Software de gestión de obras: estados de pago con retención, costo real por partida y factura electrónica para el SII
Hecho para contratistas de remodelación, maestros con empresa propia y constructoras pyme de Chile que cobran por estado de pago y quieren ver, partida por partida, cuánto llevan ejecutado, cuánto le han cobrado al mandante y en qué se les está yendo la utilidad.
- Estados de pago sobre avance acumulado, con gastos generales, utilidad y retención calculados
- Costo real versus presupuesto en cada partida, con aviso cuando se arranca
- Libro de obra digital: jornales, materiales y fotos que sube el jefe de obra desde el celular
CLP 12.990 al mes · sin contrato de permanencia · todo lo de obras en un solo plan
| Partida | P. unitario | Avance acum. | En este EP | Monto del EP |
|---|---|---|---|---|
| Tabique de volcanita sobre metalcon (estándar y RH) | $32.000/m² | 118,00 m² | 46,00 m² | $1.472.000 |
| Pavimento de porcelanato 60 × 60 | $38.000/m² | 95,00 m² | 95,00 m² | $3.610.000 |
| Revestimiento cerámico en muros de baños | $29.000/m² | 38,50 m² | 38,50 m² | $1.116.500 |
| Punto eléctrico (enchufe o centro de luz) | $45.000/un. | 34 un. | 22 un. | $990.000 |
| Cielo falso de volcanita | $26.000/m² | 60,00 m² | 60,00 m² | $1.560.000 |
| Instalación sanitaria de baños (suma alzada) | $4.800.000 | 60 % | 40 % | $1.920.000 |
| Costo directo del EP n.º 3 (sin GG, utilidad ni IVA) | $10.668.500 |
Pantalla de muestra con cifras ficticias en pesos chilenos
Lo que manejas de cada obra con el programa
Itemizado por partidas, con gastos generales y utilidad
Subes el itemizado que le presentaste al mandante (obras preliminares, obra gruesa, terminaciones, instalaciones) con unidad, cantidad y precio unitario, y fijas el porcentaje de gastos generales y utilidad del contrato.
Avance medido en terreno
Cada vez que cierras un periodo anotas lo que se midió en la obra. El sistema va sumando lo acumulado de cada partida y nunca tienes que rearmar el estado de pago anterior para saber dónde estás.
Estados de pago sin planillas sueltas
El EP del periodo se obtiene restando lo ya cobrado al avance acumulado. Encima van los gastos generales, la utilidad y el IVA, y queda listo para emitir la factura electrónica al mandante.
El costo verdadero de cada partida
Tratos y jornales, compras en la ferretería, subcontratos y facturas de proveedores se cargan a la partida que corresponde. El mayor costo aparece en pesos y en porcentaje cuando la obra todavía está abierta.
Aviso de mayor costo
Si una partida gasta más de lo que le tocaba según su avance, recibes una alerta. Te enteras cuando aún puedes conversarlo con el mandante o cambiar de proveedor, no en la recepción final.
Libro de obra en el bolsillo
El jefe de obra o el capataz registra jornales, materiales que llegaron y fotos desde el navegador del teléfono. Se terminan los partes escritos a mano que se mojan y los audios que nadie escucha.
Subcontratistas con su papeleo al día
El ceramista, el eléctrico o el proveedor de volcanita quedan amarrados a la obra con sus facturas o boletas de honorarios, lo pagado y lo pendiente, y con el certificado F30-1 que acredita que están al día con sus trabajadores.
Retención de garantía
Si el contrato fija un porcentaje retenido en cada estado de pago (es habitual entre 5 % y 10 %), el programa lo descuenta, acumula el saldo y te avisa para cobrarlo en la recepción de la obra.
Contrato, permisos y fotos en la carpeta de la obra
El contrato, la boleta de garantía, los planos, el permiso de edificación de la Dirección de Obras Municipales y las fotos de cada etapa quedan guardados en la obra, no en el WhatsApp de la cuadrilla.
Por qué una obra termina dejando menos de lo que prometía
En hartas pymes de construcción en Chile la obra se lleva más o menos así: el itemizado en un Excel que solo entiende quien lo hizo, el avance en el grupo de WhatsApp, las guías de despacho del corralón en la guantera y las facturas de compra en un sobre que el contador recibe para la declaración mensual del IVA en el F29. Los datos están, pero nadie los cruza.
Así la utilidad se va quedando por el camino: el margen que calculaste se lo comen los jornales extra, el material que hubo que botar o los cambios que el mandante pidió de palabra. Cuando lo descubres en la liquidación, ya no hay a quién cobrarle el adicional ni forma de negociar con el proveedor.
Un software de gestión de obras no reemplaza al jefe de obra ni a la ITO. Lo que hace es reunir en un solo lugar el itemizado, lo medido en terreno, lo cobrado en estados de pago y lo gastado de verdad, partida por partida, mientras todavía puedes corregir el rumbo.
Una obra de verdad, del itemizado al estado de pago
Caso: habilitación de un local para cafetería en Barrio Italia, Providencia. Costo directo presupuestado de $31.850.000, gastos generales y utilidad del 20 %, catorce semanas de plazo y un estado de pago mensual que revisa y aprueba el dueño del local.
Semana 11: la volcanita se come el margen
La partida de tabiquería tiene 132 m² a $32.000/m² y un costo directo estimado de $24.500/m², o sea, $3.234.000. Con 118 m² levantados, el costo previsto para lo ejecutado debería ir en $2.891.000, pero lo cargado desde el libro de obra ya suma $3.410.000: $519.000 de más, casi un 18 % sobre lo esperado.
Te salta la alerta. Revisas los registros y aparece el motivo: el dueño pidió plancha RH (resistente a la humedad) detrás del mesón, que no venía en el itemizado, y el maestro perdió dos días rehaciendo un vano. Con fotos y jornales en la mano, lo pactas como obra extraordinaria y queda por escrito antes del siguiente estado de pago.
Cierre del mes: estado de pago n.º 3
Ingresas el avance acumulado de cada partida. El programa descuenta lo cobrado en los dos EP anteriores ($12.430.000 de costo directo) y el n.º 3 queda en $10.668.500. Suma gastos generales y utilidad del 20 % ($2.133.700) y llega a un neto de $12.802.200; con IVA del 19 % ($2.432.418), la factura sale por $15.234.618. Como el contrato pacta una retención de garantía del 5 % sobre el neto, el mandante te paga $640.110 menos, que quedan en el saldo por cobrar.
Ese estado de pago pasa a factura electrónica (tipo 33) con su folio timbrado y lista para enviarse al SII, sin volver a digitar montos. Desde que el mandante la recibe tiene ocho días para reclamar su contenido y, por la ley de pago a 30 días, sabes cuándo debería llegar la plata. Hay más guías de obra en nuestro blog.
Mide siempre sobre lo acumulado, aunque el mandante solo quiera mirar el monto del mes. Si una cubicación quedó mal, el EP siguiente la corrige solo; si cobras parciales sueltos, el error viaja hasta la liquidación del contrato.
Planilla y WhatsApp versus un programa de obra
Para armar el presupuesto, la planilla cumple. Para seguir una obra viva, con jefe de obra, capataz y oficina anotando al mismo tiempo, no da el ancho. Así cambia la semana:
| Qué hay que hacer | Planilla, cuaderno y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Libro de obra | Fotos de un cuaderno y audios que alguien transcribe el viernes | Jornales, materiales y fotos subidos desde el teléfono a su obra y partida |
| Estado de pago mensual | Duplicar la pestaña del mes pasado y sumar a mano lo nuevo | Anotas lo acumulado y el sistema arma el EP, la retención, el IVA y la factura |
| Costo real de cada partida | Se revisa en la liquidación, si alguien se da el tiempo | Siempre visible, con aviso de mayor costo |
| Facturas, boletas de honorarios y F30-1 de subcontratos | En un sobre, sin saber de qué obra son | Asignados a su obra, con lo que falta pagar y el certificado a la vista |
| Retención de garantía | En la cabeza del dueño o en una libreta | Descontada en cada EP y lista para cobrar en la recepción |
| Contrato, boleta de garantía y fotos | Repartidos entre el teléfono del capataz y el correo | Archivados en la obra, a un clic |
¿No tienes claro si ya es momento de soltar la planilla? En nuestro blog contamos las señales de que el Excel ya te quedó chico.
Cómo sacar el mayor costo de una partida
Basta una resta: mayor costo = costo real − costo presupuestado; para verlo en porcentaje, divides esa diferencia por lo presupuestado. Si la cerámica de los baños estaba en $1.850.000 y terminó costando $2.035.000, te pasaste en $185.000, un 10 %. Si el número te inquieta, en nuestro blog revisamos por qué pasa y cómo cortarlo a tiempo.
¿A quién le sirve este software de gestión de obras?
Lo ocupan sobre todo quienes están en terreno y tienen que rendir cuentas del avance y de la plata:
- Empresas de remodelación con varias obras abiertas, desde una casa completa en Ñuñoa hasta la habilitación de un local comercial.
- Contratistas y constructoras pyme que presentan estados de pago a un particular, a una comunidad de copropietarios o a una inmobiliaria más grande.
- Instaladores eléctricos, sanitarios, de gas o de climatización que trabajan por obra con libro de obra, materiales y subcontratos.
No te va a servir si:
- Haces arreglos de una mañana (destapar un lavaplatos, cambiar un calefont): te alcanza con un programa para hacer presupuestos que los pase a boleta o factura.
- Quieres mirar la empresa completa (margen de todas las obras, flujo de caja, compras, permisos por cargo): para eso está el software para constructoras.
- Debes armar presupuestos con análisis de precios unitarios, cubicaciones y listas de insumos: revisa el software de presupuestos de obra.
- Esperas cartas Gantt o modelos BIM: este programa no hace eso.
Cómo partir
Agenda la demo sin costo
Cuéntanos cuántas obras tienes en marcha y cómo armas hoy los estados de pago. En la demo montamos una obra parecida a las tuyas.
Carga una obra que ya esté andando
Subes el itemizado, los porcentajes del contrato y los EP que ya cobraste. Con una sola obra real ves al tiro cómo vas.
Pon al jefe de obra a llenar el libro
Cada jefe de obra o capataz entra con su usuario desde el celular. A fin de mes anotas lo medido y el estado de pago queda listo.
Un único plan para tu empresa constructora
Sin contrato de permanencia: lo das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra por separado.
Qué trae
- Todo lo de gestión de obras: estados de pago, retenciones, libro de obra y mayor costo
- Cotizaciones y facturas con tu logo
- Factura electrónica (tipo 33) y nota de crédito preparadas para el SII, con RUT del mandante
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Cuentas por cobrar: EP pagados, pendientes y retenciones
- Usuarios para jefes de obra y capataces, con permisos
- Notebook, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos alojados en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Preguntas frecuentes sobre obras en Chile
¿Qué es un estado de pago acumulado y cómo lo calcula el programa?
Es el estado de pago (EP) que mide todo lo ejecutado desde el inicio hasta la fecha de corte. Tú registras el avance acumulado de cada partida y el sistema descuenta lo cobrado en EP anteriores, así el monto del periodo sale por diferencia y ninguna partida se cobra dos veces.
¿Cómo maneja los gastos generales, la utilidad y el IVA de un contrato?
Defines el porcentaje de gastos generales y utilidad del contrato y el programa lo aplica sobre el costo directo de cada EP. Al neto resultante le suma el IVA del 19 %, que en un contrato general de construcción se aplica sobre el precio completo. Beneficios como el crédito especial para empresas constructoras han cambiado varias veces desde 2023, así que su aplicación revísala con tu contador.
¿El jefe de obra puede llenar el libro de obra desde el teléfono?
Sí. Se abre en el navegador del celular o la tablet, sin descargar nada. Cada jefe de obra o capataz tiene su usuario y anota jornales, materiales y fotos solo en las obras que tiene asignadas.
¿Lleva la retención de garantía y el control de subcontratistas?
Sí. La retención pactada se descuenta de cada estado de pago y se acumula en un saldo para cobrarlo en la recepción. De cada subcontratista guardas sus facturas o boletas de honorarios (con la retención del 15,25 % que rige en 2026) y el certificado F30-1, que el mandante suele exigir antes de liberar un pago.
¿Cuánto vale el software de gestión de obras?
CLP 12.990 al mes, con todas las funciones en un solo plan y sin contrato de permanencia. Lo más práctico para empezar es agendar una demo gratuita.
¿Los estados de pago salen como factura electrónica válida ante el SII?
Sí. Cada EP se convierte en factura electrónica afecta (tipo 33) con el RUT y la razón social del mandante, el detalle de gastos generales y utilidad y el IVA del 19 %, timbrada con los folios (CAF) que te autoriza el SII. Si hay que rebajar un monto, sale la nota de crédito (tipo 61) asociada. Revisa tu caso particular con tu contador.
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