Software para centros de estética en Colombia: cabinas, equipos y tratamientos por sesiones sin cruces ni cuentas perdidas
Para spas, centros de estética y de depilación láser que comparten cabinas y equipos entre varias cosmetólogas y venden tratamientos de 6, 8 o 10 sesiones. Sabes qué cabina está libre, qué equipo está en uso, cuántas sesiones ya te pagaron y cuántas te faltan por hacer.
- Agenda por cabina y por equipo: el láser nunca queda reservado dos veces
- Tratamientos prepagados con sesiones hechas y pendientes
- Consentimiento informado y fotos de evolución en la ficha
COP 39.900 al mes · sin cláusula de permanencia · todo lo que usa tu centro
Pantalla de muestra con nombres y datos inventados
Lo que hace el software en tu centro de estética
Agenda por cabina y por equipo
Cada cabina y cada equipo llevan su propia agenda. Si la radiofrecuencia ya está ocupada en la otra cabina, te enteras antes de confirmarle a la clienta.
Tratamientos por sesiones
Cada tratamiento tiene su número de sesiones, y la ficha muestra cuántas lleva la clienta, cuántas le faltan y qué se le hizo en cada una.
Paquetes prepagados
Vendes el paquete, lo cobras una sola vez y cada cita descuenta una sesión. Siempre sabes cuánto servicio pagado te queda pendiente por prestar.
Consentimiento informado
El consentimiento firmado de cada tratamiento queda en la ficha de la clienta, con su fecha, antes de la primera sesión.
Fotos de evolución
Las fotos de cada etapa se guardan en la ficha y no en el celular de la cosmetóloga.
Insumos de cabina y productos de venta
Llevas por separado lo que gastas en los tratamientos y lo que vendes en recepción, para saber qué pedirle al proveedor y qué no se mueve.
Porcentaje por cosmetóloga
Cada tratamiento y cada venta quedan a nombre de quien los hizo, y el porcentaje sale calculado al cierre del mes.
Reservas en línea
Tus clientas apartan desde el celular los tratamientos que tú habilites, con cabina y equipo ya asignados.
En un centro de estética mandan la cabina, el equipo y las sesiones
En una peluquería la agenda gira alrededor de cada estilista. En un centro de estética hay tres cosas que cuadrar al mismo tiempo: la cabina, el equipo y la cosmetóloga. Tienes un láser de diodo que costó lo que un carro, una radiofrecuencia que rota entre dos cabinas y clientas que pagaron ocho sesiones y vuelven cada cinco o seis semanas. Si todo eso se lleva en un cuaderno, tarde o temprano dos compañeras agendan el mismo equipo a la misma hora.
El software para centros de estética cruza esas tres agendas y además controla los tratamientos por sesiones, los consentimientos y las fotos de evolución en la ficha de cada clienta.
Agenda por cabina y por equipo: el cruce se ve antes de confirmar
Mira la pantalla de arriba: martes en la tarde, tres cabinas y una sola radiofrecuencia. Luisa tiene radiofrecuencia facial en la cabina 1 de 4:30 a 5:30 p. m. Escribe una clienta pidiendo radiofrecuencia corporal a las 5:00 en la cabina 3. La cabina está libre, pero el equipo no. Como el equipo tiene su propia agenda, lo ves al agendar y le ofreces las 7:00 p. m., cuando ambos están disponibles.
En papel, ese cruce lo descubres a las 5:00 con la clienta ya en la camilla. Con el sistema no alcanza a pasar.
Tratamientos prepagados: lo que cobraste y lo que debes
Un paquete prepagado es plata que ya recibiste por un servicio que todavía no prestas. Caso: vendes 6 sesiones de radiofrecuencia facial por $900.000 ($150.000 cada una). Tres meses después la clienta lleva 4: le debes 2 sesiones, o sea $300.000 en servicio. Si en el cuaderno dice «RF Ximena: 1, 2, 3» y una compañera hizo la cuarta sin anotarla, el reclamo está asegurado.
En el sistema cada tratamiento tiene sus sesiones. Al cerrar la cita se descuenta una, y en la ficha aparecen las hechas, las pendientes y el detalle de cada una: zona tratada, parámetros del equipo y observaciones. Si la clienta cambia de cosmetóloga a mitad de tratamiento, la otra sigue donde iba.
Si vendes muchos paquetes, en nuestro blog explicamos cómo ponerles precio y manejar vencimientos.
Consentimiento informado y fotos de evolución
Antes de la primera sesión de láser, peeling o radiofrecuencia, lo responsable es que la clienta firme un consentimiento informado que explique el tratamiento, sus riesgos y sus contraindicaciones. En el sistema queda guardado en su ficha, junto con las fotos de cada etapa.
Para que las fotos sirvan, tómalas siempre igual: la misma luz, el mismo fondo, la misma distancia y el mismo ángulo. Así la clienta ve el cambio real y tú tienes soporte si algún día hay un reclamo.
Las contraindicaciones que anotas (embarazo, medicamentos, alergias) son datos de salud y la Ley 1581 de 2012 los trata como datos sensibles: úsalos solo para atender a la clienta y deja que los vea únicamente quien los necesita. Para publicar un antes y después en Instagram necesitas su autorización expresa para ese uso, aparte del consentimiento del tratamiento. Además, el funcionamiento del centro tiene sus propias reglas sanitarias (por ejemplo, la Resolución 2263 de 2004 para centros de estética y cosmetología y la Resolución 2117 de 2010 para estética ornamental) y la secretaría de salud de tu municipio puede visitarte. Revisa tu caso con tu asesor.
Insumos de cabina, productos de venta y porcentajes
En estética conviven dos inventarios: lo que gastas en cabina (ampollas, gel conductor, mascarillas) y lo que vendes en recepción. El sistema lleva los dos, para que no descubras que se acabó el gel con la clienta ya acostada.
El porcentaje se calcula por cosmetóloga. Caso: si Manuela hizo $6.500.000 en tratamientos en el mes al 10 % y vendió $900.000 en cosméticos al 8 %, le corresponden $650.000 + $72.000 = $722.000.
Cuaderno y Excel frente al software para centros de estética
| Tarea | Cuaderno, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Apartar cabina y equipo | Una hoja por cabina y avisos de pasillo | Agenda por cabina y por equipo, con los cruces a la vista |
| Sesiones de un tratamiento | Palitos en una tarjeta | Sesiones hechas y pendientes en la ficha |
| Paquetes prepagados | Un Excel que nadie actualiza | Paquete atado al tratamiento, con lo pendiente por prestar |
| Consentimientos | Hojas en una carpeta | Guardados en la ficha de cada clienta |
| Fotos de evolución | En el celular de la cosmetóloga | En la ficha, ordenadas por sesión |
| Insumos de cabina | Te enteras de que faltan cuando ya faltan | Inventario de cabina y de venta por separado |
| Reservas | Llamadas y chats que entran con las manos ocupadas | Reserva en línea de los tratamientos que tú elijas |
IVA y factura en estética. Los tratamientos estéticos no son servicios de salud excluidos: si eres responsable de IVA, se cobran con el 19 %, y las cirugías estéticas que no son reparadoras también están gravadas. Al cobrar, el sistema deja lista la factura electrónica de venta para la validación previa de la DIAN, con la cédula o el NIT de la clienta; en mostrador también se usa el documento equivalente electrónico POS. Si vendes un paquete prepagado, define con tu contador cuándo facturar el valor completo.
Para quién es este software (y para quién no)
Te sirve si:
- Tienes un spa o centro de estética con una o varias cabinas y equipos que comparten varias cosmetólogas.
- Tienes un centro de depilación láser que vende tratamientos de 6, 8 o 10 sesiones.
- Vendes paquetes y quieres saber cuánto servicio tienes cobrado y pendiente por prestar.
No te sirve tanto si:
- Solo haces manicure y pedicure, sin cabinas ni tratamientos por sesiones: te sobraría la mitad del sistema.
- Tu negocio es más que todo peluquería con una cabina al fondo: compara con el software para peluquerías, que trae fórmulas de color y agenda por puesto.
- Lo tuyo es el cuidado masculino, con cortes, barba y clientes que llegan sin cita: para eso está el software para barberías.
- En tu centro un médico hace procedimientos de medicina estética: esa parte es un servicio de salud, con habilitación en el REPS e historia clínica, y merece una revisión aparte.
Cómo arrancas
Agenda una demo gratuita
Te mostramos cómo se reparten cabinas y equipos en la agenda y cómo se descuentan las sesiones de un paquete.
Crea cabinas, equipos y tratamientos
Configuras tus cabinas, tus equipos, cada tratamiento con su duración y su número de sesiones, y a tu equipo de trabajo. Las clientas las importas desde Excel o CSV.
Sube los paquetes vigentes y arranca
Cargas los paquetes que van por la mitad con las sesiones que les quedan, guardas los consentimientos firmados y abres la agenda y las reservas en línea.
Una sola tarifa para tu centro
Sin cláusula de permanencia: te retiras cuando quieras. Ninguna función se paga por aparte.
Qué trae
- Todas las funciones para centros de estética y spas
- Cotizaciones y facturas con el logo de tu centro
- Facturas listas para la validación previa de la DIAN
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Caja, paquetes cobrados y saldos pendientes
- Un usuario por cosmetóloga, con permisos
- Computador, tablet y celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con copia diaria
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de centros de estética en Colombia
¿Puedo manejar la agenda por cabina y por equipo al mismo tiempo?
Sí. Cada cita ocupa una cabina, una cosmetóloga y, si hace falta, un equipo. Si el equipo ya está en uso en otra cabina a esa hora, lo ves al agendar y no queda reservado dos veces.
¿Cómo lleva el sistema las sesiones de un paquete?
Cada paquete está atado a un tratamiento con su número de sesiones. Al cerrar cada cita se descuenta una, y en la ficha ves las hechas, las que faltan y lo que se hizo en cada sesión.
¿Dónde quedan los consentimientos y las fotos?
En la ficha de cada clienta, junto con su historial de tratamientos. Como incluyen datos sensibles según la Ley 1581 de 2012, cada usuario ve solo lo que tú le permitas; la información se aloja en servidores de la UE, con conexión cifrada y copia diaria.
¿Puedo publicar los antes y después en mis redes?
Solo con autorización expresa de la clienta para ese uso, distinta del consentimiento del tratamiento. Publicar la imagen de alguien con fines comerciales sin su permiso te puede traer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio o un reclamo legal. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Los tratamientos estéticos llevan IVA?
Por regla general sí: la exclusión de IVA del artículo 476 del Estatuto Tributario cubre servicios de salud, y la estética cosmética no entra ahí. Si eres responsable de IVA, cobras el 19 % y la factura electrónica de venta sale lista para la DIAN con la cédula o el NIT de la clienta. Si eres persona natural no responsable de IVA, no lo cobras. Los procedimientos que hace un médico tienen otro análisis. Confírmalo con tu contador.
¿Cuánto vale el software para centros de estética?
COP 39.900 al mes, con todas las funciones para centros de estética en un solo plan y sin cláusula de permanencia. Si quieres verlo con tus tratamientos, agenda una demo gratuita.
Guías que te pueden servir
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¿Lo probamos con tu centro?
En la demo armamos la agenda con tus cabinas y tus tratamientos y resolvemos tus preguntas. Sin compromiso.