Software para centros de estética: cabinas, equipos, paquetes prepagados y boletas en orden
Pensado para spas, centros de estética y de depilación láser en el Perú donde las cosmetólogas se turnan cabinas y equipos, y donde casi todo se vende como paquete. Sabes qué cabina y qué equipo quedan libres, qué se pagó por adelantado y cuántas sesiones le faltan a cada clienta.
- Cada cabina y cada equipo con su propio horario: el láser de diodo no se cruza
- Paquetes con sesiones hechas, pendientes y lo que se aplicó en cada una
- Consentimiento firmado y fotos de antes y después dentro de la ficha
S/ 44,90 al mes · sin contrato de permanencia · cabinas, paquetes y comprobantes en un plan
Pantalla de muestra con clientas ficticias
Qué hace el software para centros de estética
Horario por cabina y por equipo
Las cabinas y los equipos tienen cada uno su columna. Si la radiofrecuencia ya está en la cabina 1 a esa hora, te enteras antes de confirmar la cita.
Tratamientos de varias sesiones
Fijas cuántas sesiones lleva cada protocolo y la ficha te dice cuántas van, cuántas faltan y qué parámetros se usaron en cada visita.
Paquetes prepagados
El paquete se cobra una vez, con su boleta, y cada visita resta una sesión. El saldo de servicio que todavía debes está siempre a la vista.
Consentimiento informado
Antes de la primera sesión, la clienta firma el consentimiento del tratamiento y queda guardado en su ficha con fecha.
Registro fotográfico
Las fotos de cada etapa se suben a la ficha y no se quedan en el celular de la cosmetóloga.
Stock de cabina y de vitrina
Llevas por separado lo que consumes en tratamientos y lo que vendes en recepción, para pedir a tiempo y ver qué no rota.
Porcentaje por cosmetóloga
Cada sesión y cada venta quedan con el nombre de quien las hizo, y su porcentaje se calcula solo a fin de mes.
Citas por internet
Las clientas separan desde su celular los tratamientos que tú habilites, con cabina y equipo ya asignados.
En estética mandan la cabina, el equipo y la sesión
En una peluquería alcanza con ordenar la agenda de cada estilista. En estética hay que encajar tres piezas al mismo tiempo: la cabina, el equipo y la cosmetóloga. Tu láser de diodo costó como una camioneta, la radiofrecuencia viaja de una cabina a otra y muchas clientas compraron ocho sesiones que vienen a usar cada mes y medio. Con todo eso en un cuaderno, tarde o temprano dos compañeras reservan el mismo equipo para la misma hora.
El software para centros de estética coordina esas tres agendas y, de paso, lleva el saldo de sesiones de cada paquete, los consentimientos firmados y el registro fotográfico de cada clienta.
Equipos y cabinas a la vez: el choque aparece antes de agendar
Martes en la tarde, tres cabinas y una sola radiofrecuencia, como en la pantalla de arriba. Rosa ocupa la radiofrecuencia en la cabina 1 de 4:30 a 5:30. Otra clienta escribe por una sesión corporal con radiofrecuencia a las 5:00 en la cabina 3: hay cabina, pero el equipo está tomado. Como cada equipo tiene su propio horario, lo ves al momento de agendar y le propones las 7:00, cuando ambos quedan libres.
Con papel, el problema estalla a las 5:00, con la clienta ya echada. Con el sistema, nunca llega a pasar.
Paquetes prepagados: lo cobrado y lo que todavía debes
Un paquete es dinero recibido por servicio que todavía no prestas. Ejemplo: 6 sesiones de radiofrecuencia de rostro por S/ 900 (S/ 150 cada una). Tres meses después la clienta lleva 4, así que le debes 2: S/ 300 en servicio. Si el cuaderno dice «RF Ximena: 1, 2, 3» y la cuarta la hizo otra compañera sin apuntarla, el reclamo está servido.
Cada protocolo tiene su número de sesiones. Cerrar la cita descuenta una, y la ficha muestra hechas, pendientes y el detalle de cada visita: zona, parámetros del equipo, observaciones. Si cambia de cosmetóloga a la mitad, la siguiente retoma exactamente donde quedó.
Y un dato tributario: en servicios, el IGV nace cuando cobras, así que el paquete pagado por adelantado se sustenta con su boleta el mismo día del pago, aunque las sesiones se hagan en los meses siguientes. Si vendes muchos paquetes, lo explicamos con ejemplos en nuestro blog.
Consentimiento y fotos de antes y después
Antes de la primera sesión de láser, peeling, radiofrecuencia o HIFU, conviene que la clienta firme un consentimiento con el procedimiento, sus riesgos y las contraindicaciones. Queda adjunto a su ficha, junto a las fotos de cada etapa.
Para que las fotos comparen de verdad, repite siempre las mismas condiciones: luz, fondo, distancia y ángulo. Así la clienta ve su evolución real y tú cuentas con respaldo si algún día llega un reclamo a tu libro de reclamaciones.
Lo que anotas como contraindicación (embarazo, medicación, alergias) es información de salud y la Ley 29733 la califica como dato sensible: úsala solo para atender y restringe quién la ve. Las fotos también son datos personales; si quieres publicar un antes y después en Instagram o en tu web, necesitas una autorización expresa para ese fin, distinta del consentimiento del procedimiento. Y si en tu centro hay procedimientos reservados a médicos, esa parte se rige por las normas de salud. Consulta tu caso con tu asesor.
Insumos de cabina, productos de venta y comisiones
En estética conviven dos inventarios: lo que se gasta en cabina (ampollas, gel conductor, mascarillas) y lo que se vende en recepción. El sistema los separa para que el gel no se termine justo con la clienta en la camilla.
La comisión se calcula por cosmetóloga. Ejemplo: si Valeria factura S/ 8,000 en tratamientos en el mes con 12 % y vende S/ 1,500 en cremas con 10 %, le tocan S/ 960 + S/ 150 = S/ 1,110.
Cuaderno y Excel frente a un sistema para centros de estética
| Tarea | Cuaderno, Excel y WhatsApp | Con Gremio Software |
|---|---|---|
| Separar cabina y equipo | Una hoja por cabina y avisos de boca en boca | Columnas por cabina y por equipo, con los cruces resaltados |
| Sesiones de un tratamiento | Palitos en una tarjeta | Hechas y pendientes, en la ficha |
| Paquetes cobrados por adelantado | Un Excel que nadie pone al día | Paquete atado al tratamiento, con el saldo de sesiones visible |
| Consentimientos | Hojas sueltas en un fólder | Archivados en la ficha de cada clienta |
| Antes y después | En el celular de la cosmetóloga | En la ficha, por sesión |
| Insumos de cabina | Te enteras de que faltan cuando los necesitas | Stock de cabina y de vitrina, separados |
| Citas | Mensajes que llegan con las manos ocupadas | Citas por internet para los tratamientos que elijas |
Al cobrar, a la clienta le emites boleta de venta electrónica (con su DNI si pasa de S/ 700, algo común en paquetes de láser) y a la empresa que te contrata un día de spa, factura con su RUC y el IGV del 18 %. Todo sale listo para SUNAT o tu OSE. Si estás en el Nuevo RUS, solo boletas. Revisa tu caso con tu contador.
¿Para quién es este software para centros de estética?
Te sirve si:
- Manejas un centro de estética o un spa con una o varias cabinas y equipos que usan distintas cosmetólogas.
- Tienes un centro de depilación láser que vende tratamientos de 6, 8 o 10 sesiones.
- Vendes paquetes y quieres saber cuánto servicio ya cobraste y te falta dar.
No te sirve tanto si:
- Solo haces manos y pies, sin cabinas ni tratamientos por sesiones: te sobraría la mitad del sistema.
- Lo tuyo es sobre todo peluquería con una cabina al fondo: compáralo con el software para peluquerías, con fichas de color y agenda por tocador.
- Te dedicas a cortes y barba para hombres con clientes sin cita: el software para barberías está hecho para eso.
- En tu centro un médico aplica tratamientos de medicina estética: esa parte es una actividad de salud, con obligaciones propias (registro como establecimiento de salud, historia clínica según la NTS 139-MINSA) que conviene revisar aparte.
Cómo arrancas
Agenda una demo gratuita
Te enseñamos cómo se reparten cabinas y equipos en la agenda y cómo se van restando las sesiones de un paquete.
Registra cabinas, equipos y protocolos
Creas tus cabinas, tus equipos, cada tratamiento con su duración y su número de sesiones, y a tu equipo de trabajo. Las clientas las traes desde Excel o CSV.
Sube los paquetes en curso y arranca
Cargas los paquetes que están a medias con sus sesiones pendientes, adjuntas los consentimientos firmados y abres la agenda y las citas por internet.
Un plan único
Sin contrato de permanencia: te das de baja cuando quieras. Ningún módulo se cobra aparte.
Qué trae
- Todo para estética: cabinas, equipos, paquetes, fichas y fotos
- Boletas y facturas con tu logo
- Comprobantes electrónicos listos para SUNAT o tu OSE
- Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp
- Cobros por tarjeta, Yape, Plin o efectivo, y saldos de paquetes
- Usuario para cada cosmetóloga, con permisos
- PC, tablet y celular, sin instalar nada
- Datos en servidores de la UE con respaldo diario
- Soporte en español por chat y correo
Preguntas frecuentes de centros de estética en el Perú
¿Puedo ordenar la agenda por cabina y por equipo al mismo tiempo?
Sí. Cada cita ocupa una cabina, una cosmetóloga y, si hace falta, un equipo. Si ese equipo ya está en otra cabina a esa hora, lo ves al agendar y no se cruza.
¿Cómo lleva el sistema las sesiones de un paquete?
Cada paquete está atado a un protocolo con su número de sesiones. Cuando cierras una cita se resta una, y la ficha muestra las hechas, las pendientes y qué se hizo en cada visita.
¿Guardo ahí los consentimientos y las fotos?
Sí, en la ficha de cada clienta, junto con su historial. Los datos están en servidores de la UE, cifrados y con copia diaria, y cada usuaria ve solo lo que tú autorizas.
¿Puedo publicar el antes y después en Instagram?
Solo con una autorización expresa de la clienta para ese uso, aparte del consentimiento del tratamiento. Su imagen es un dato personal protegido por la Ley 29733, y usarla en publicidad sin permiso te puede traer problemas. Revisa tu caso con tu asesor.
¿Cómo emito la boleta de un paquete que se paga por adelantado?
Cuando la clienta paga el paquete, el sistema emite la boleta de venta electrónica por el total (con su DNI si supera S/ 700) y luego solo resta sesiones, sin nuevos comprobantes. Si paga en cuotas, emites un comprobante por cada pago. A empresas les das factura con su RUC y el IGV del 18 %. Todo sale listo para SUNAT o tu OSE. Revisa tu caso con tu contador.
¿Cuánto cuesta el software para centros de estética?
S/ 44,90 al mes, con todo lo de estética en un plan único y sin contrato de permanencia. Si quieres verlo con tus tratamientos, pide una demo gratuita.
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