CRM para academias en México: del primer mensaje a la inscripción, y de la inscripción a la colegiatura cobrada
Registra a cada prospecto, dale seguimiento hasta que se inscribe y lleva grupos, salones, asistencia y colegiaturas en el mismo sistema. Para escuelas de idiomas, centros de regularización, cursos de preparación para el examen de admisión, academias de música y de baile y centros de capacitación.
- Embudo de prospectos hasta la inscripción
- Grupos, horarios, salones y pase de lista
- Colegiaturas mensuales y control de adeudos
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · nada se cobra por separado
| Grupo | Horario | Lugares | Colegiatura | Cobrado |
|---|---|---|---|---|
| Inglés B1 adultos | Lun y Mié 19:00 | 11/12 | $1,450 | $14,500 |
| Inglés niños 8 a 10 | Mar y Jue 17:00 | 12/12 | $1,200 | $14,400 |
| Regularización de matemáticas, secundaria | Lun y Mié 17:30 | 7/8 | $1,300 | $9,100 |
| Preparación TOEFL ITP | Vie 16:00 | 9/10 | $1,600 | $14,400 |
| Guitarra para principiantes | Sáb 10:00 | 5/6 | $1,100 | $5,500 |
| Curso para el examen de ingreso a bachillerato | Mar y Jue 18:30 | 14/16 | $1,800 | $23,400 |
| Suma | 58/64 | $81,300 |
Vista de ejemplo; colegiaturas en pesos con IVA incluido
Lo que resuelve en tu academia
Embudo de prospectos
Cada llamada, mensaje de WhatsApp, formulario de tu página o visita entra como prospecto con su etapa: nuevo, examen de ubicación, pensándolo, inscrito. Sabes a quién marcarle hoy.
Preinscripción e inscripción en línea
Mandas la liga, el papá, la mamá o el alumno llenan sus datos y la inscripción queda en su ficha. Se acabaron las hojas que luego hay que volver a capturar.
Grupos, horarios y salones
Acomodas los grupos por nivel, horario y salón. Ves los lugares libres de cada uno antes de confirmarle a nadie.
Maestros
Asignas maestro a cada grupo. Cada uno entra con su usuario para pasar lista y capturar calificaciones de sus alumnos, sin ver pagos.
Pase de lista
El maestro pasa lista desde el celular o la tablet. Las faltas seguidas se notan antes de que el alumno deje de venir.
Colegiaturas y pagos
Cada mes se generan las colegiaturas de tus alumnos y controlas las que faltan. Lo que se paga en efectivo, con tarjeta, por SPEI o con depósito queda en la misma lista.
Avisos a alumnos y familias
Mensajes por correo o WhatsApp a un grupo entero o a una familia: cambio de salón, día festivo, colegiatura vencida o fecha de examen.
Calificaciones y evaluaciones
Capturas calificaciones y evaluaciones por alumno para informar a las familias con datos, no de memoria.
Lista de espera
Cuando un grupo se llena, los siguientes quedan en espera por orden de llegada. Si alguien se da de baja, sabes a quién llamar primero.
Por qué una academia necesita un CRM y no solo una lista de alumnos
En una academia, las semanas de inscripciones de agosto y de enero definen el año. Suena el teléfono, llegan mensajes por WhatsApp y por Facebook, entra gente a preguntar por el TOEFL o por el curso para el examen de ingreso. Si ese prospecto no recibe respuesta en un par de días, se inscribe en la academia de enfrente. Y casi nunca queda registrado, así que ni siquiera sabes cuántos se te van.
El resto del ciclo el problema cambia: grupos que se llenan y otros que no abren, listas en papel, colegiaturas atrasadas que nadie revisa hasta diciembre. Un CRM para academias junta las dos mitades: atraer y convencer prospectos, y luego acomodar grupos y cobrar.
Del prospecto a la inscripción: así funciona el embudo
Cada persona que pregunta entra como prospecto con su origen (llamada, WhatsApp, redes, recomendación, visita) y lo que busca. Un embudo típico de academia se ve así:
- Nuevo: preguntó y toca marcarle o escribirle.
- Examen de ubicación o clase muestra: ya tiene día y hora.
- Preinscrito: llenó la preinscripción en línea.
- Inscrito, o en lista de espera si su grupo ya está lleno.
Ejemplo: en temporada de inscripciones te preguntan 60 personas. Sin seguimiento se inscriben 18. Con un seguimiento ordenado (respuesta el mismo día, recordatorio del examen de ubicación y una segunda llamada a los indecisos) llegas a 24. Son 6 alumnos más que, a $1,450 al mes durante un ciclo de 10 meses, suman $87,000.
Grupos, salones y asistencia sin cuadrar a mano
Cuando un grupo llega a sus 12 lugares, las siguientes inscripciones pasan a lista de espera. Antes de confirmarle a una familia, ves qué salón está libre el martes a las 17:00 y cuántos lugares quedan en Inglés niños de los jueves.
El maestro pasa lista desde la tablet o el celular y captura calificaciones. Si un alumno de regularización falta tres semanas seguidas, te enteras a tiempo para hablar con su familia.
Colegiaturas: la cobranza del mes en un rato
Si cobras colegiaturas mensuales, lo cómodo es no armarlas a mano cada mes. El día primero se generan las de todos tus alumnos y vas registrando los pagos conforme llegan. Efectivo, tarjeta, SPEI o depósito van a la misma lista, y lo que falta queda a la vista.
Ejemplo: 150 alumnos con una colegiatura promedio de $1,400 suman $210,000 al mes. Si el día 15 faltan 5 pagos ($7,000), quedan como adeudos y les mandas un recordatorio por WhatsApp o correo ese mismo día.
Si además quieres domiciliar las colegiaturas o hacer cargos recurrentes a tarjeta, eso lo contratas con tu banco o tu procesador de pagos: revisa con ellos qué autorización necesitas del titular de la cuenta y qué pasa con los cargos rechazados. Más ideas de cobranza en nuestro blog.
El CRM contra Excel, WhatsApp y papel
| Lo que haces | Excel, WhatsApp y papel | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Prospectos | Notas sueltas y mensajes sin contestar | Embudo con la etapa y el siguiente paso de cada uno |
| Inscripción | Ficha en papel que luego se vuelve a capturar | Preinscripción e inscripción en línea |
| Grupos y salones | Excel de colores que solo entiende una persona | Grupos, horarios, salones, maestros y lugares libres |
| Asistencia | Lista en papel en la carpeta del maestro | Lista desde el celular y faltas a la vista |
| Cobranza | Excel de pagos contra el estado de cuenta | Colegiaturas, pagos y adeudos |
| Avisos a familias | Un grupo de WhatsApp con todo revuelto | Correo o WhatsApp por grupo o por familia |
IVA en academias: el RVOE hace la diferencia
En México, la Ley del IVA exenta los servicios de enseñanza de las escuelas particulares que tienen autorización o reconocimiento de validez oficial de estudios (RVOE), además de la educación preescolar. Lo que no tiene RVOE lleva IVA 16 %, aunque sea educativo. En la práctica, para una academia:
- Programas con RVOE: la colegiatura de ese programa va exenta. Si en la misma escuela das también cursos sin RVOE, esos sí llevan IVA.
- Idiomas, regularización y cursos para examen de admisión: casi siempre se imparten sin RVOE, así que llevan IVA 16 %, también en línea. Una colegiatura de $1,450 con IVA incluido son $1,250 más $200 de IVA.
- Música, baile y talleres: la misma regla; sin reconocimiento oficial se cobran con IVA, y al público le das el precio con IVA incluido.
- Libros, material y uniformes que vendes: se analizan aparte; los libros pueden tener un tratamiento distinto al de las clases, y la inscripción sigue la suerte del curso.
Si das clases particulares por tu cuenta y una empresa te contrata cursos para su personal, te retiene ISR (1.25 % si estás en RESICO) y puede retenerte dos terceras partes del IVA. Y ojo: la deducción de colegiaturas en la declaración anual es solo para preescolar a bachillerato con RVOE, así que no aplica a tus cursos de idiomas.
Esto es una orientación general, no asesoría fiscal. Con Gremio Software, cada curso guarda si va exento o con IVA y las facturas salen preparadas para CFDI 4.0 con el RFC, nombre, código postal y régimen de cada familia o empresa; lo que nadie pide facturar va en tu factura global. Más guías en nuestro blog. Revisa tu caso con tu contador.
A quién le sirve y a quién no
Te va a servir si:
- Tienes una escuela de idiomas, un centro de regularización, un curso de preparación para exámenes de admisión o una academia de música o baile con varios grupos y maestros.
- Quieres saber cuántos prospectos terminan inscritos y por qué se pierden los demás.
- Cobras colegiaturas mensuales y ya no quieres cuadrar el banco con un Excel.
No es lo tuyo si:
- Lo tuyo es la capacitación a empresas con constancias DC-3 y reportes ante la Secretaría del Trabajo como actividad principal: tiene trámites propios que este sistema no lleva.
- Buscas una plataforma de cursos en línea con videos y exámenes: esto administra la academia, no da las clases.
Lecturas útiles y giros cercanos
Las clases que se pierden por olvido funcionan igual que las citas: un recordatorio a tiempo evita muchas ausencias. Si vendes paquetes de clases sueltas, algo común en música y baile, en nuestro blog hay ideas para ponerles precio y llevar la cuenta de cada sesión.
Si das clases de grupo con cupo, revisa el software para entrenadores personales; si tu escuela tiene área de orientación psicológica, el software para psicólogos.
Así arrancas
Agenda la demo
Te mostramos el sistema con un caso como el tuyo: prospectos de la temporada de inscripciones, grupos, asistencia y las colegiaturas del mes.
Importa alumnos y arma los grupos
Subes alumnos y familias desde Excel o CSV y creas tus grupos con su horario, su salón y su maestro.
Prepara las colegiaturas del primer mes
Configuras la colegiatura de cada grupo, si lleva IVA o va exenta, generas las del primer mes y empiezas a registrar a cada nuevo prospecto en el embudo.
Una sola tarifa para tu academia
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se cobra aparte.
Lo que trae
- Embudo, inscripciones, grupos, asistencia y colegiaturas
- Cotizaciones para empresas y facturas con tu logotipo
- Facturas preparadas para CFDI 4.0, exentas o con IVA
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Control de colegiaturas, pagos y adeudos
- Usuarios para maestros y recepción, con permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes de academias en México
¿Cuánto cuesta el CRM para academias?
MX$299 al mes por toda la academia: embudo de prospectos, inscripción en línea, grupos, asistencia, colegiaturas, avisos a familias, calificaciones y lista de espera. No hay plazo forzoso y lo cancelas cuando quieras. Para verlo funcionando, agenda una demo sin costo.
¿En qué se distingue un CRM para academias de un sistema de control escolar?
El control escolar arranca cuando el alumno ya está inscrito. Un CRM arranca antes: con el primer mensaje, el formulario de tu página o el examen de ubicación, y te ayuda a que ese prospecto termine inscrito. Gremio Software para academias junta las dos partes, así que el prospecto pasa a alumno sin volver a capturar sus datos.
¿Puedo llevar la colegiatura de cada alumno?
Sí. Cada mes se generan las colegiaturas y registras los pagos en efectivo, con tarjeta, por SPEI o con depósito; las que faltan quedan como adeudos y avisas a esas familias por WhatsApp o correo. La domiciliación la contratas con tu banco o tu procesador de pagos.
¿Las clases de mi academia llevan IVA?
Si el programa tiene RVOE de la SEP o de la autoridad educativa de tu estado, la colegiatura va exenta; si no lo tiene, como pasa con casi todos los cursos de idiomas, regularización, música o preparación para exámenes, lleva IVA 16 %. En el programa marcas el tratamiento de cada curso. Revisa tu caso con tu contador.
Doy clases particulares, ¿qué datos me tienen que dar para facturar?
Solo el RFC, el nombre o razón social, el código postal del domicilio fiscal y el régimen. Desde 2026, condicionar la factura a que te entreguen la constancia de situación fiscal es infracción. Si trabajas solo, Gremio Software te sirve igual: alumnos, colegiaturas y facturas preparadas para CFDI 4.0 en un solo lugar.
¿Qué pasa si una familia me paga la colegiatura después del mes?
Si facturas la colegiatura antes de cobrarla, se emite como pago diferido (PPD) y, cuando llega el dinero, va el complemento de pago, a más tardar el día 5 del mes siguiente. Si cobras primero, la factura sale pagada en una sola exhibición (PUE). El programa lleva el saldo de cada familia y prepara el CFDI que toque. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cómo cuido los datos de alumnos menores de edad?
Con un aviso de privacidad dirigido a padres o tutores, que son quienes dan el consentimiento, y dando acceso solo a quien lo necesita. La información vive en servidores de la UE, con respaldo diario y conexión cifrada, y cada maestro ve sus grupos, no los pagos ni los datos fiscales de las familias.
Lecturas para tu academia
Guías prácticas con cuentas reales en pesos.
Menos ausencias con recordatorios automáticos
Saca cuánto te cuestan las ausencias y arma avisos automáticos por WhatsApp y correo que sí funcionen. Con ejemplos de consultorios, estudios y estéticas.
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Qué paquetes ofrecer, cómo ponerles precio sin perder margen, cómo descontar cada clase y qué cuidar con la vigencia y las cancelaciones.
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Qué reglas fijar antes de abrir la agenda, cómo organizar las reservas en línea paso a paso y qué funciones debe traer el sistema. Con casos de entrenadores, nutriólogos y estéticas.
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¿Lo probamos con tu academia?
Te mostramos el sistema con grupos y colegiaturas como los tuyos y resolvemos tus dudas de inscripciones y facturación. Sin compromiso.