CRM para academias · Perú

CRM para academias: del primer mensaje por WhatsApp a la matrícula, y de la matrícula a la pensión cobrada

Anota a cada interesado, haz su seguimiento hasta que se matricula y maneja grupos, aulas, asistencia y pensiones en el mismo sistema. Para academias preuniversitarias, centros de idiomas, reforzamiento escolar, música, danza y cursos de capacitación en todo el Perú.

Seguimiento de interesados hasta la matrícula
Grupos, horarios, aulas y asistencia
Pensiones mensuales y control de pagos

Pide tu demo gratis Mira lo que trae

S/ 44,90 al mes · sin contrato de permanencia · interesados, grupos y pensiones en un plan

Octubre · grupos y pensiones

Interesados del mes23

Vacantes ocupadas91 %

Pensiones por cobrarS/ 650

Grupo	Horario	Vacantes	Pensión	Cobrado
Inglés B1 adultos	Lun y mié 7:00 p. m.	11/12	S/ 250	S/ 2,750
Inglés kids 8 a 10 años	Mar y jue 5:30 p. m.	12/12	S/ 220	S/ 2,640
Reforzamiento de Matemática, secundaria	Lun y mié 6:00 p. m.	7/8	S/ 180	S/ 1,260
Preparación B2 First	Vie 4:00 p. m.	9/10	S/ 300	S/ 2,400
Guitarra básica	Sáb 10:00 a. m.	5/6	S/ 160	S/ 800
Pre: ciclo de admisión San Marcos	Mar y jue 7:30 p. m.	14/16	S/ 350	S/ 4,550
Total		58/64		S/ 14,400

Pantalla de muestra con grupos ficticios

Qué hace el CRM para academias

Seguimiento de interesados

Cada mensaje de WhatsApp, formulario de la web o visita al local entra como interesado con su estado: nuevo, examen de ubicación, por decidir, matriculado. Sabes a quién llamar hoy.

Preinscripción y matrícula en línea

Mandas el enlace, el alumno o sus padres llenan los datos y la matrícula queda en su ficha. Se acabaron las fichas de papel que luego hay que tipear.

Grupos, horarios y aulas

Armas los grupos por nivel, horario y aula, y ves las vacantes de cada uno antes de confirmarle a nadie.

Docentes

Cada grupo tiene su docente, que entra con su usuario y sus permisos para tomar asistencia y registrar notas.

Asistencia

El docente toma lista desde el celular o la tablet. Las faltas seguidas saltan a la vista antes de que el alumno se retire.

Pensiones y pagos

Cada mes se generan las pensiones de tus alumnos y ves las que faltan. Los pagos por Yape, Plin, depósito, tarjeta o efectivo quedan en la misma lista.

Comunicación con alumnos y padres

Avisos por WhatsApp o correo a un grupo completo o a una familia: cambio de aula, feriado, pensión vencida o fecha de simulacro.

Notas y evaluaciones

Registras notas, simulacros y evaluaciones por alumno para informar a los padres con datos y no de memoria.

Lista de espera

Cuando un grupo se llena, los siguientes quedan en espera por orden. Si alguien se retira, sabes a quién llamar primero.

Por qué una academia necesita un CRM y no solo una lista de alumnos

En una academia, las semanas de matrícula antes de cada ciclo definen el año: en marzo, al terminar el colegio o antes de cada examen de admisión. Suena el celular, llegan mensajes por WhatsApp, Facebook y la web, y entra gente a preguntar por el B2 o por el ciclo intensivo. Si ese interesado no recibe respuesta en un par de días, se matricula en la academia de la otra cuadra. Y casi nunca queda anotado, así que ni sabes cuántos se te fueron.

El resto del año el lío es otro: grupos que se llenan y otros que no abren, listas de asistencia en papel, pensiones atrasadas que nadie revisa hasta fin de bimestre. Un CRM para academias une las dos mitades: captar y convertir interesados, y luego organizar grupos y cobrar.

Del interesado a la matrícula: así funciona el seguimiento

Cada persona que pregunta entra como interesado con su origen (WhatsApp, web, recomendación, volante, visita) y lo que busca. Un recorrido típico en una academia es este:

Nuevo: preguntó y toca escribirle o llamarlo.
Examen de ubicación o clase modelo: ya tiene día y hora.
Preinscrito: llenó la preinscripción en línea.
Matriculado, o en lista de espera si su grupo está lleno.

Ejemplo: en temporada de matrícula te escriben 60 personas. Sin seguimiento se matriculan 18. Con un seguimiento ordenado (respuesta el mismo día, recordatorio del examen de ubicación y un segundo mensaje a los indecisos) llegas a 24. Son 6 alumnos más que, a S/ 250 de pensión durante 10 meses, suman S/ 15,000.

Grupos, aulas y asistencia sin cuadrar a mano

Cuando un grupo llega a sus 12 vacantes, las siguientes matrículas pasan a la lista de espera por orden. Antes de confirmarle a una familia, ves qué aula está libre el martes a las 6:00 p. m. y cuántas vacantes quedan en el inglés kids de los jueves.

El docente toma lista desde la tablet o el celular y registra notas y simulacros. Si un alumno de reforzamiento falta tres semanas seguidas, lo ves a tiempo para llamar a sus padres.

Pensiones: la cobranza del mes, en un rato

Si cobras pensiones mensuales, lo práctico es no armarlas a mano cada mes. A inicio de mes generas las de todos tus alumnos y vas registrando los pagos conforme llegan, por Yape, Plin, depósito, tarjeta o efectivo, todo en la misma lista. Lo que falta queda a la vista.

Ejemplo: 140 alumnos con una pensión promedio de S/ 240 suman S/ 33,600 al mes. Si a mitad de mes faltan 5 pensiones (S/ 1,200), quedan marcadas como pendientes y les escribes a esas familias por WhatsApp ese mismo día.

Si además quieres cobrar con cargo automático a tarjeta o débito en cuenta, eso se coordina con tu banco o tu pasarela de pagos (Niubiz, Izipay u otra): revisa con ellos qué autorización necesitas de quien paga y cómo se manejan los rechazos. Más ideas de cobranza en nuestro blog.

CRM para academias frente a Excel, WhatsApp y papel

Tarea	Excel, WhatsApp y papel	Con Gremio Software
Interesados	Apuntes sueltos y chats sin responder	Seguimiento con el estado y el próximo paso de cada uno
Matrícula	Ficha en papel que luego se vuelve a tipear	Preinscripción y matrícula en línea
Grupos y aulas	Un Excel de colores que solo entiende la secretaria	Grupos, horarios, aulas, docentes y vacantes
Asistencia	Lista en papel en el fólder del docente	Lista desde el celular y faltas a la vista
Pensiones	Un Excel de pagos contra el estado de cuenta y los Yapes	Pensiones generadas, pagos y pendientes
Avisos a los padres	Un grupo de WhatsApp donde se mezcla todo	WhatsApp o correo por grupo o por familia

IGV en academias: no todas facturan igual

En el Perú, la Ley del IGV deja inafectos los servicios educativos que prestan las instituciones educativas públicas o privadas reconocidas según la Ley General de Educación, y SUNAT ha incluido ahí a las academias de preparación y a los cursos que dictan esas instituciones dentro de su autorización. Una academia que es solo una empresa, sin esa condición, por lo general cobra IGV del 18 %. Antes de fijar tus pensiones, revisa con tu contador:

Si eres institución educativa autorizada (por ejemplo, un instituto o un CETPRO): qué servicios entran en la inafectación y cuáles no, como el alquiler de aulas.
Si eres una academia de idiomas, reforzamiento o preparación sin reconocimiento: lo normal es emitir boleta o factura con IGV, y si estás en el Nuevo RUS, solo boletas.
Música, danza y talleres: se rigen por las mismas reglas; depende de quién dicta el curso, no del nombre del taller.
Libros, separatas y uniformes que vendes: revisa aparte qué impuesto llevan; la venta de bienes no sigue necesariamente la regla de las clases.

Si dictas clases particulares como persona natural, lo usual es el recibo por honorarios electrónico, sin IGV, y los padres con rentas de trabajo pueden deducir el 30 % de lo que te pagan dentro de las 3 UIT adicionales. Confírmalo con tu contador.

Esto es una orientación general, no asesoría tributaria: cada caso es distinto. Con Gremio Software, las boletas y facturas que emites salen listas para SUNAT o tu OSE, con el DNI o RUC del alumno o del padre que paga guardado en su ficha. Más guías en nuestro blog. Revisa tu caso con tu contador.

¿Para quién es y para quién no?

Te sirve si:

Tienes una academia preuniversitaria, un centro de idiomas, de reforzamiento, música o danza con varios grupos y docentes.
Quieres saber cuántos interesados terminan matriculados y en qué paso se pierden los demás.
Cobras pensiones mensuales y quieres dejar de cuadrar Yapes y depósitos en un Excel.

No es para ti si:

Lo tuyo es la capacitación a empresas con fondos públicos, con su documentación y sus trámites propios.
Buscas una plataforma de cursos virtuales con videos y exámenes: esto administra la academia, no dicta las clases.

Lecturas útiles y rubros cercanos

Las clases que se pierden por olvido funcionan como las citas: un recordatorio a tiempo evita muchas faltas. Si vendes paquetes de clases sueltas, algo común en música y danza, en nuestro blog tienes ideas para ponerles precio y llevar la cuenta de cada sesión.

Si das clases dirigidas con aforo, mira el software para entrenadores personales; si tu centro tiene un área de psicología, el software para psicólogos.

Cómo arrancas

Agenda la demo

Pide la demo gratuita y te mostramos el sistema con un caso como el tuyo: interesados de la temporada de matrícula, grupos, asistencia y las pensiones del mes.

Importa alumnos y arma los grupos

Sube alumnos y padres desde Excel o CSV y crea tus grupos con su horario, su aula y su docente.

Prepara las pensiones del primer mes

Define la pensión de cada grupo, genera las del primer mes y empieza a registrar a cada nuevo interesado en el seguimiento.

Precio

Un plan único

S/ 44,90 al mes

Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.

Pide tu demo gratis

Qué trae

Todo para academias: interesados, matrícula, grupos, asistencia y pensiones
Propuestas, boletas y facturas con tu logo
Comprobantes electrónicos listos para SUNAT o tu OSE
Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
Pensiones cobradas y pendientes
Usuarios para docentes y secretaría, con permisos
PC, tablet o celular, sin instalar nada
Datos en la UE con respaldo diario
Soporte en español por chat y correo

Ver precios y qué trae cada rubro

Preguntas frecuentes de academias en el Perú

¿Cuánto cuesta el CRM para academias?

S/ 44,90 al mes, en un plan único con todo lo de academias: seguimiento de interesados, matrícula en línea, grupos, asistencia, pensiones, avisos a padres, notas y lista de espera. Sin contrato de permanencia. Para verlo funcionando, pide una demo gratuita.

¿En qué se diferencia un CRM para academias de un sistema académico?

Un sistema académico empieza cuando el alumno ya se matriculó. Un CRM empieza antes: con el primer mensaje, el formulario de la web o el examen de ubicación, y te ayuda a que ese interesado termine matriculado. Gremio Software para academias junta las dos partes, así que el interesado pasa a alumno sin copiar sus datos.

¿Puedo llevar las pensiones mensuales de cada alumno?

Sí. Cada mes generas las pensiones y registras los pagos por Yape, Plin, depósito, tarjeta o efectivo; las que faltan quedan pendientes y puedes avisar a esas familias por WhatsApp o correo. Si quieres cobrar con cargo automático, eso se acuerda con tu banco o tu pasarela de pagos.

¿Las pensiones de mi academia llevan IGV?

Depende de quién presta el servicio. Si eres una institución educativa reconocida y la clase está dentro de lo autorizado, puede estar inafecta; si eres una academia constituida solo como empresa, por lo general cobras IGV del 18 %. Revisa tu caso con tu contador antes de fijar tus pensiones.

Dicto clases particulares por mi cuenta, ¿qué comprobante emito?

Como persona natural independiente, lo usual es el recibo por honorarios electrónico, que se emite en SUNAT y no lleva IGV. Gremio Software te sirve igual: llevas a tus alumnos, sus pensiones y anotas el número de cada recibo en el cobro. Si tienes negocio, el sistema emite tus boletas y facturas.

¿Las boletas y facturas salen listas para SUNAT?

Sí. Las boletas y facturas electrónicas salen listas para enviarse a SUNAT o a tu OSE, con el DNI o RUC del alumno o del padre que paga. Si una boleta supera S/ 700, por ejemplo al pagar un ciclo completo, lleva el DNI de quien paga.

¿Cómo se protegen los datos de alumnos y familias?

Los datos se guardan en servidores de la UE, cifrados y con respaldo diario. Cada docente tiene su usuario con permisos, así que ve sus grupos y no los pagos de las familias. Y si tus alumnos son menores de edad, la Ley 29733 pide el consentimiento de sus padres para tratar sus datos.

Guías para tu academia

Plantillas, fórmulas y ejemplos en soles.

Citas y clientes

Otros sistemas que te pueden servir

Software para entrenadores personales

Rutinas, asistencia, paquetes y mensualidades.

Conocer más →

Software para psicólogos

Notas de sesión protegidas y teleconsulta.