Software para fisioterapeutas en Colombia: historia clínica, paquetes de sesiones y cobros a prepagadas y ARL desde la ficha del paciente
Para fisioterapeutas independientes inscritos en el REPS y consultorios con varios cubículos que quieren tener la historia clínica, los consentimientos, las sesiones autorizadas y las facturas a particulares, prepagadas, ARL o SOAT en el mismo sitio, con los datos de salud bien guardados.
- Historia clínica con evolución por sesión y mapa corporal
- Paquetes y autorizaciones que se descuentan solos
- Facturas a pacientes y pagadores listas para la DIAN, sin IVA cuando es servicio de salud
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa tu consultorio
| Paciente | Paquete o pagador | Hechas | Faltan | Cobro |
|---|---|---|---|---|
| Jorge M. | 10 sesiones · $800.000 | 8 | 2 | Pagado |
| Luz Ángela L. | 5 sesiones · $425.000 | 5 | 0 | Pagado |
| Andrés P. | Prepagada · 12 autorizadas | 7 | 5 | Factura al cierre |
| Valentina G. | 5 sesiones · $425.000 | 2 | 3 | Pagado |
| Diego R. | 10 sesiones · $800.000 | 3 | 7 | Debe $400.000 |
| Fernanda V. | ARL · 8 autorizadas | 6 | 2 | Factura al cierre |
| Total | 6 | 31 | 19 |
Pantalla de muestra con nombres y cifras inventados
Lo que hace el software en tu consultorio de fisioterapia
Historia clínica completa
Anamnesis, valoración, diagnóstico fisioterapéutico, plan de intervención y nota de evolución de cada sesión, cada cosa en su apartado.
Mapa corporal
Señalas la zona de dolor o la lesión sobre una figura en lugar de describirla, y ves cómo cambia de una sesión a la siguiente.
Consentimiento con firma digital
El paciente firma en la tablet o en su celular y el consentimiento queda en la historia con fecha y hora.
Paquetes y autorizaciones con descuento automático
Cada sesión que cierras se descuenta del paquete o de las sesiones autorizadas por el pagador. Ves cuántas le quedan a cada paciente sin revisar tarjetas.
Agenda por fisioterapeuta y por cubículo
Ves al mismo tiempo qué fisioterapeuta está libre y qué cubículo o equipo está ocupado, para no meter dos pacientes en la misma camilla.
Facturas a particulares y pagadores
Al particular le cobras en el momento; a la prepagada, la ARL o la aseguradora del SOAT le facturas al cierre las sesiones de sus pacientes.
Ejercicios para la casa
Le mandas al paciente los ejercicios que debe hacer entre sesiones, en lugar de dibujárselos en una hoja.
Acceso restringido por profesional
Cada fisioterapeuta ve las historias de sus pacientes; recepción ve la agenda y los pagos, no el contenido clínico.
Recordatorios de cita
El paciente recibe un WhatsApp o un correo antes de su sesión, para que el cubículo no se quede vacío.
Lo que un fisioterapeuta no debería llevar en una hoja de Excel
La agenda de un fisioterapeuta parece sencilla: sesiones de 45 minutos o una hora, uno o dos cubículos y pacientes que vienen dos o tres veces por semana. Lo difícil está detrás: la historia clínica de cada uno, el consentimiento antes de una punción seca, los paquetes de diez sesiones a medio usar, las autorizaciones de la prepagada o la ARL que vencen y lo que hay que facturarle a cada pagador al final del mes. Con papel, Excel y WhatsApp se puede, pero cada cosa queda en un sitio distinto y los datos de salud de tus pacientes terminan repartidos entre carpetas, un portátil y tu celular.
El software para fisioterapeutas reúne todo eso en la ficha del paciente: historia clínica, sesiones, paquetes, autorizaciones, consentimientos y facturas.
Historia clínica en fisioterapia: qué pide la norma en Colombia
La Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud regula el manejo de la historia clínica para todos los prestadores, incluidos los profesionales independientes. En fisioterapia suele recoger motivo de consulta y antecedentes, valoración, diagnóstico fisioterapéutico, plan de intervención y una evolución por sesión, y cada registro debe quedar con fecha, hora y quien lo hizo. En el programa cada apartado tiene su lugar y el mapa corporal te deja marcar la zona en vez de describirla. Los requisitos de habilitación como prestador (Resolución 3100 de 2019) confírmalos con tu secretaría de salud.
La historia hay que conservarla mínimo 15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017 (los primeros 5 en archivo de gestión y 10 más en archivo central). Si ejerces de forma independiente, esa custodia es responsabilidad tuya, incluso si cierras el consultorio. Tienes más guías para tu consultorio en nuestro blog.
La historia clínica tiene datos de salud, que la Ley 1581 de 2012 clasifica como sensibles y que además están sometidos a reserva. El programa los guarda en servidores de la UE, con conexión cifrada, copia diaria y acceso restringido por profesional, y actuamos como encargados del tratamiento, pero el responsable sigues siendo tú. Revisa tus obligaciones con tu asesor o con el Colegio Colombiano de Fisioterapeutas.
Consentimiento informado por escrito
En técnicas invasivas o de mayor riesgo, como la punción seca o la electroterapia en ciertos pacientes, lo prudente es tener el consentimiento informado por escrito, explicando beneficios, riesgos y alternativas. En el programa el paciente lo firma digitalmente en la tablet y queda en su historia con la fecha.
Un mes de paquetes y autorizaciones: caso con números
Caso: cobras $90.000 la sesión particular, $425.000 el paquete de 5 ($85.000 cada una) y $800.000 el de 10 ($80.000). Jorge compra el de 10. Cada vez que cierras su cita, el programa descuenta una sesión, y cuando le quedan dos lo ves en su ficha para proponerle renovar o darle de alta.
Andrés viene por su medicina prepagada, con 12 sesiones autorizadas a una tarifa de convenio de $45.000. En recepción no le cobras nada (salvo el bono o copago que fije su plan) y al cierre le facturas a la prepagada sus 7 sesiones ($315.000) junto con las de los demás pacientes que te remitió. Nada de repasar la agenda con resaltador para saber qué cobrarle a quién.
Al terminar cada sesión le mandas los ejercicios para la casa y el recordatorio de la siguiente cita sale solo. Cada paciente que no llega es un cubículo vacío: con 60 sesiones a la semana a $90.000, tres inasistencias son $270.000 semanales. Tienes ideas para bajarlas y armar tus paquetes en nuestro blog.
¿La fisioterapia lleva IVA en Colombia?
Por regla general no. El artículo 476 del Estatuto Tributario excluye del IVA los servicios médicos, clínicos y hospitalarios para la salud humana, y la DIAN ha dicho que eso cubre la fisioterapia cuando está dirigida a la salud del paciente, aunque no la preste un médico. Otra cosa son el masaje solo relajante, el pilates como actividad deportiva o la venta de vendajes y productos: pueden estar gravados con el 19 %. En Gremio Software defines una vez cómo va cada servicio y la factura sale con su detalle.
Las facturas salen listas para la validación previa de la DIAN, con la cédula o el NIT de cada paciente o pagador. Si le facturas a una EPS, una prepagada u otra entidad responsable de pago, la factura electrónica debe ir acompañada de los RIPS en formato JSON, validados por el Ministerio de Salud (Resolución 2275 de 2023). Revisa tu caso con tu contador.
Papel y Excel frente al software para fisioterapeutas
| Tarea | Papel, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Historia clínica | Fichas de papel o un Word por paciente | Anamnesis, valoración, diagnóstico, plan y evolución por sesión |
| Consentimientos | Formatos impresos y firmados en una AZ | Firma digital en la tablet, guardada en la historia |
| Paquetes y autorizaciones | Tarjeta o Excel; se pierde la cuenta | Descuento automático en cada sesión |
| Prepagadas, ARL y SOAT | Revisar la agenda para saber qué facturarle a cada una | Sesiones de cada pagador listas para facturar |
| Ejercicios para la casa | Una hoja con monitos dibujados | Enviados al paciente desde su ficha |
| Quién ve qué | El que abra la AZ | Acceso restringido por profesional |
Para quién es este software para fisioterapeutas (y para quién no)
Te sirve si eres fisioterapeuta independiente con consultorio o atención domiciliaria, si tienes un centro con varios fisioterapeutas y cubículos, o si atiendes a la vez particulares, paquetes y pacientes remitidos por prepagadas o ARL.
No te sirve tanto si:
- Trabajas como contratista de una IPS que factura por ti y custodia las historias: seguramente no necesitas un sistema propio.
- Lo tuyo es más entrenamiento y clases grupales: el software para entrenadores personales maneja planes, clases con cupo y mensualidades.
Si compartes consultorio con otros profesionales de la salud, cada uno tiene su versión: el software para psicólogos, con historia psicológica cifrada y teleconsulta, y el software para nutricionistas, con planes de alimentación y seguimiento de medidas.
Cómo arrancas
Agenda una demo gratuita
Te mostramos una historia clínica de ejemplo, cómo se descuenta un paquete y cómo se factura a una prepagada.
Configura cubículos, tarifas y pagadores
Creas a cada fisioterapeuta con sus permisos, tus cubículos, tus tarifas y paquetes, y los pagadores con los que tienes convenio. Tus pacientes los importas desde Excel o CSV.
Abre la primera historia
Con el próximo paciente nuevo diligencias la anamnesis, recoges el consentimiento con firma digital y le asignas las siguientes citas con su recordatorio.
Una sola tarifa para tu consultorio
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. Ninguna función se paga por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para fisioterapia
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Facturas listas para la validación previa de la DIAN
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Pagos de particulares y cartera por pagador
- Usuarios por profesional, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de fisioterapeutas en Colombia
¿Qué debe tener la historia clínica en fisioterapia?
Lo normal es que incluya identificación, motivo de consulta y antecedentes, valoración, diagnóstico fisioterapéutico, plan de intervención y una evolución por sesión, con fecha, hora y firma de quien atiende, como pide la Resolución 1995 de 1999. El programa tiene un apartado para cada cosa.
¿Cuánto tiempo debo guardar las historias clínicas?
Mínimo 15 años contados desde la última atención del paciente, según la Resolución 839 de 2017: 5 años en archivo de gestión y 10 en archivo central. Si ejerces por tu cuenta, guardarlas es tu responsabilidad, aunque cambies de consultorio o te retires.
¿Puedo facturarles a prepagadas, ARL o EPS?
Sí. Marcas qué pacientes vienen remitidos y por cuál pagador, controlas las sesiones autorizadas y al cierre facturas a cada entidad lo atendido. Ten en cuenta que, cuando le facturas a una entidad responsable de pago, la factura electrónica va con los RIPS en JSON validados por el Ministerio de Salud (Resolución 2275 de 2023). A los particulares les cobras en el momento o con su paquete.
¿Le cobro IVA a mis pacientes?
Si el servicio está dirigido a la salud del paciente, la fisioterapia está excluida de IVA por el artículo 476 del Estatuto Tributario. Masajes relajantes, clases de pilates con fin deportivo o la venta de productos pueden llevar el 19 %. Si te paga una empresa agente de retención, puede practicarte retención en la fuente. En el programa defines el tratamiento de cada servicio una vez. Revisa tu caso con tu contador.
¿Dónde quedan los datos de mis pacientes?
En servidores de la Unión Europea, con conexión cifrada, copia diaria y acceso restringido por profesional; actuamos como encargados del tratamiento. Los datos de salud son sensibles según la Ley 1581 de 2012 y la historia clínica tiene reserva legal, así que el responsable de cuidarlos sigues siendo tú.
¿Las facturas salen listas para la DIAN?
Sí. Las facturas a pacientes y pagadores salen listas para la validación previa de la DIAN, que les asigna el CUFE, con la cédula o el NIT de cada uno en su ficha, sean servicios excluidos o con IVA del 19 %. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto vale el software para fisioterapeutas?
COP 39.900 al mes, con todas las funciones para fisioterapia en un solo plan y sin cláusula de permanencia. Para verlo con tus casos, agenda una demo gratuita.
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