Software para centros de estética y spas en México: cabinas, aparatología y paquetes de sesiones con su IVA en orden
Para clínicas de belleza, spas urbanos y centros de depilación láser donde varias cosmetólogas se reparten cabinas y equipos, y donde casi todo se vende en paquetes de 6, 8 o 10 sesiones. Sabes qué cabina está libre, qué ya se cobró y cuántas sesiones le debes a cada clienta.
- Agenda por cabina y por equipo: el láser nunca se aparta dos veces
- Paquetes con sesiones dadas y por dar en la ficha de cada clienta
- Cartas de consentimiento y fotos de antes y después
MX$299 al mes · cancelas cuando quieras · nada se cobra por separado
Vista de ejemplo con clientas ficticias
Lo que resuelve en tu centro de estética
Agenda por cabina y por equipo
Cada cabina y cada equipo tienen su propio calendario. Si la radiofrecuencia ya está en otra cabina a esa hora, lo ves antes de confirmar la cita.
Tratamientos por sesiones
Fijas cuántas sesiones lleva cada tratamiento y la ficha muestra las que lleva la clienta, las que le faltan y qué se hizo en cada una.
Paquetes prepagados
Vendes el paquete, lo cobras una vez y cada cita resta una sesión. En todo momento sabes cuánto servicio cobrado tienes por dar.
Cartas de consentimiento
La carta de cada tratamiento queda firmada y fechada en la ficha de la clienta antes de la primera sesión.
Fotos de antes y después
Las fotos de cada etapa se guardan en la ficha, no en el celular personal de la cosmetóloga.
Insumos de cabina y producto de venta
Llevas por separado lo que gastas en tratamientos y lo que vendes en recepción, para saber qué resurtir y qué no se mueve.
Comisión por cosmetóloga
Cada tratamiento y cada venta quedan a nombre de quien los hizo, con su porcentaje calculado al cierre del mes.
Citas en línea
Tus clientas apartan desde el celular los tratamientos que tú habilites, con la cabina y el equipo ya asignados.
En estética mandan la cabina, el equipo y la sesión
En una estética de cabello manda la agenda de cada estilista. En un centro de estética mandan tres cosas a la vez: la cabina, el equipo y la cosmetóloga. Tienes un láser de diodo que se sigue pagando a meses, una radiofrecuencia que se mueve entre dos cabinas y clientas que pagaron ocho sesiones y vuelven cada cuatro o seis semanas. Si todo eso vive en una libreta, tarde o temprano dos compañeras apartan el mismo equipo a la misma hora.
El software para centros de estética lleva esas tres agendas juntas y, además, el control de sesiones de cada paquete, las cartas de consentimiento y las fotos de antes y después en la ficha de cada clienta.
Cabina y equipo: el empalme se ve antes de confirmar
Ejemplo: jueves en la tarde, tres cabinas y una sola radiofrecuencia, como en la vista de arriba. Rebeca tiene radiofrecuencia facial en la cabina A de 15:30 a 16:30. Escribe una clienta que quiere radiofrecuencia corporal a las 16:00 en la cabina C. La cabina está libre; el equipo, no. Como la radiofrecuencia tiene su propio calendario, lo ves al agendar y le ofreces las 18:00, cuando quedan libres las dos cosas.
Con libreta, ese error se descubre a las 16:00 con la clienta ya en la camilla. Con el sistema, no llega a pasar.
Paquetes: lo que cobraste y lo que todavía debes
Un paquete es dinero que ya entró por un servicio que aún no das. Ejemplo: vendes 6 sesiones de radiofrecuencia facial en $7,200 con IVA incluido ($1,200 cada una). A los tres meses la clienta lleva 4: le debes 2, o sea $2,400 de servicio. Ojo con el IVA: se causa cuando cobras, así que los $993.10 de IVA del paquete se declaran en el mes del pago, aunque las sesiones se den después. Si en la libreta dice “RF Yazmín: 1, 2, 3” y una compañera hizo la cuarta sin anotarla, el pleito está asegurado.
En el sistema cada tratamiento tiene su número de sesiones. Al cerrar la cita se descuenta una y en la ficha ves cuántas lleva, cuántas le faltan y qué se hizo en cada una: zona, parámetros del equipo y observaciones. Si cambia de cosmetóloga a medio tratamiento, la otra sigue donde se quedó.
Si vendes muchos paquetes, en nuestro blog lo explicamos a fondo.
Cartas de consentimiento y fotos de antes y después
Antes de la primera sesión de depilación láser, luz pulsada, peeling o radiofrecuencia, lo prudente es que la clienta firme una carta de consentimiento con el tratamiento, sus riesgos y sus contraindicaciones. En el sistema queda guardada en su ficha, junto a las fotos de cada etapa.
Para que las fotos sirvan, tómalas siempre igual: misma luz, mismo fondo, misma distancia y mismo ángulo. La clienta ve el resultado real y tú tienes un respaldo si algún día llega una queja a Profeco.
Las contraindicaciones que anotas (embarazo, medicamentos, alergias) son datos de salud, que la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares considera sensibles y que requieren consentimiento expreso y por escrito: guárdalos solo para atender a la clienta. Las fotos también son datos personales; para subir un antes y después a Instagram necesitas una autorización aparte. Y si en tu centro se aplican procedimientos de medicina estética, como toxina botulínica o rellenos, eso es atención médica: requiere médico con cédula, aviso de funcionamiento ante la autoridad sanitaria y expediente conforme a la NOM-004. Revisa tu caso con tu asesor.
Insumos de cabina, producto de venta y comisiones
En estética conviven dos inventarios: el de cabina, que se gasta en los tratamientos (ampolletas, gel conductor, mascarillas, vendas), y el que vendes en recepción. El sistema lleva los dos, para que no te enteres de que se acabó el gel con la clienta ya recostada.
Las comisiones se calculan por cosmetóloga. Ejemplo: si Mónica vende en el mes $48,000 en tratamientos al 15 % y $7,000 en dermocosméticos al 10 %, le tocan $7,200 + $700 = $7,900, que si es empleada van en su recibo de nómina.
Libreta y Excel contra el programa
| Lo que haces | Libreta, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Apartar cabina y equipo | Una hoja por cabina y avisos de palabra | Agenda por cabina y por equipo, con los empalmes a la vista |
| Sesiones de un tratamiento | Palomitas en una tarjeta | Sesiones dadas y por dar en la ficha |
| Paquetes cobrados | Un Excel que nadie actualiza | Paquete ligado al tratamiento, con el servicio pendiente |
| Consentimientos | Hojas sueltas en un folder | Firmados y guardados en la ficha de cada clienta |
| Antes y después | En el celular de la cosmetóloga | En la ficha, ordenadas por sesión |
| Insumos de cabina | Te enteras de que falta cuando ya se acabó | Inventario de cabina y de venta por separado |
| Citas | Llamadas que entran con las manos ocupadas | Cita en línea de los tratamientos que elijas |
Al cobrar, si la clienta pide factura, la sacas preparada para CFDI 4.0 con su RFC, nombre, código postal y régimen y el IVA 16 % desglosado; no necesitas pedirle la constancia de situación fiscal. Las ventas que nadie pidió facturar van en tu factura global a público en general. Revisa tu caso con tu contador.
Para quién sí y para quién no
Te sirve si:
- Tienes un centro de estética o un spa con una o varias cabinas y equipos que comparten varias cosmetólogas.
- Tienes un centro de depilación láser o luz pulsada que vende tratamientos de 6, 8 o 10 sesiones.
- Vendes paquetes y quieres saber cuánto servicio tienes cobrado y pendiente de dar.
Te sirve menos si:
- Solo haces uñas, manicure y pedicure, sin cabinas ni tratamientos por sesiones: te sobraría casi todo el sistema.
- Tu negocio es sobre todo estética de cabello con una cabina al fondo: compara con el software para peluquerías, con fórmulas de color y agenda por tocador.
- Lo tuyo es el cuidado masculino con cortes, barba y clientes sin cita: el software para barberías está hecho para eso.
- En tu centro un médico aplica tratamientos de medicina estética: esa parte es un consultorio, con expediente clínico, responsable sanitario y aviso ante COFEPRIS, y conviene revisarla por separado.
Así arrancas
Agenda una demo sin costo
Te enseñamos cómo se reparten cabinas y equipos en la agenda y cómo se descuentan las sesiones de un paquete.
Da de alta cabinas, equipos y tratamientos
Configuras tus cabinas, tus equipos, cada tratamiento con su duración, su número de sesiones y su precio con IVA, y a tu equipo de trabajo. Tus clientas se importan desde Excel o CSV.
Sube los paquetes vigentes y arranca
Capturas los paquetes que van a medias con las sesiones que faltan, guardas las cartas firmadas y abres la agenda y las citas en línea.
Una sola tarifa para tu centro
Sin contrato de permanencia: lo cancelas cuando quieras y ningún módulo se paga aparte.
Lo que trae
- Agenda por cabina y equipo, paquetes, consentimientos y fotos
- Cotizaciones de tratamientos y facturas con tu logotipo
- Facturas preparadas para CFDI 4.0, individuales o globales
- Recordatorios automáticos por WhatsApp y correo
- Control de paquetes cobrados, abonos y saldos
- Usuario para cada cosmetóloga, con sus permisos
- Desde la computadora, la tablet o el celular, sin instalar nada
- Información en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por correo y chat
Dudas frecuentes de centros de estética en México
¿Puedo llevar la agenda por cabina y por equipo al mismo tiempo?
Sí. Cada cita ocupa una cabina, una cosmetóloga y, si hace falta, un equipo. Si ese equipo está en otra cabina a la misma hora, lo ves al agendar y no se aparta dos veces.
¿Cómo lleva el sistema las sesiones de un paquete?
Cada paquete está ligado a un tratamiento con su número de sesiones. Al cerrar cada cita se descuenta una y en la ficha ves las dadas, las pendientes y lo que se hizo en cada sesión.
¿Puedo guardar consentimientos y fotos?
Sí, en la ficha de cada clienta, junto a su historial de tratamientos. La información vive en servidores de la UE, con conexión cifrada y respaldo diario, y cada usuario ve solo lo que tú le permites.
¿Puedo publicar el antes y después en mis redes?
Solo con una autorización expresa de la clienta para ese uso, distinta de la carta que firma para el tratamiento. Usar la imagen de alguien para promocionarte sin su permiso te puede traer problemas con la ley de datos personales y con Profeco. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Cuándo debo facturar un paquete que se paga por adelantado?
El IVA se causa al cobrar, así que el CFDI del paquete se emite cuando la clienta paga, aunque las sesiones se den en los meses siguientes. Si paga en abonos, cada abono lleva su comprobante o su complemento de pago según cómo lo facture tu contador. El programa prepara la factura para CFDI 4.0 con el IVA 16 % desglosado. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto cuesta el software para centros de estética?
MX$299 al mes por todo el centro, sin plazos forzosos ni módulos extra. Si quieres verlo con tus tratamientos, agenda una demo sin costo.
Lecturas para tu centro
Guías prácticas con cuentas reales en pesos.
Paquetes de sesiones sin enredos
Qué paquetes ofrecer, cómo ponerles precio sin perder margen, cómo descontar cada sesión y qué cuidar con la vigencia y las cancelaciones.
Leer la guía →Agenda y clientasCitas en línea: cómo abrir tu agenda y qué exigirle al sistema
Qué reglas fijar antes de abrir la agenda, cómo organizar las citas en línea paso a paso y qué funciones debe traer el sistema. Con casos de estéticas, spas y entrenadores.
Leer la guía →Agenda y clientasMenos ausencias con recordatorios automáticos
Saca cuánto dinero se te va en citas perdidas y arma recordatorios que tus clientas acepten recibir. Con ejemplos de consultorios, estudios y estéticas.
Leer la guía →Otros giros de belleza
¿Lo probamos con tu centro?
Te mostramos el sistema con tratamientos como los tuyos y resolvemos tus dudas de cabinas, paquetes y facturación. Sin compromiso.