CRM para academias en Colombia: del primer WhatsApp a la matrícula, y de la matrícula a la mensualidad al día
Para institutos de inglés, preicfes, preuniversitarios, escuelas de música y baile y centros de educación para el trabajo que quieren dejar de perder interesados en la temporada de matrículas y saber, grupo por grupo, quién pagó la mensualidad y quién no.
- Seguimiento de cada interesado hasta que se matricula
- Cupos por grupo, salones, docentes y asistencia
- Mensualidades generadas solas y cartera a la vista
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que necesita tu academia
| Grupo | Horario | Cupos | Mensualidad | Recaudado |
|---|---|---|---|---|
| Inglés B1 para adultos | Lun y Mié 6:30 p. m. | 11/12 | $350.000 | $3.500.000 |
| Inglés niños de 8 a 10 años | Mar y Jue 4:00 p. m. | 12/12 | $300.000 | $3.600.000 |
| Preicfes Saber 11 | Sáb 8:00 a. m. | 18/20 | $280.000 | $4.480.000 |
| Preparación B2 First | Vie 5:00 p. m. | 9/10 | $420.000 | $3.780.000 |
| Guitarra para principiantes | Sáb 10:00 a. m. | 5/6 | $220.000 | $880.000 |
| Preuniversitario Universidad Nacional | Mar y Jue 6:00 p. m. | 14/16 | $320.000 | $4.160.000 |
| Total del mes | 69/76 | $20.400.000 |
Pantalla de muestra con cifras inventadas en pesos colombianos
Lo que hace el CRM en tu academia
Interesados con su siguiente paso
El mensaje de WhatsApp, la llamada, el formulario de la página o quien entra a preguntar queda registrado con su etapa: nuevo, examen de clasificación, pensándolo, matriculado. Cada mañana ves a quién te toca contestar.
Formulario de matrícula en línea
Mandas el enlace por WhatsApp y el estudiante o su acudiente diligencia los datos y acepta la autorización de tratamiento de datos. Todo llega a su ficha, sin formatos impresos que alguien transcribe después.
Grupos, salones y franjas horarias
Armas los grupos por nivel, jornada y salón, y antes de prometerle un cupo a alguien ves cuántos quedan libres en ese horario.
Docentes
Cada grupo tiene su docente. Los profes entran con su propio usuario y solo ven sus listas, sus notas y las observaciones de sus estudiantes.
Asistencia en el celular
La lista se llama desde el celular o la tablet en el salón. Si un estudiante empieza a faltar seguido, salta antes de que deje de venir y de pagar.
Mensualidades y cartera
El primer día del mes se generan las mensualidades de cada estudiante. Efectivo, datáfono, transferencia o Nequi quedan registrados en la misma cartera, con lo pendiente resaltado.
Mensajes a estudiantes y acudientes
Escribes por WhatsApp o correo a un grupo completo o a una familia: cambio de salón, puente festivo, mensualidad vencida o fecha del simulacro.
Notas y simulacros
Registras notas, niveles y resultados de simulacros por estudiante, para que la reunión con los papás se haga con datos en la mano.
Lista de espera ordenada
Si un grupo se llena, los siguientes quedan en fila por orden de llegada. Cuando alguien se retira, sabes a quién ofrecerle el cupo primero.
Por qué a una academia no le alcanza con la lista de estudiantes
En una academia de Bogotá o Medellín, las dos o tres semanas de matrículas antes de cada ciclo definen el semestre. Escriben por WhatsApp, por Instagram y por la página, llaman a preguntar por el B2 o por el preicfes, y si nadie les responde ese mismo día se matriculan en el instituto de la otra cuadra. Como casi nadie anota esas consultas, ni siquiera sabes cuántas se te fueron.
Pasada la temporada llega el otro dolor: grupos que se llenan y otros que no alcanzan el mínimo para abrir, listas en hojas sueltas y mensualidades atrasadas que alguien revisa cuando ya van tres meses. Un CRM para academias junta las dos cosas: convertir interesados en estudiantes y luego tener los grupos y la cartera bajo control.
De la primera pregunta a la matrícula: cómo se mueve el embudo
Quien pregunta queda guardado con el canal por el que llegó (WhatsApp, Instagram, referido, visita) y el programa que le interesa. Las etapas habituales en una academia colombiana son:
- Nuevo: escribió o llamó y hay que contestarle hoy.
- Examen de clasificación o clase de prueba: ya tiene fecha y hora asignadas.
- Prematriculado: diligenció el formulario en línea, falta el pago de la matrícula.
- Matriculado, o en lista de espera si el grupo que quería ya no tiene cupo.
Caso: antes del ciclo de febrero preguntan 60 personas por tus cursos de inglés. Contestando cuando se puede, se matriculan 18. Respondiendo el mismo día, recordando el examen de clasificación y volviendo a llamar a los indecisos, llegas a 24. Son 6 estudiantes más que, con una mensualidad de $350.000 durante un semestre de 5 meses, representan $10.500.000.
Grupos, salones y asistencia sin cuadrar a mano
Cuando el grupo de inglés para niños llega a sus 12 cupos, las nuevas matrículas pasan solas a lista de espera. Y antes de confirmarle a un acudiente, ves qué salón está libre el martes a las 4:00 p. m. y cuántos cupos le quedan al preicfes del sábado.
El docente llama lista y registra notas desde su celular. Si un estudiante del preuniversitario lleva tres clases sin aparecer, lo detectas a tiempo para llamar a la casa.
Mensualidades: el cobro del mes en una tarde
Armar a mano las mensualidades de cada estudiante todos los meses es tiempo perdido. El programa las genera el primer día del mes y tú solo vas marcando los pagos según entran: consignación, transferencia, Nequi, datáfono o efectivo en la recepción. Lo que falta por recaudar queda resaltado.
Caso: 140 estudiantes con una mensualidad promedio de $310.000 suman $43.400.000 al mes. Si el día 15 faltan 5 pagos ($1.550.000), quedan marcados en cartera y les mandas el recordatorio por WhatsApp esa misma tarde.
Si quieres cobrar con débito automático o con cargo recurrente a la tarjeta, eso se pacta con tu banco o tu pasarela de pagos: pregúntales qué autorización debe firmar el acudiente y qué pasa cuando un cobro sale rechazado. Más ideas para tener la cartera al día en nuestro blog.
El CRM frente a Excel, WhatsApp y el cuaderno de la recepción
| Tarea | Excel, WhatsApp y cuaderno | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Consultas de interesados | Chats sin responder y nombres en un pósit | Cada interesado con su etapa y la próxima acción |
| Matrícula | Formato impreso que después alguien digita | Formulario en línea con autorización de datos incluida |
| Grupos y salones | Una hoja de colores que solo entiende la coordinadora | Grupos con horario, salón, docente y cupos libres |
| Lista de asistencia | Planilla de papel en la carpeta del profe | Lista desde el celular, con alertas de inasistencia |
| Mensualidades | Excel cruzado a mano con el extracto del banco | Mensualidades generadas, pagos y cartera pendiente |
| Avisos a acudientes | Un grupo de WhatsApp donde se pierde todo | Mensaje por grupo o por familia, por WhatsApp o correo |
IVA y factura electrónica en academias colombianas
En Colombia la educación no paga IVA por el solo hecho de ser educación. El artículo 476 del Estatuto Tributario excluye del IVA los servicios de los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, y eso incluye la educación para el trabajo y el desarrollo humano (la antigua educación no formal) cuando el instituto tiene licencia de funcionamiento y sus programas registrados ante la Secretaría de Educación. Lo que queda por fuera suele estar gravado. Antes de fijar precios, aclara con tu contador:
- Instituto con licencia y programas registrados: los programas aprobados se facturan sin IVA, pero igual debes emitir factura electrónica si estás obligado a facturar.
- Cursos libres, preicfes y talleres sin registro: si la academia no tiene licencia o el curso no es un programa registrado, en principio es un servicio gravado con IVA del 19 % cuando eres responsable del impuesto.
- Música, baile y vacaciones recreativas: una escuela con programas registrados no es lo mismo que un club de baile o un plan recreativo. Revisa cada línea de servicio por separado.
- Libros, uniformes y plataformas: lo que vendes aparte de la clase tiene su propio tratamiento en IVA; no asumas que hereda el de la matrícula.
Si eres docente independiente y das clases por tu cuenta, puede que no seas responsable de IVA (persona natural con ingresos por debajo de 3.500 UVT, entre otros requisitos) y que no estés obligado a facturar; en ese caso cobras con cuenta de cobro y, si te paga una empresa, ella te expide el documento soporte. Si estás en el Régimen Simple, sí debes facturar electrónicamente.
Esto es una guía general, no asesoría tributaria: tu caso depende de la licencia, del programa y de tu régimen. Gremio Software deja cada factura lista para la validación previa de la DIAN, con el NIT o la cédula del acudiente o de la empresa que paga, y marca qué programas van excluidos y cuáles con IVA. Tienes más guías en nuestro blog. Confírmalo con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te sirve si:
- Diriges un instituto de inglés, un preicfes, un preuniversitario o una escuela de música o baile con varios grupos y docentes.
- Quieres saber cuántas consultas terminan en matrícula y en qué etapa se te caen las demás.
- Cobras mensualidades y estás cansado de cruzar el extracto del banco con una hoja de Excel.
No te sirve si:
- Trabajas sobre todo con capacitación empresarial financiada por convocatorias públicas, que exigen informes y soportes propios de cada programa.
- Lo que necesitas es una plataforma de cursos virtuales con videos y evaluaciones: esto administra el instituto, no dicta las clases.
Más lecturas y oficios parecidos
Una clase a la que el estudiante no llega por olvido se comporta igual que una cita perdida: un recordatorio la víspera evita buena parte de las faltas. Si vendes bonos de clases sueltas, muy común en música y baile, en nuestro blog explicamos cómo ponerles precio y descontar cada sesión.
Si dictas clases grupales con cupo limitado, échale un ojo al software para entrenadores personales; si tu institución tiene servicio de orientación psicológica, al software para psicólogos.
Cómo arrancas
Agenda la demo
Pide la demo gratuita y la hacemos con un caso parecido al tuyo: los interesados de la temporada de matrículas, tus grupos, la asistencia y las mensualidades del mes.
Sube estudiantes y arma los grupos
Importas estudiantes y acudientes desde Excel o CSV y creas cada grupo con su horario, su salón y su docente.
Deja listas las mensualidades
Defines la mensualidad de cada grupo, generas las del primer mes y desde ese día cada consulta nueva entra al embudo.
Una sola tarifa para tu academia
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. Ninguna función se cobra por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para academias e institutos
- Cotizaciones y facturas con el logo de tu academia
- Facturas listas para la validación previa de la DIAN, con programas excluidos y gravados separados
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Cartera de mensualidades al día
- Usuarios para docentes y recepción, con permisos
- Computador, tablet o celular, sin instalar nada
- Datos alojados en la UE con copia de seguridad diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de academias en Colombia
¿Cuánto vale el CRM para academias?
COP 39.900 al mes, en un solo plan con todo: embudo de interesados, matrícula en línea, grupos, asistencia, mensualidades, mensajes a acudientes, notas y lista de espera. No hay cláusula de permanencia. Para verlo con tus propios grupos, agenda una demo gratuita.
¿En qué se diferencia un CRM de un programa académico?
El programa académico arranca cuando el estudiante ya está matriculado. El CRM arranca antes: desde el primer mensaje, el examen de clasificación o la clase de prueba, y su trabajo es que esa consulta termine en matrícula. Gremio Software une las dos partes, así que el interesado pasa a estudiante sin volver a digitar sus datos.
¿Puedo controlar la mensualidad de cada estudiante?
Sí. Las mensualidades se generan cada mes y registras los pagos por consignación, transferencia, Nequi, datáfono o efectivo; lo que no ha entrado queda en cartera y puedes recordárselo al acudiente por WhatsApp o correo. El débito automático lo configuras con tu banco o tu pasarela de pagos.
¿Mis cursos llevan IVA del 19 % o van excluidos?
Depende de si eres un establecimiento reconocido: los programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano de un instituto con licencia de funcionamiento y programas registrados están excluidos del IVA según el artículo 476 del Estatuto Tributario. Cursos libres, talleres y preparaciones que no cumplen esas condiciones suelen estar gravados al 19 % si eres responsable de IVA. Revisa cada programa con tu contador.
Soy profesor particular, ¿tengo que facturar electrónicamente?
Si eres persona natural no responsable de IVA (ingresos por debajo de 3.500 UVT y los demás requisitos de la norma), por lo general no estás obligado a facturar y puedes cobrar con cuenta de cobro; la empresa que te pague te emite el documento soporte. Si estás inscrito en el Régimen Simple o superas los topes, sí debes emitir factura electrónica. En Gremio Software llevas estudiantes, mensualidades y facturas en el mismo lugar.
¿Las facturas salen listas para la DIAN?
Sí. Cada factura queda lista para la validación previa de la DIAN, que le asigna el CUFE, con el NIT de la empresa o la cédula del acudiente que paga. Si el estudiante llegó por una cotización, esta se convierte en factura con un clic.
¿Cómo cuidan los datos de estudiantes menores de edad?
La Ley 1581 de 2012 exige autorización para tratar datos personales, y en el caso de niños y adolescentes la da su representante legal; por eso el formulario de matrícula incluye esa autorización. Los datos se guardan en servidores de la UE, con copia diaria y conexión cifrada, y cada docente solo ve sus grupos, no los pagos ni los datos de facturación de las familias.
Guías que te pueden servir
Formatos, cálculos y casos con números reales.
Cómo bajar las inasistencias con recordatorios automáticos
Saca la cuenta de lo que te cuestan las faltas y arma recordatorios por WhatsApp y correo que la gente sí lea. Con casos de psicología, fisioterapia y peluquería.
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¿Lo revisamos con tus grupos?
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