Software para centros de estética y depilación definitiva: gabinetes, aparatología y sesiones prepagas en orden
Para cosmetólogas, cosmiatras y centros de depilación definitiva de Argentina donde varias profesionales comparten gabinetes y aparatología, y los tratamientos se venden por sesiones. En una pantalla ves gabinetes libres, equipos tomados, lo que ya se cobró y las sesiones que le quedan a cada clienta.
- Turnos cruzados por gabinete y por equipo: imposible superponer el láser
- Sesiones prepagas con lo hecho y lo pendiente a la vista
- Consentimiento, ficha de contraindicaciones y fotos de evolución en la historia de cada clienta
ARS 24.999 al mes · sin permanencia mínima · todo lo que usa tu centro
Pantalla ilustrativa con clientas y horarios de ejemplo
Qué ordena el programa en tu centro
Gabinetes y equipos con agenda propia
Además de cada gabinete, cada aparato tiene su propia columna. Si la radiofrecuencia está en uso en el gabinete de al lado, el sistema no te deja dar el turno.
Tratamientos en sesiones
Definís cuántas sesiones lleva cada protocolo y la ficha muestra el avance, lo que resta y los parámetros que se usaron en cada visita.
Sesiones prepagas
La clienta paga el tratamiento completo, cada turno descuenta una sesión y vos ves en todo momento cuánto servicio ya cobrado te queda por prestar.
Consentimiento y ficha de contraindicaciones
Antes de la primera sesión la clienta completa la ficha (embarazo, medicación fotosensibilizante, marcapasos, alergias) y firma el consentimiento en la tablet; todo queda fechado en su historia.
Fotos de evolución
Cada etapa del tratamiento queda documentada con imágenes en la historia de la clienta, fuera de los teléfonos personales y de los chats del equipo.
Stock de gabinete y de reventa
Separás lo que se gasta en cabina (gel, ampollas, máscaras, rollos de camilla) de lo que se ofrece en recepción, para reponer a tiempo y no inmovilizar plata en mercadería.
Comisión por profesional
Las sesiones realizadas y los productos vendidos quedan asignados a cada profesional y el porcentaje se liquida solo a fin de mes.
Turnos online con equipo asignado
Las clientas reservan desde el celular solo los tratamientos que habilites, y el sistema les asigna el gabinete y el equipo disponibles.
En estética, el turno depende de tres agendas a la vez
Una peluquería se organiza con la agenda de cada estilista. En estética, en cambio, cada turno necesita a la vez un gabinete, un aparato y alguien que lo opere. El láser se compró en dólares y en cuotas, la radiofrecuencia pasa de un gabinete a otro y hay clientas con ocho sesiones de depilación pagas que vuelven cada cinco o seis semanas. Manejado en papel, el día menos pensado dos personas reservan el mismo aparato para el mismo horario.
Un software para centros de estética coordina esas tres agendas y, al mismo tiempo, controla las sesiones prepagas, los consentimientos y las fotos de cada clienta.
Gabinete libre no significa equipo libre
Caso: martes por la tarde en Nueva Córdoba, tres gabinetes y una única radiofrecuencia, igual que en la imagen. Yanina usa la radiofrecuencia en el gabinete 1 de 16:30 a 17:30. Una clienta escribe pidiendo radiofrecuencia corporal a las 17 en el gabinete 3: el gabinete está disponible, el equipo no. El sistema lo advierte al instante y le proponés las 19, cuando ambos quedan libres.
Con papel, el conflicto se descubre a las 17 con la clienta ya en la camilla. Con el sistema, directamente no ocurre.
Sesiones prepagas: plata cobrada y servicio adeudado
Lo que se cobra por adelantado es un compromiso de servicio. Caso: seis sesiones de radiofrecuencia facial por $180.000, $30.000 cada una. A los tres meses la clienta hizo cuatro: todavía le debés dos, equivalentes a $60.000. Si la tarjeta dice «RF Brenda: 1, 2, 3» y alguien hizo la cuarta sin marcarla, aparece el malentendido.
Acá cada protocolo tiene su número de sesiones. Al cerrar el turno se resta una y la ficha muestra lo hecho, lo pendiente y el detalle de cada visita: zona tratada, potencia, fluencia y observaciones. Si la clienta cambia de profesional, quien la recibe continúa sin empezar de cero.
¿Vendés muchos protocolos por adelantado? En nuestro blog explicamos cómo fijarles precio y seguirlos.
Consentimiento, contraindicaciones y fotos
Antes de iniciar depilación definitiva, peelings o radiofrecuencia, conviene que la clienta complete la ficha de contraindicaciones y firme un consentimiento que describa el procedimiento, los riesgos y los cuidados posteriores. El sistema lo archiva en su historia junto a las imágenes de cada etapa.
Las fotos solo sirven si son comparables: la misma iluminación, el mismo fondo, la misma distancia y el mismo encuadre. Así la clienta aprecia el resultado y vos contás con un registro ante cualquier reclamo.
Embarazo, medicación o alergias son datos de salud y la Ley 25.326 los considera sensibles: usalos solo para atender y restringí quién los ve. Las imágenes también son datos personales, y el Código Civil y Comercial exige consentimiento para difundir la imagen de alguien: para mostrar un antes y después en redes, pedí una autorización específica, distinta del consentimiento del tratamiento. Los aparatos deben contar con aprobación de la ANMAT y las prácticas invasivas, como los inyectables, son exclusivas de médicos. Revisá tu caso con tu asesor.
Insumos de cabina, productos de mostrador y comisiones
En un centro de estética hay dos inventarios: lo que se consume en cabina (gel conductor, ampollas, máscaras, papel de camilla) y lo que se ofrece en recepción. El sistema los separa, así no te quedás sin gel con la clienta esperando.
Las comisiones se calculan por profesional. Caso: si Carolina hace en el mes $2.400.000 en tratamientos con un 15 % y vende $300.000 en dermocosmética con un 10 %, le corresponden $360.000 + $30.000 = $390.000.
Cuaderno y Excel contra un software para centros de estética
| Tarea | Cuaderno, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Reservar gabinete y aparato | Una hoja por gabinete y acuerdos de palabra | Turnos por gabinete y por aparato, con conflictos señalados |
| Sesiones de un tratamiento | Marcas con birome en un cartón | Hechas y pendientes en la historia de la clienta |
| Tratamientos cobrados por adelantado | Una planilla que nadie actualiza | Prepago vinculado al protocolo, con lo adeudado visible |
| Consentimientos | Hojas sueltas en un bibliorato | Firmados en la tablet y guardados en la historia |
| Fotos de evolución | En el celular de cada cosmetóloga | En la historia, ordenadas por sesión |
| Insumos de gabinete | Te enterás cuando se terminaron | Stock de gabinete y de reventa por separado |
| Turnos | Mensajes que llegan con las manos en la camilla | Reservas web para los tratamientos que habilites |
Al cobrar, el comprobante se emite desde el mismo lugar: factura C si sos monotributista o B con el IVA contenido si sos responsable inscripto, preparada para la factura electrónica de ARCA. Un protocolo prepago se factura en el momento del cobro, no por sesión. Revisá tu caso con tu contador.
¿Para qué centros está pensado?
Es para vos si:
- Varias profesionales comparten uno o más gabinetes y la aparatología.
- Te dedicás a la depilación definitiva y vendés protocolos de 6, 8 o 10 sesiones.
- Cobrás por adelantado y necesitás saber cuánto servicio pagado falta prestar.
No te sirve tanto si:
- Tu trabajo es manicuría y pedicuría, sin gabinetes ni protocolos por sesiones: buena parte del sistema no la usarías.
- Tu negocio es básicamente una peluquería con un gabinete chico: compará con el software para peluquerías, que trae fichas de color y agenda por puesto.
- Atendés más que nada hombres, con cortes, barba y gente que llega sin reservar: para eso está el software para barberías.
- En tu centro trabaja un médico que hace medicina estética: esa parte es actividad sanitaria, con historia clínica y habilitación propias, y conviene revisarla aparte.
Cómo arrancar
Pedí una demo gratuita
Te mostramos cómo conviven gabinetes y aparatos en la agenda y cómo se van restando las sesiones de un protocolo prepago.
Configurá gabinetes, aparatos y protocolos
Cargás los gabinetes, la aparatología, cada protocolo con su duración y su número de sesiones, y a las profesionales. Las clientas se importan desde Excel o CSV.
Pasá los prepagos vigentes y empezá
Registrás los protocolos que están a mitad de camino con las sesiones pendientes, adjuntás los consentimientos firmados y habilitás la agenda y la reserva web.
Un único plan para tu centro
Sin permanencia mínima: das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.
Qué trae
- Todo lo de estética: gabinetes, equipos, sesiones prepagas, consentimientos y fotos
- Presupuestos de tratamientos y facturas con tu logo
- Factura C, B o A preparada para la factura electrónica de ARCA
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y mail
- Sesiones adeudadas, señas y saldos por clienta
- Usuarios para cada profesional, con permisos
- Compu, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por mail y chat
Preguntas frecuentes de centros de estética en Argentina
¿Puedo organizar la agenda por gabinete y por equipo al mismo tiempo?
Sí. Cada turno toma un gabinete, una profesional y, si hace falta, un equipo. Si ese equipo ya está en uso en otro gabinete a esa hora, lo ves al dar el turno y no se puede superponer.
¿Cómo lleva el sistema las sesiones de un tratamiento prepago?
Cada prepago se vincula a un protocolo con su número de sesiones. Al cerrar el turno se resta una y la historia muestra lo realizado, lo pendiente y el detalle de cada visita.
¿Puedo guardar consentimientos y fotos de evolución?
Sí, en la historia de cada clienta, junto con sus tratamientos. Los datos se alojan en servidores de la UE, con conexión cifrada y copia diaria, y cada usuario ve solo lo que le habilitás.
¿Puedo subir el antes y después a Instagram?
Solo si la clienta te dio una autorización expresa para ese uso, distinta del consentimiento del tratamiento. El Código Civil y Comercial protege el derecho a la propia imagen y la Ley 25.326, los datos personales: publicar sin permiso puede traerte un reclamo. Revisá tu caso con tu asesor.
¿Cómo facturo un tratamiento de 8 sesiones que la clienta paga por adelantado?
Se factura cuando lo cobrás, por el total, aunque las sesiones se hagan durante varios meses: factura C si sos monotributista, B con el IVA contenido si sos responsable inscripto. Si lo paga en cuotas, cada cobro lleva su comprobante. El programa la emite desde la venta del prepago, preparada para la factura electrónica de ARCA, y después solo descuenta sesiones. Revisá tu caso con tu contador.
¿Cuánto sale el software para centros de estética?
ARS 24.999 al mes, con todo lo de estética en un único plan y sin permanencia mínima. Si querés verlo con tus tratamientos, pedí una demo gratuita.
Guías para tu centro
Modelos, fórmulas y casos con números.
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