habitación darle a la pareja porteña que llega al mediodía.
A fin de mes mirás los números. Si vendiste 186 noches de 248 posibles (8 habitaciones por 31 días) e ingresaron $725.400 por alojamiento, la ocupación fue del 75 %, el ADR de $3.900 y el RevPAR de $2.925.
El sistema para alojamientos contra el cuaderno, el WhatsApp y cada portal por su lado
| Lo de todos los días | Cuaderno, WhatsApp y portales sueltos | Gremio Software para alojamientos |
|---|---|---|
| Saber qué queda libre | Un cuaderno que alguien no actualizó | Calendario por habitación con entradas, salidas y huecos |
| Cambiar precios para la temporada | Entrar a cada portal y tocar uno por uno | Precios de temporada y por canal desde un lugar |
| Que no se duplique una reserva | Bloquear fechas a mano en cada portal | Disponibilidad sincronizada con el channel manager |
| Reservas sin comisión | WhatsApp y correo que se contestan cuando se puede | Motor de reservas en tu propia web |
| Datos del huésped y RIHP | Foto del documento y tipeo en el sistema policial | Check-in online que deja la ficha armada |
| Limpieza | Mandar un audio a la mucama | Estado de cada habitación: sucia, en limpieza o pronta |
| Resultados del mes | Calculadora y resúmenes de los portales | Reporte de ocupación, ADR y RevPAR |
Más reservas directas, sin pelearte con la tecnología
La reserva que entra por tu web y no por un portal es una comisión que te ahorrás. Un caso: con una comisión del 15 %, pasar al canal propio 10 reservas mensuales de $7.800 son $11.700 por mes que quedan en la posada. El portal te hace conocer; la idea es que el que ya vino, o el que te encontró en Instagram, reserve directo. Más ideas en el blog.
Las tres piezas vienen en el mismo sistema: el PMS (calendario y recepción), el channel manager y el motor de reservas.
Registro de huéspedes, MINTUR e IVA: lo que rige en Uruguay
En Uruguay, todo establecimiento que aloja gente tiene que ingresar a sus huéspedes en el Registro Informático de Huéspedes y Pasajeros (RIHP) del Ministerio del Interior dentro de las 12 horas del ingreso, con su cédula o pasaporte (Decreto 390/013). Los alojamientos turísticos, además, se registran en el Ministerio de Turismo (Ley 19.253 y Decreto 267/015). Lo que conviene tener ordenado:
- Las 12 horas del RIHP: el check-in online te deja los datos cargados antes de que el huésped llegue, así el ingreso al sistema no depende de que alguien tipee de noche.
- Menores: qué documentación pedir a los menores que viajan y a los adultos que los acompañan, sobre todo si vienen sin sus padres.
- Residente o no residente: el país de residencia y el documento del titular definen el IVA del hospedaje, así que conviene pedirlos siempre en el check-in.
- Protección de datos: los datos de huéspedes son datos personales (Ley 18.331): pedí solo lo necesario y guardalos con acceso restringido.
- Restaurante o bar del hotel: la gastronomía va con su propio régimen (tasa básica, con la rebaja de 9 puntos de IVA si se paga con tarjeta, prorrogada hasta el 30 de abril de 2027 por el Decreto 235/026) y se factura aparte del alojamiento.
Con Gremio Software, lo que el huésped carga en el check-in queda en su reserva y sirve tanto para el RIHP como para el comprobante, sin tipear dos veces. Más guías en el blog.
Y en el comprobante: el hospedaje en hoteles va a la tasa mínima de IVA, del 10 %. Una doble de $3.800 IVA incluido son $3.454,55 de neto y $345,45 de IVA. Si el huésped es un turista no residente que lo acredita con su documento extranjero, el hospedaje se le factura sin IVA durante todo el año. En temporada, además, suele haber beneficios para no residentes en gastronomía y alquiler de autos: para 2025-2026 rigieron del 15 de noviembre al 30 de abril, y la renovación para el verano 2026-2027 está anunciada; confirmá las fechas antes de configurar tus tarifas.
Es una guía general, no un asesoramiento legal ni fiscal: las condiciones de cada beneficio (forma de pago, documentación, períodos) cambian de un año al otro. Tus comprobantes salen preparados como e-ticket o e-factura para la DGI, con el RUT de la empresa cuando el huésped viaja por trabajo. Más guías en el blog. Revisá tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te sirve si:
- Tenés un hotel, hostel, posada o hostería de pocas habitaciones y la recepción la hacés vos o un equipo chico.
- Alquilás cabañas o apartamentos turísticos y vendés por tu web y por uno o más portales.
- Querés que los datos del huésped se carguen una sola vez y sirvan para el RIHP y para facturar.
No es para vos si:
- Tenés restaurante, spa y salones de eventos y necesitás banquetes, punto de venta gastronómico y muchas integraciones: ahí sí precisás un PMS grande.
- Administrás cientos de apartamentos de distintos dueños en Punta del Este y necesitás liquidaciones para cada propietario.
Oficios cercanos
Si tenés tu propio equipo de limpieza o una empresa que prepara apartamentos temporarios para terceros, el software para empresas de limpieza lleva contratos mensuales, turnos y partes con fotos. Y si tu alojamiento tiene spa o gabinete de tratamientos, el software para centros de estética organiza la agenda por gabinete y los paquetes de sesiones.
Cómo arrancás
Agendá la demo
Pedí la demo sin costo y te mostramos el sistema con un alojamiento parecido al tuyo: calendario, tarifas de temporada, una reserva de Booking y la ficha del huésped.
Cargá habitaciones y temporadas
Definís tus habitaciones, tus temporadas y los precios de cada canal. Si tenés una lista de huéspedes en Excel o CSV, la importás.
Conectá tu web y tus portales
Activás el motor de reservas en tu sitio, sincronizás la disponibilidad con los portales y dejás pronto el check-in online.
Un plan, un precio
Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Ninguna función se cobra por separado.
Qué trae
- Todo lo de alojamientos: calendario, channel manager, motor de reservas y check-in
- Presupuestos y comprobantes con tu logo
- E-ticket y e-factura preparados para la DGI
- Mensajes automáticos por WhatsApp y correo
- Señas, saldos y cobros pendientes
- Usuario propio para recepción y limpieza, con permisos
- Desde la compu, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Datos alojados en la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes de alojamientos en Uruguay
¿Cuánto sale el software para hoteles pequeños?
$U 599 al mes, en un único plan con todo lo que usa un alojamiento: calendario, precios por temporada, motor de reservas, channel manager, check-in online, ficha de huésped, estado de limpieza, comprobantes y reportes. Sin permanencia mínima. Para verlo con tus habitaciones, pedí una demo sin costo.
¿En qué se diferencia de un PMS de hotel grande?
Un PMS grande está pensado para hoteles con muchos departamentos, restaurante, eventos e integraciones, y casi siempre necesita a alguien que lo configure. Acá tenés lo que usa todos los días un alojamiento chico, a precio fijo y en pesos.
¿Me sirve para el RIHP del Ministerio del Interior?
Te deja los datos de cada huésped (nombre, documento, nacionalidad, fechas) cargados y ordenados desde el check-in online, para que cumplas con el plazo de 12 horas del Decreto 390/013 sin tipear de nuevo. El ingreso en el sistema del Ministerio lo seguís haciendo con tu usuario del RIHP.
¿Sirve para cabañas y apartamentos de temporada?
Sí. Está pensado para alojamientos con pocas unidades: hoteles, hostels, posadas, cabañas y apartamentos turísticos. Si alquilás la casa entera, cada unidad que vendés funciona como una habitación del calendario.
¿Qué son el ADR y el RevPAR?
El ADR es la tarifa media por noche vendida: ingresos por alojamiento divididos entre noches vendidas. El RevPAR es el ingreso por habitación disponible: ingresos divididos entre noches disponibles, o sea ADR por ocupación. Con un ADR de $3.950 y una ocupación del 78 %, el RevPAR es de $3.081.
¿Le cobro IVA a un turista argentino o brasileño?
Por el hospedaje, en general no: el alojamiento de turistas no residentes que acreditan su condición con documento extranjero se factura sin IVA todo el año. Al huésped residente le corresponde IVA a la tasa mínima del 10 %. El sistema aplica la tasa según el país de residencia que cargó en el check-in, y lo que consuma en el bar o el restaurante va con su propio tratamiento. Revisá tu caso con tu contador.
¿Dónde quedan los datos de mis huéspedes?
En servidores de la UE, con respaldo diario y conexión cifrada. Cada persona entra con su usuario y sus permisos: la mucama ve el estado de las habitaciones sin acceder a documentos ni pagos.
Guías que te pueden servir
Modelos, cuentas y casos con números.
PMS, channel manager y motor de reservas: qué hace cada uno
Cómo se pasan las reservas entre las tres piezas y qué necesita de verdad un hostel, una cabaña o una posada para no vender dos veces la misma habitación.
Leer en el blog →AlojamientosCómo pagar menos comisión a los portales
Cómo calcular tu comisión real y un plan con números para pasar reservas de los portales a tu web.
Leer en el blog →AlojamientosRegistro de huéspedes: qué pedir en el check-in
Qué datos pedir, cuánto tiempo guardarlos y qué consultar con tu contador sobre el IVA de residentes y no residentes.
Leer en el blog →Otros oficios que capaz te interesan
¿Lo probamos con tu alojamiento?
En la demo te mostramos el sistema con habitaciones y temporadas como las tuyas y te sacamos las dudas. Sin compromiso.