Software de gestión de obras en México: estimaciones con amortización de anticipo, fondo de garantía y costo real por concepto
Para contratistas de remodelación, residentes con empresa propia y constructoras chicas que cobran por estimaciones y necesitan saber, concepto por concepto del catálogo, cuánto llevan ejecutado, cuánto han estimado y dónde se les está yendo el margen.
- Estimaciones sobre volúmenes acumulados, con anticipo y fondo de garantía calculados
- Costo real contra presupuesto en cada concepto, con aviso de desviación
- Bitácora del residente o el cabo: jornales, materiales y fotos desde el celular
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · todo lo de tu giro incluido
| Concepto | P.U. | Volumen acumulado | Esta estimación | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Muro de tablaroca con aislante | $420/m² | 118.00 m² | 46.00 m² | $19,320 |
| Piso de porcelanato 60 × 60 | $560/m² | 95.00 m² | 95.00 m² | $53,200 |
| Azulejo en muros de sanitarios | $480/m² | 38.50 m² | 38.50 m² | $18,480 |
| Salida eléctrica (contacto o apagador) | $650/sal. | 34 sal. | 22 sal. | $14,300 |
| Plafón corrido de tablaroca | $390/m² | 60.00 m² | 60.00 m² | $23,400 |
| Instalación hidrosanitaria de sanitarios (lote) | $38,000 | 60 % | 40 % | $15,200 |
| Importe de la estimación 3 (sin IVA, antes de amortizar anticipo) | $143,900 |
Vista de ejemplo con cifras en pesos mexicanos
Lo que llevas en cada obra
Catálogo de conceptos con sus precios unitarios
Cada obra arranca con su catálogo de conceptos por capítulos (preliminares, albañilería, acabados, instalaciones), con unidad, volumen y P.U. Es la base contra la que se mide todo lo demás.
Números generadores por corte
En cada corte capturas el volumen medido en campo con su generador. El programa suma lo acumulado concepto por concepto, sin arrastrar cifras de una hoja a otra.
Estimaciones con su carátula completa
La estimación sale de restar lo ya estimado al volumen acumulado. Luego se amortiza la parte del anticipo, se calcula el IVA, se descuenta el fondo de garantía y queda lista para facturar.
Lo que de verdad cuesta cada concepto
Raya de la cuadrilla, material de la casa de materiales, destajistas y facturas de proveedores se cargan al concepto que corresponde. Ves la desviación en pesos y en porcentaje con la obra todavía abierta.
Aviso de desviación
Si un concepto se come más de lo que le tocaba según su avance, te llega una alerta. Te enteras cuando todavía puedes negociar un extraordinario, no en el finiquito.
Bitácora de obra en el celular
El residente o el cabo anota jornales, material recibido y fotos desde el navegador del celular. Se acabaron las notas mojadas en la obra y los audios que nadie transcribe.
Destajistas y subcontratistas por obra
El yesero, el electricista o el proveedor de cancelería quedan ligados a su obra con lo que te han facturado, lo que les debes y, si son servicios especializados, su número de REPSE.
Fondo de garantía
Si el contrato retiene un porcentaje de cada estimación (lo común es 5 %), el programa lo descuenta, lleva el saldo acumulado y te recuerda cobrarlo al terminar el periodo de garantía.
Contrato, fianzas y licencia en un solo lugar
Contrato, fianza de cumplimiento y de anticipo, planos, licencia de construcción, registro de la obra en el IMSS y fotos de cada etapa, guardados en la obra y no en el chat de la cuadrilla.
Por qué el margen de una obra desaparece sin que nadie lo note
En muchas constructoras chicas de México la obra se lleva así: el catálogo en un Excel que solo entiende quien lo armó, la bitácora en el grupo de WhatsApp, las notas de remisión de la casa de materiales en la guantera de la camioneta y las facturas de los proveedores en una caja que el contador recibe para la declaración mensual. La información existe, pero nadie la cruza.
Así el margen se va haciendo agua: la utilidad que pusiste en tus indirectos se consume en jornales de más, en material que se echó a perder o en cambios que el cliente pidió de palabra. Cuando lo descubres en el finiquito, ya no hay a quién cobrarle el extraordinario ni manera de cambiar de proveedor.
Un software de gestión de obras no sustituye al residente ni a la supervisión. Lo que hace es juntar en un mismo lugar el catálogo, los generadores de cada corte, lo estimado y lo gastado de verdad, concepto por concepto, mientras todavía hay tiempo de reaccionar.
Una obra real, del anticipo a la estimación
Caso: adecuación de un local para farmacia en Querétaro. Contrato a precio unitario por $865,000 más IVA, anticipo de 30 % ($259,500 más IVA, facturado al recibirlo), fondo de garantía de 5 %, catorce semanas de plazo y una estimación mensual que revisa y firma el supervisor del cliente.
Semana 11: la tablaroca se come el margen
El concepto de muro de tablaroca tiene 132 m² a $420/m² y un costo directo previsto de $300/m², o sea $39,600. Con 118 m² terminados, lo gastado debería ir en $35,400, pero lo cargado desde la bitácora ya suma $41,800: $6,400 de más, un 18.1 % de desviación.
Te llega el aviso. Revisas la bitácora y aparece la causa: el cliente pidió tablaroca resistente a la humedad detrás del mostrador de refrigerados, que no venía en el catálogo, y la cuadrilla perdió dos días rehaciendo un vano. Con fotos y jornales en la mano lo acuerdas como concepto extraordinario, con su precio unitario, antes del siguiente corte.
Cierre del mes: estimación 3
Capturas los volúmenes acumulados con sus generadores. El programa descuenta las dos estimaciones anteriores ($376,700) y la 3 queda en $143,900. Amortiza el 30 % del anticipo ($43,170), calcula el IVA de 16 % sobre los $100,730 restantes ($16,116.80) y descuenta el fondo de garantía de 5 % sobre el importe estimado ($7,195). La carátula queda en $109,651.80 a cobrar.
Esa estimación se convierte en CFDI sin volver a capturar importes, normalmente con método de pago PPD porque el cliente paga a 30 días, y cuando entra el dinero se registra su complemento de pago. Así evitas los errores que más dinero cuestan en obra: un concepto cobrado dos veces o uno que nunca entró en ninguna estimación. Hay más guías de obra en nuestro blog.
Estima siempre sobre el volumen acumulado, aunque el supervisor solo quiera ver el importe del mes. Si un corte quedó mal medido, el siguiente lo corrige solo; si estimas parciales sueltos, el error viaja hasta el finiquito.
Excel y WhatsApp contra un programa de obra
Para armar el catálogo, el Excel cumple. Para controlar la obra mientras avanza, con residente, cabo y oficina capturando al mismo tiempo, se queda corto. Así cambia el día a día:
| Lo que haces | Libreta, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Bitácora de obra | Fotos de una libreta y audios que alguien pasa en limpio el viernes | Jornales, materiales y fotos desde el celular, cargados a su obra y concepto |
| Estimación mensual | Copiar la estimación pasada y sumar a mano lo nuevo | Capturas lo acumulado y sale la carátula con anticipo, IVA, fondo y CFDI |
| Costo real por concepto | Se revisa en el finiquito, si alguien lo revisa | A la vista todo el tiempo, con aviso de desviación |
| Facturas de destajistas y proveedores | En una caja, sin saber de qué obra son | Ligadas a su obra, con el saldo pendiente a la vista |
| Fondo de garantía | En la memoria del dueño o en una libreta | Descontado en cada estimación y listo para cobrar al final |
| Fianzas, licencia y fotos | Repartidas entre el celular del cabo y el correo | Guardadas en la obra, a un clic |
¿No sabes si ya es hora de dejar la hoja de cálculo? En nuestro blog explicamos las señales de que el Excel ya no te alcanza.
Cómo calcular la desviación de un concepto
Es una resta: desviación = costo real − costo presupuestado; para tenerla en porcentaje, divides esa diferencia entre lo presupuestado. Ejemplo: un concepto de azulejo presupuestado en $28,000 de costo que termina costando $30,800 se pasa en $2,800, o sea 10 %. Si la cifra te preocupa, en nuestro blog repasamos las causas más comunes y cómo cortarlas a tiempo.
¿A quién le sirve este software de gestión de obras?
Lo usan sobre todo quienes están en la obra y responden por el avance y el dinero:
- Empresas de remodelación con varias obras abiertas, desde una casa completa hasta la adecuación de un local en plaza comercial.
- Contratistas y constructoras chicas que presentan estimaciones mensuales a un propietario, a la administración de un condominio o a una desarrolladora.
- Contratistas de instalaciones eléctricas, hidrosanitarias, de gas o de aire acondicionado que trabajan por obra con bitácora, materiales y destajistas.
No es para ti si:
- Haces trabajos de un día (destapar un drenaje, cambiar un boiler): con un programa para hacer cotizaciones que las convierta en factura te basta.
- Necesitas ver toda la empresa (márgenes de todas las obras, flujo de efectivo, compras, permisos por usuario): para eso está el software para constructoras.
- Tienes que armar presupuestos con análisis de precios unitarios, explosión de insumos y listas de precios de materiales: revisa el software de presupuestos de obra.
- Quieres programas de obra en Gantt o modelos BIM: eso no lo hace este sistema.
Así arrancas
Agenda la demo sin costo
Platícanos cuántas obras tienes abiertas y cómo armas hoy tus estimaciones. En la demo montamos una obra parecida a las tuyas.
Sube una obra que ya esté en marcha
Capturas el catálogo, el anticipo, el fondo de garantía y las estimaciones que ya cobraste. Con una sola obra real ves de inmediato cómo vas.
Pon a tu residente a llenar la bitácora
Cada residente o cabo entra con su usuario desde el celular. Al cierre del mes capturas los generadores y la estimación queda hecha.
Una sola tarifa para tu constructora
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se paga aparte.
Lo que trae
- Estimaciones, anticipos, fondo de garantía, bitácora y desviaciones
- Cotizaciones y facturas con tu logotipo
- CFDI 4.0 de estimaciones, anticipos y complementos de pago, preparados para tu PAC
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Cuentas por cobrar: estimaciones pagadas y pendientes
- Usuarios para residentes y cabos, con permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes sobre obras en México
¿Qué es una estimación acumulada y cómo la calcula el programa?
Es la estimación que mide todo lo ejecutado desde el arranque hasta la fecha del corte, respaldada con sus números generadores. Tú capturas el volumen acumulado de cada concepto y el programa resta lo que ya se estimó antes, así que el importe del periodo sale por diferencia y ningún concepto se cobra dos veces.
¿Cómo se manejan el anticipo y el fondo de garantía en la factura?
El anticipo se factura cuando lo recibes, con su IVA. En cada estimación se amortiza la parte proporcional y se relaciona con el CFDI del anticipo, para no trasladar dos veces el IVA. El fondo de garantía es una retención pactada en el contrato: se descuenta del pago, no del IVA, y se cobra al terminar el plazo de garantía. El programa lleva los tres saldos. Revisa el procedimiento con tu contador.
¿Mis residentes pueden llenar la bitácora desde el celular?
Sí. Funciona en el navegador del celular o la tablet, sin instalar nada. Cada residente o cabo tiene su usuario con permisos y captura jornales, materiales y fotos en su obra.
¿Qué pido a mis subcontratistas especializados?
Si un subcontratista te da una obra especializada (por ejemplo, la instalación eléctrica) con su propio personal, debe estar en el REPSE y darte sus CFDI de nómina y comprobantes de IMSS e INFONAVIT; sin eso pierdes la deducción y el acreditamiento del IVA. La obra, además, se registra en el SIROC del IMSS. El programa guarda esos documentos ligados a cada subcontratista y obra.
¿Cuánto cuesta el software de gestión de obras?
MX$299 al mes, con todas las funciones en un solo plan y sin plazos forzosos: lo cancelas cuando quieras. Para empezar, agenda una demo sin costo.
¿Una obra de casa habitación lleva IVA?
La construcción o ampliación de casa habitación puede ir exenta de IVA cuando tú pones la mano de obra y los materiales; los trabajos parciales, como instalaciones, cancelería o una remodelación de local, llevan 16 %. Si tu cliente es persona moral y tú estás en RESICO, te retiene 1.25 % de ISR. En el programa defines el tratamiento por obra y la factura sale preparada para CFDI 4.0. Revisa tu caso con tu contador.
Lecturas para tu obra
Guías prácticas con cuentas reales en pesos.
Estimaciones de obra: qué son y cómo cobrarlas sin perder dinero
Cómo cobrar una obra por volumen acumulado, con un ejemplo de tres estimaciones, la amortización del anticipo, el fondo de garantía y los errores más caros.
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Compara cada semana lo gastado con lo previsto para lo ejecutado, concepto por concepto. Ejemplo con números, causas típicas y qué hacer cuando la desviación ya está ahí.
Leer la guía →Cotizaciones y obrasExcel o software de obra: cuándo dejar la hoja de cálculo
Con una o dos obras y todo en tus manos, Excel funciona. Estas son las señales de que ya te quedó chico y las horas que te cuesta seguir con él.
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¿Lo probamos con una de tus obras?
Te mostramos el programa con una obra como las tuyas y resolvemos tus dudas de estimaciones, anticipos y facturación. Sin compromiso.